浅谈计量器具仪器设备档案管理

贾丽凤 李莉莉

摘要：计量器具管理工作是质量监督检测中心的一项具有权威性、技术性、服务性的重要工作。加强计量器具仪器设备档案管理能促进技术检测单位资产管理规范化，有利于实现资源共享和资产的保值增值，推进检测技术和提升科研水平。本文研究计量器具管理的重要性及其作用，并针对如何进行计量器具仪器设备档案管理做了深入的探讨。

关键词：计量仪器档案管理

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中图分类号：TH71 文献标识码：A 文章编号

仪器设备档案管理的重要性

近几年来,大多数的检测机构都把仪器设备档案管理作为本单位档案管理的一个重要部分,落实措施,重点加强环节管理,使仪器设备档案在日常的工作中起到了较好的作用。为了保证仪器设备的正常运作，管好用好仪器设备，在仪器设备档案具体管理中，要把仪器设备档案视为晴雨表、跟踪器，使仪器设备档案管理真正地融入监督管理、服务管理、维修管理的整个环节和全部过程。加强计量器具档案管理,有利于掌握仪器设备运行状况,有利于设备档案资料保管的完整性和为仪器设备的及时维修提供依据。加强计量器具档案管理是现代化质检中心管理的需要。管理好仪器的设备档案可发挥一定的管理效果和社会效益。

二、仪器设备资料档案的作用

1. 有利于发挥档案信息在计划和采购环节中的调控作用

完整的档案信息既能反映该设备使用状况，也是相关单位制订和审核设备采购计划的重要依据。规范档案信息有助于全面系统地反馈该设备各项性能指标、完好率、利用率以及售后服务水平等情况，这些信息将为今后的设备采购和管理提供指导性意见。如能很好地利用这些信息，就可制定出切实可行的采购计划。采购前，完善的设备档案管理制度可将不合格的设备，或者不讲诚信的生产厂家拒之门外。

2、有利于提升人员素质

目前，国内公开发行的与仪器设备相关的杂志较多，而一般单位因资金和订购重点的关系，往往仅能订有限的几种专业杂志。而建立仪器设备档案必然要订购相应的材料，仪器设备管理人员和工程技术人员通过阅读和学习这些资料，可以及时的了解国内外仪器设备发展的最新动态、先进技术、管理经验以及最新产品。工程技术人员可以通过杂志刊登的一些系列专题讲座较系统的掌握各类仪器设备的结构、工作原理，这是除仪器设备培训外的唯一的途径；工程技术人员还可以通过专业杂志的维修事例分析和故障排除经验的学习，来不断提高分析、排除故障的能力。同时还可减少维修失误，少走弯路。

3、有利于服务管理

仪器设备档案是提高技术水平和保证工作质量的重要工具。现代化发展必须拥有与其功能业务相适应的仪器设备，但如何管好用好仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，减少仪器设备突发故障和开机率低的状况，只有查阅较为全面的仪器设备科技档案，特别是通过仪器设备的使用记载，查阅设备的技术状况——完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修部门及时进行仪器设备维修，可以根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间，减少修理费用，减少仪器设备对人身的伤残。管好用好仪器设备档案，能充分发挥其在日常工作中的作用，保证提高工作质量和技术水平，主动、及时、准确地为应用于服务当中，为搞好服务管理给领导决策提供有效凭证。另外，仪器设备档案还有利于各方开展仪器设备的使用效益分析，通过效益分析，帮助使用单位综合分析仪器设备运行状态，开发仪器设备的新功能，尽量扩大仪器设备的服务范围，提高设备的利用价值。

三、如何做好档案管理工作

1、档案资料内容要全面

(1)仪器设备购置阶段。

仪器设备购置阶段形成的资料有：设备的购置计划、购置申请书、购置批准书、各厂家的报价单、设备购置技术论证结论材料（选中厂家的原因、生产厂家的资质和计量认证材料）、订购合同、发票单据等。

（2）设备开箱验收阶段。

设备开箱验收阶段形成的文件资料有：（1）设备开箱验收记录、装箱单、出厂检定证书、出厂合格证书、保修单、设备结构原理图、线路图、使用说明书、设备的影（音）资料等所有随机文件和随机配件；（2）设备安装调试记录（应双方或三方签字认可）和移交接收记录。（3）设备使用阶段。

设备使用阶段形成的资料有：a设备履历书（包括设备的编号、类型、名称、型号、规格、生产厂家、价格、设备的技术状况、开箱验收阶段形成的文件资料目录、验收结论、操作规程、开始使用日期）；b检定证书；c设备启用评估资料；d启用申请；e使用记录；f保养、检修、检查记录；g功能开发和技术改造记录；h事故及损坏记录；i停用记录等等。

(4)设备报废处理阶段。

设备报废处理阶段形成的资料有：设备报废申请与审批材料、设备报废处理资料等。

由于部分仪器设备从购置、验收到使用可以有几十年的时间，在这几十年的时间里，需要一直不停地追踪收集整个设备的使用、维护、检修记录等材料，所以在这个漫长的过程中，我们必须持之以恒地高质量、高标准地做好设备档案材料的收集工作。确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性。

2、收集要及时

（1）对于外购设备在投入使用之后，应立即将设备申购、开箱验收阶段的相关资料以及设备的操作规程、检定证书、设备启用评估、启用申请等相关资料交给本单位档案管理员归档立卷。

（2）对于设备的周期检定证书、使用记录、维修记录、保养记录、检修记录、檢查记录、停用申请等过程资料计量管理人员应及时交给本单位档案管理员归档。

（3）整理要规范

设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的，所以，具体整理可参考“基建档案整理要求”。

归档的设备仪器文件材料，必须完整、系统、真实地反映设备仪器从申购到报废的全过程。对于同一生产厂家的相同型号的设备仪器应分开归档，严格落实“一机一档一盒”的要求。

四、总结

仪器设备档案管理是仪器设备管理中的一个重要组成部分，设备档案是仪器设备管理的基础，亦是一种重要的信息资源，具有不可低估的作用。我们要高度重视资料档案管理，发挥其潜在功能，多策并举，使其在仪器设备管理中发挥应有的作用。

参考文献：

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[2]李映波，谢红，陈彦君科研院所实验室仪器设备档案的建立与管理[J]。云南档案，2007，07。

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