大专院校与文艺院团艺术档案的收集管理与作用

豆鹏飞　淮伟凤

摘要：艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产，是繁荣和发展社会主义文化艺术事业的必要条件和依据，它对探讨文化事业的发展，寻找文化艺术轨迹，研究文化史都有非常重要的作用。那么，怎样收集管理艺术档案及发挥它的作用呢？

关键词：大专院校与文艺院团；艺术档案；管理与作用

大多数大专院校及文艺院团对文化艺术档案的理解都是一个模棱两可的的概念，或混同于一般的工作档案，或认为可有可无。艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。艺术档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。那么，怎样收集管理艺术档案及发挥它的作用呢？

1艺术档案收集与管理

1.1现场收集资料是保证艺术档案完整性和真实性的基础

文艺院团每年都有近上百场的演出，但是文艺档案的收集和整理往往是得不到重视的，特别是在现场没有专门的人员去收集与整理，只有一些有档案意识演员或者领导在演出过程中及时的收集了一些节目单、照片、海报或音乐等资料。其实文艺院团的艺术档案材料包括剧本、编导材料、场记、舞台调度材料、舞谱材料、歌曲材料、乐谱材料、照片、录音带、录像带、角色自传材料、舞台美术、灯光、音响、服装、化妆、道具设计及制作材料、节目审查意见材料、演出日志、说明书材料、剧节目宣传材料、广告、海报、观众来信的等等。这就需要在每次的演出中，都要想方设法对这些艺术档案材料予以收集，尽可能的收集到多的艺术档案材料，使得我们能留下详实可靠地历史资料。而一般大专院校的本身文化活动则更少，对艺术档案的整理与收集更得不到足够的重视，甚至从来没有过对艺术档案的收集与整理，在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案，其中包括：学校组织各类文艺活动中产生的艺术档案；师生在日常教学、科研、创作、演出、展览等活动中产生的艺术档案；师生参加校内外比赛中产生的艺术档案等。虽然艺术档案数量大，种类多，但是艺术档案的收集、归档工作远不如一般的文书档案那样受重视，学校档案管理人员对艺术档案的产生情况必须在有效时间内加以收集整理，不至于使学校举行教师教学技能比赛、举办学生设计大赛、毕业生作品展览等，在比赛、展览中产生的艺术档案往往散落在各创作者手中，或长期存放在组织活动的教学部门，未能及时完整地归档到档案管理部门。

艺术档案现场跟踪收集，并不是说要求档案管理人员必须深入任何活动的第一线。要做到经常性收集与集中性收集相结合、主动送交与上门收集相结合。现场跟踪收集重点是体现活动的全貌，除了保证活动高潮部分的档案材料收集不失时机之外，还要保证整个活动轨迹的完整。往往在实际工作中会产生这样一种现象：一次活动过后，只注意收集了活动体现部分的档案材料，忽视了活动筹备阶段的材料收集、活动高潮过后社会舆论的反馈材料和新闻报刊的报道材料的收集，这就很难使生动活泼、多姿多彩的文艺演出全貌或教学成果在艺术档案中再现。因此，追踪艺术活动的轨迹，及时收集全部有价值的艺术档案，是保证艺术档案完整性和真实性的基础。

1.2加强管理是提高艺术档案利用率的基础

强化艺术档案意识。强化艺术档案意识是做好艺术档案收集工作的关键。而要强化档案意识的关键，是文化艺术部门从领导到群眾要提高对艺术档案收集工作重要性的认识。《办法》总则规定：艺术档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。文化艺术档案，是广大文艺工作者和广大群众进行文艺创作、演出、辅导、教学、研究以及对人文景观历史资料的开发利用活动的真实记录，它直接记载和真实反映了各地各个不同历史时期文化艺术建设发展的不同面貌，是党和国家的宝贵财富，是繁荣和发展社会主义文化艺术事业的必要条件和依据，它对探讨文化事业的发展，寻找文化艺术轨迹，研究文化史都有非常重要的作用。而加强艺术档案的收集，保持艺术档案的完整性和系统性是丰富艺术档案馆（室）藏的前提和基础。

提高对艺术档案的思想认识，大专院校与文艺院团的领导和从事艺术创造的团体和个人档案意识不强和法制观念淡薄。在他们看来，档案与艺术生产劳动的关系不大，他们不懂得在艺术生产活动中形成的历史轨迹皆是档案，认识不到档案工作是艺术生产劳动的重要组成部分。加上长期以来艺术档案管理无章可循，造成档案法制观念淡薄。艺术档案材料收集难的另一个原因是，艺术档案管理人员专业素质不高，加上大部分单位艺术档案管理者是兼职的，工作重心没有放在艺术档案工作上。艺术档案和其他档案一样，重在收集。没有收集，就不可能有丰富的馆（室）藏。收集是源头、是根本。

加强对档案管理员业务素质培训，尤其要加强现代信息技术培训。现代化管理的形势要求档案工作者不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理。否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。当然就更说不上充当电子文件的合格管理者。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案工作人员。这是推进文艺院团艺术档案管理进程的一项关键性工作。

2艺术档案的作用发挥

概括地讲，文化艺术档案的作用有两个方面。一是凭证作用；二是参考作用。

（1）档案是历史的真凭实证。艺术档案的这种凭证作用，是由档案的形成及其本身的特点决定的：从其产生来看，档案是在工作活动中客观形成的文件转化来的，它记录了形成者的思想和行动；从其形式上看，档案保留着历史标记，如有的是当事人的亲笔手稿、亲笔签署，或有机关、个人的印信，还有的是原来形象的拍照和原声录音。所以，艺术档案是人们社会实践的真实记录，也是党和国家进行经济建设，开展政治文明、物质文明、精神文明建设，发展科学文化技术的必要条件。所以艺术档案是确凿的原始材料和历史证件，是反映历史活动的真实记录，它可以成为查考、争辩、研究和处理问题的依据。一个单位的或者个人历史的真实、全面的反映。文化艺术档案与每年编写文化大事记一样，它能全面、客观、真实地反映大专院校艺术成果与文艺院团或个人工作的历史原貌，也是一个单位或个人的工作实绩见证。

（2）档案是第一手的原始材料。档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展，社会实践中的经验教训，以及科学研究和文化艺术的创造成果。因此，它对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，以及总结经验，吸取教训，具有重要的参考作用。艺术档案是积累和传播知识的重要载体。它不但能积累大专院校及艺术院团搞文化艺术活动的经验，更是传播艺术知识的重要载体。如果能每年把文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料进行分类归档，那么下次搞活动就有了借鉴材料，对于创新活动载体意义重大。

综上所述，要做好文化艺术档案工作，收集是关键，管理是重点，只有做好了收集和管理工作，大专院校与艺术院团艺术档案才能发挥它应有的作用。