浅谈中学图书馆应用ERP管理思想

2012-01-29朱珠

中国现代教育装备 2012年18期

朱珠

一、什么是ERP

1.ERP概述

20世纪90年代初，美国的加特纳公司首先提出了企业资源计划(Enterprise Resources Planning，ERP)。ERP既是一种新型的管理思想和模式，又是一套先进的计算机管理系统，它致力于企业管理的各个环节，将企业的“三大流”：物流、资金流、信息流，进行全面一体化管理。它不仅可用于企业管理，在一些非生产、公益事业的单位机构也可导入ERP系统进行资源计划和管理。

2.ERP核心管理思想

ERP管理思想就是以极力提高用户满意度为目的，实现对整体供应链的优化，其核心管理思想体现在以下四个方面：

(1)体现了对整个供应链进行有效管理的思想，实现了对企业供应链上的人、财、物等资源及其流程的管理。

(2)体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想，面对激烈的竞争，企业需运用同步工程组织生产和制造，保持产品多样灵活和高质量，实现精益生产。

(3)体现事先计划与事中控制的思想，通过财务预算、分析市场和库存数据等制订生产计划，密切跟踪销售情况，进行严格监控，以尽量实现预设的目标。

(4)体现业务流程管理的思想，为提高企业的竞争优势，必然带来企业业务流程的改革，而管理软件的使用也必须随业务流程的变化而相应调整。

二、中学图书馆引入ERP管理思想的意义

ERP通过流程重组，借助信息技术，实现精细化管理，最大限度地满足客户需求，从而实现企业利润最大化。图书馆是非盈利性机构，虽然不存在利润最大化，但图书馆运作过程中同样存在物流、资金流和信息流的管理，而满足读者的需求则是图书馆所有工作的最终目的。因此，借鉴ERP的管理思想，有学者提出构建图书馆资源计划(Library Resource Planning，LRP)，LRP与ERP的理念和思想是一脉相通的，只是具体实施时，需要根据实际情况采取不同的方法和措施。中学图书馆作为图书馆行业的一个分支，虽然没有公共馆那么庞大，但所谓“麻雀虽小，五脏俱全”，ERP管理思想对中学图书馆的管理同样具有重要意义。

1.供应链管理思想对中学图书馆工作的指导意义

供应链管理是指对供应链系统进行计划、协调、操作和控制的各种活动和过程，其主要目标是在满足客户需要的前提下，对供应链的各个环节进行综合管理。中学图书馆主要的产品是知识，而产生知识的主要生产资料是图书馆的资源，包括纸质和电子资源，这是中学图书馆的物流。各地教育局每年向学校下拨购书经费，虽然不多，但要尽量提高它的利用率，这是中学图书馆的资金流。中学图书馆要服务于教育教学工作，教育行业的政策、师生的需求和阅读习惯等，都是我们开展工作需要收集和分析的数据，这是中学图书馆的信息流。虽然中学图书馆的供应链比较简单，但如果没有科学的管理，那么工作将难以顺利开展。

2.敏捷制造思想对中学图书馆工作的指导意义

敏捷制造思想的出发点是基于对产品和市场的综合分析，其着眼点在于快速响应用户需要，使产品设计、开发、生产等各项工作同步进行，不断改进老产品，迅速设计和制造高质量的新产品，以满足客户不断提高的要求。敏捷制造也就是企业要对用户的需求做出快速反应，对于这点，中学图书馆与企业有极高的相似之处。馆员要能迅速捕捉师生的需求信息，并利用图书馆的资源为师生提供优质服务，最大限度地满足师生的需求。在日常工作中，能抓住机遇，为师生提供知识产品。例如：对于汶川大地震这类突发事件，馆员要能迅速收集事件发展的动态，以及与地震相关的天文地理知识和书目，制作成海报及时提供给师生。敏捷制造思想无时无刻都存在于中学图书馆的管理工作中，这是馆员对师生需求做出快速反应的基础。

3.事先计划和事中控制思想对中学图书馆工作的指导意义

事先计划是指企业实施项目之前先做调研，分析数据，设定预期目标，制订计划和实施步骤。事中控制是指在项目实施过程中监督和管理项目的进展，控制实施速度、时间及质量等，保证项目的顺利进行。事先计划和事中控制思想对中学图书馆工作的指导意义主要体现在采购工作上。在大多数中学图书馆，每学年一般只有一次大批量购书的机会，由于机会不多，而且经费有限，所以必须把钱花在刀刃上，尽量满足师生的需求。这必然要求馆员要做好采购前的需求调研，结合现有的馆藏，根据事情的轻重缓急，制订采购计划。再根据价格、资质、质量以及售后服务等因素，综合选取供应商。密切跟踪图书的订购和到货情况，对于当前缺货但师生又迫切需要的书籍，要另觅渠道，尽量采购回来。事先计划和事中控制是中学图书馆做好采购工作不可缺少的指导思想。

4.业务流程管理的思想对中学图书馆工作的指导意义

企业实施ERP，重审业务流程是必经环节，这是整个实施过程的“重头戏”，有些企业甚至要实行业务流程重组。在优化业务流程的基础上形成的需求分析报告，是ERP管理软件设计的根本依据。借助软件的上线应用，实现企业管理信息化。中学图书馆在发展过程中已形成一套手工管理流程。然而随着时代的变迁，传统的管理方法已跟不上图书馆事业发展的脚步，所以在完善手工流程的基础上，出现了许多图书馆管理软件，其中不乏一些非常好的软件。但对于业务流程的优化并不是到此为止，社会在进步，用户需求在变化，需要馆员做个有心人，留意每个工作环节，积累经验，总结方法，借助信息化技术不断改进工作，提高效率。因此实施ERP过程中的业务流程管理对于中学图书馆十分重要。

三、中学图书馆应用ERP进行科学管理的方法

中学图书馆是事业单位性质，相对于企业有很多不同，因此在应用ERP时不能囫囵吞枣，简单的拿来主义更加不可行。我们应借鉴ERP的管理理念，根据自身的实际情况，对症下药，形成一套适合中学图书馆的科学管理方法。

1.建立信息化管理平台

处于传统管理阶段的中学图书馆，应首先重组内部管理流程，选择适合自身需要的图书馆管理系统，实现采购、编目、流通、检索查询等的信息化，利用信息技术提高图书馆内部的工作效率，并为日常管理工作提供数据分析的基础和工具。已实现内部管理信息化的图书馆，则应提高网络信息技术的应用层次，把图书馆的信息化进程与学校的数字化校园项目紧密联系在一起，使图书馆管理系统不至于变成信息孤岛，而是能够实现信息共享，成为数字化校园的重要组成部分，使师生通过网络就能进行图书的查询、预约、续借，并能快捷方便地利用图书馆的电子资源，这样既能提高图书馆的资源利用率，又能提高用户的满意度。信息技术日新月异，一切皆有可能。学校之间实现馆际互借，共享电子资源，创新合作方式，可更大程度地提高资源利用率，是中学图书馆发展思考的方向，需要依靠广大馆员不断探索和实践，使之变成现实。

2.落实以用户为中心

顾客是企业的“上帝”，而用户则是图书馆的“上帝”，师生的需求是中学图书馆的最高指挥棒。中学图书馆在教育教学工作中，有其特殊性和针对性。图书馆的馆员不仅要关心图书馆行业的发展，更要关注教育事业的发展。平常应多留意国家的教育政策、课程改革的动向、学校的发展计划等信息，多与师生交流，了解他们的教学需要、学习需要和生活娱乐需要，最大限度地挖掘师生的需求，这是中学图书馆实施ERP必须要做的工作。明确了用户需求，那么以后的资源采购工作和读者服务工作就有了明确的方向。

3.提高馆员自身的综合素质

馆员作为中学图书馆实施ERP的具体执行者，需要具备较高的综合素质，才能保证ERP顺利实施。中学图书馆的工作通常由一两名馆员全部包揽，馆员要具备图书馆行业的专业知识，这是实施ERP的专业基础；ERP离不开信息化技术的应用，而且图书馆管理软件需要馆员维护，馆员既要熟悉计算机操作，又要懂得一定的数据库知识，这是实施ERP的技术基础；要了解用户需求，必须与师生沟通，馆员需具备良好的与人交流的能力，这是实施ERP所需的个人协调能力。ERP有先进的思想理念和技术，但需要人来贯彻执行，而且实施过程并不会一帆风顺，所以势必要提高对馆员综合素质和能力的要求。