Word的“邮件合并”功能在期刊发行中的应用

2012-03-14文丨韩焕金

中国传媒科技 2012年20期

文丨韩焕金

（南京森林警察学院，南京 210046）

期刊发行是期刊管理的最后一个环节。很多期刊发行的时候，需要先将需要寄送的地址形成发行标签后再粘贴到信封上。这项工作说起来不复杂，但操作起来十分的繁琐。以前的做法是将读者订阅信息登录在Excel表格里，制作发行标签时，把Excel表格复制到word文档，利用word文档的表格工具中的“表格转换成文本”功能，然后再人工插入空格符，以方便发行标签的裁剪。加入空格符的过程属于重复劳动，消耗的时间和精力必然要多，也大大降低了工作效率，出现错误的机率也会增大，同时也存在制作的发行标签不美观，不方便裁切等问题。笔者尝试用word的“邮件合并“功能来实现制作发行标签。

1 “邮件合并”功能介绍

Word 文字处理软件是期刊采编工作必用的软件，其中有“邮件合并”功能，可在Office 中建立两个文档，一个是包含所有文件共有内容的主文档，另一个是包括变化信息的数据源Excel表格，通过“邮件合并”功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件可以保存为Word 文档，既可以通过打印机打印出来，也可直接以邮件形式发送出去。

通过对“邮件合并”功能的灵活运用，可以把登录在Excel表格里的订阅信息，批量转化成发行标签，减少了人工插入空格符的过程，实现了自动化。

2 用“邮件合并”功能制作发行标签

2.1 建立订阅信息数据库

制作发行标签，首先要有一个包括变化信息的数据源Excel表格，即要有记录订阅信息的Excel表格。杂志能否顺利寄送到读者手中，与表格内容正确与否有直接的关系，为保证信息的正确性，有的杂志社要求读者在汇款后还要寄送一份订阅回执，并明确以订阅回执上的地址为杂志的发行地址，虽然稍嫌麻烦，但保证了信息的准确性。表格表头一般是按照邮编、地址、姓名、订阅份数来安排的（图1）。

图1 录有订阅信息的Excel表格

2.2 创建发行标签模板

启动Word（本文以Word 2007为例），先建立一个主文档，插入一个无线文本框，做为发行标签的一个模版。然后点击邮件菜单，打开“选择收件人”下拉菜单里的“使用现有列表”，导入录有订阅信息的数据库（图2）。（此时旁边的“插入合并域”就变成了可用蓝色标识，选择“邮编、地址、姓名、份数”作为发行标签的模板，并且设定好发行标签所需的字体、字号。因订阅信息中的地址存在长短不一的情况，为保证所有信息都在无线文本框中体现，应注意设置无线文本框的大小。如图3。

图2 导入表格

图3 发行标签模版

2.3 制作发行标签

完成上述操作后，在Word 2007邮件菜单中，点击“完成并合并”按钮，选中下拉菜单中的“编辑单个文档”出现图4，点击确定按钮，将根据订阅信息表中的记录数来批量制作发行标签，并重新生成Word文档。生成的发行标签如图4所示。

图3 合并形成新文档

图4 生成的发行标签

2.4 对形成发行标签的文档进行排版

发行标签虽然制作完成，但是一个页面上只显示一条发行标签，有多少个发行标签就有多少个页面，这样极大的浪费了版面，需要我们重新排版。造成这种结果的原因是每个发行标签之间都有一个“分节符”，使下一个发行标签被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个发行标签呢？其实很简单，把形成发行标签的文档中的分节符（^b）全部替换成段尾批量加空格（^p）,这样很多个发行标签紧挨在一起。其做法是利用Word 的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^P”，单击“全部替换”，此后很多个发行标签在一个页面上显示。此时很多发行标签虽显示在同一页面，但是发行标签存在部分重叠，不能完全显示，因此还需在每个标签中插入空行，使其全部显示，并方便裁切。

为了完整显示一个页面上的发行标签，我们利用Word的段落排版功能。其做法是首先选择全文，然后点击段落，使段前段后都有几行的间距，这样就使每个发行标签中间都有了进行裁切的空档。为了更节省版面，对页面可以进行分栏操作，分成两栏，这样就形成了安排紧凑，裁切方便的发行标签（图5）。如果觉得两栏之间相隔太近，不方便裁切，还可以改变栏间距。

3 “邮件合并”功能在期刊管理中的扩展应用

除了制作发行标签外，“邮件合并”工作还可以应用于期刊管理的其他方面，比如，可以批量制作录用通知函、审稿函等等。其具体作法与制作发行标签大同小异。这是因为录用通知函、审稿函的格式大致相同，只有收稿日期、稿件题目、作者信息、审稿人信息不同，而这些信息一般都会制作成Excel表格，因此可以用“邮件合并”功能，从而可以批量得到录用通知函和审稿函。