远程稿件处理系统SWOT分析及转型建议

2012-03-14文丨张郭洪波

中国传媒科技 2012年10期

文丨张玲吴涛郭洪波

(1 南方医科大学珠江医院《中华神经医学杂志》编辑部，广州 510282；2 第四军医大学《医学争鸣》编辑部，西安 710032）

远程稿件处理系统近几年被广泛应用于科技期刊界，是期刊出版行业适应数字化、网络化发展的重要举措，也是期刊提高竞争力和国际化程度的重要途径[1]。SWOT分析法是竞争情报分析常用的方法之一。SWOT四个英文字母代表strength，weakness，opportunities，threat，意思分别为：S，强项、优势；w，弱项、劣势：O，机会、机遇；T，威胁、对手。所谓SWOT分析，就是将与研究对象密切相关的各种主要优势因素、劣势因素、机会因素和威胁因素，通过调查罗列出来，运用系统分析的思想综合分析，从中得出一系列相应的结论(如对策等)的研究方法[2]。该方法于20世纪60年代由美国哈佛商学院著名教授安德鲁斯提出，最初多应用于企业战略研究及与竞争分析，近年来广泛应用于许多领域，如个人能力的自我分析、事物发展过程中的优劣势分析等。笔者以中华医学会杂志社统一使用的远程稿件处理系统为例，结合SWOT分析法分析其利弊，以期为这类系统的进一步完善及升级转型提供思路。

1 远程稿件处理系统优势分析

1.1 缩短稿件处理周期，加快出版周期

过去纸质版稿件的投递、送审等工作需通过邮局完成，花费时间长，效率低，还存在稿件遗失的问题。远程稿件处理系统的出现，彻底摆脱了这一传统的运作方式，实现了实时、同步收稿、审稿及修稿，极大地缩短了论文发表时滞，促进了科技成果的及时展示[3]。

1.2 简化了作者、编辑的操作程序，提高了工作效率

应用远程稿件处理系统后，作者只需在线注册并登陆，即可简单、便利地完成投稿、修稿工作。编辑送审、送修也是如此，省去了大量繁琐的事务性工作[4]。操作流程示意图见图1。

1.3 增加了编辑工作透明度，促进了编辑、作者、专家之间的交流互动

作者成功投稿后即可在系统中查看到稿件随后的每一步处理过程，何时送审、何时审回，都可以清楚掌握。有问题需要与编辑交流时，也可以通过留言的方式轻松实现。同样的功能也适用于编辑与专家之间。

图1 远程稿件处理系统操作流程示意图

1.4 优化了稿件存档、检索等工作

应用该系统后，所有的稿件资料有序存放于服务器中，安全可靠且保存时间长。需要检索时，只需提供稿件编号、作者姓名或单位中任一项，即可迅速找出所需稿件[5]。

1.5 节省了经济成本

纸张、邮寄费用的去除使得办公费用明显减少。

远程稿件处理系统劣势分析

（1）少数年龄偏大的审稿专家无法熟练应用电脑或网络技术。（2）部分作者不熟悉系统的使用方法，常常无法顺利上传图片资料。作者利用现有系统返回退修稿时只能上传一个文档，如有图片资料，只能将其与word文档一同打包成压缩文件上传。但初次投稿作者常常缺乏经验，想不到这个解决办法。（3）系统部分功能还需加强或改善。①专家管理选项中缺乏专家专业方向、审稿领域的介绍，不利于编辑的查询及稿件的对口送审。②稿件送审环节中，只能手工逐个输入欲送审专家姓名，不能在下拉菜单或树状目录中点击选择。如果按照学科、专业方向建立专家树状目录，送审时点击选择将更有的放矢，且速度更快。③作者留言提醒栏目缺少相应编辑介绍。系统设置了新留言提醒选项，但一级目录下没有显示稿件对应的编辑姓名。编辑需一一点击留言，进入下一级目录才知道是否是自己负责的稿件，加大了工作量。④与专家的互动功能不够完善。现有系统中，仅仅只在稿件第一次送审界面中出现给专家的留言选项，送审之后的任一环节都无法再提交留言，限制了沟通次数与时机，无法就专家的审稿意见提出异议或寻求解答。⑤系统运行速度较慢。由于使用者众多，访问量巨大，使得网站处理速度较慢，一定程度上影响了编辑的工作效率。

3 远程稿件处理系统面临的机遇

远程稿件处理系统是对原有编辑出版工作方式的改革，顺应了行业发展的趋势，是科技期刊提高工作效率、改善服务质量的有效手段，必将在未来的日子里继续发展、广泛应用。21世纪初期，中华医学会杂志社内应用远程稿件处理系统的编辑部只有十余家，截止2010年，杂志社125个编辑部几乎全部改用远程稿件处理系统。除去医学会杂志社这只队伍，其他科技期刊编辑部也相继开始使用类似产品。如玛格泰克公司研发的“科技期刊稿件处理标准平台” (http：//magtech. com.cn)，天地新维的“期刊管理平台”(http：//www.umetop.tom)，群嘉的“期刊网上采编管理系统” (http：//qunj.com)，勤云电子的“编辑部远程稿件处理系统6.0” (http：//www.e-tiller.corn)等[6]。远程稿件处理系统正以不可阻挡的趋势活跃在编辑出版舞台。

4 远程稿件处理系统面对的挑战

如前文所言，国内运作成熟的远程稿件处理系统已出现多款，每款各有其优劣势，哪一款能成为市场的主流，被更多的期刊出版单位采用，最终取决于其自身性能及与编辑业务特点的配合程度。

5 功能升级与转型建议

实际使用过程中我们发现，远程稿件处理系统功能设置上还存在改进空间，具体举例如下。

5.1 增加电子支付功能

目前的远程稿件处理系统尚不支持电子支付功能，作者缴纳相关费用时需通过邮局柜台人工办理，费时费力。如果系统融合了电子支付功能，作者只需轻轻点击鼠标即可完成交费，轻松简易，某种程度上也可能提高编辑部审稿费的收取比例。电子支付因其方便、快捷的优势现已成为远程付费的重要支付方式，稿件远程处理系统融合该功能应该也是发展趋势之一。

5.2 实现相似性判断一键操作功能

随着学术不端现象的出现，相似性文献的检查工作越来越受到重视。万方数据库的文献相似性检查、中国知网(CNKI)的不端文献检查均提供了文献相似度判断的功能。但现阶段操作较繁琐，需登陆数据库后单篇上传/复制文献再行比较，耗时较长。如果系统能提供相似度判断的快捷键，自动链接到数据库，实现一键操作的话，将极大提高编辑工作效率。

5.3 建立短信平台

以自动发送手机短信的方式，在编辑送审稿件的同时短信告知专家，帮助专家及时、高效审阅稿件；与此同时，定期发送学科发展动态、国际优秀论文的推荐导读等信息至专家、作者手机，增强与作者、专家互动的同时，帮助医学工作者方便、快捷了解最新医学资讯，促进学科发展[7]。

5.4 丰富远程稿件处理系统内容建设

现有的系统仅仅只提供稿件服务，我们建议在此基础上丰富系统信息量，实现其功能升级，具体方法如下：(1)在系统中发布期刊相关信息，添加期刊内容导读、重点专题号介绍、优秀论文推荐等资讯，实现文献电子版开放存取。(2)提供全面的学术会议信息、各类培训消息，为广大医学工作者交流、深造提供便利条件。(3)利用各刊编辑部的学术优势开设继续教育栏目，具体形式可包括网络听课、网络答题等。