大型工具书应该如何校对——校对《中国大百科全书》（二版简明版）的体会

文/王 丽

《中国大百科全书》是中国最具权威性、专业性和影响力的百科全书，总共收录7.9万个条目，计1.35亿字，图表5万余幅，由2万余名专家学者历时15年呕心沥血精心编辑而成，《中国大百科全书》（二版简明版）是在一版和二版的基础上历时2年编辑加工而成，涉及哲学、社会科学、文学艺术、文化教育、自然科学、工程技术等80多个学科领域。如何校对这样一部大型综合性工具书，并能有效保证图书质量，是出版社同仁们一直在探讨的问题。百科全书的知识结构是全方位的，也因其所涉及的学科众多，对校对工作的质量要求特别高，因此，必须采取一些与众不同的技巧和方法来进行百科全书的校对。

《图书校对工作基本规程》中阐述了“校对”在图书出版过程中的作用：“图书出版过程存在的价值，在于以作者的原创作品为对象，在作者劳动成果的基础上进行再创造，这种再创造贯穿于图书编校工作的全过程。”这充分说明了图书质量的高低，与校对工作有着密不可分的关系。甚至可以说，在整个出版流程中，校对环节是保证图书质量的最后关卡。

校对大型工具书是对校对人员的基本功以及知识结构、观察力、细心、耐心等综合性指标的严格考验。笔者就《中国大百科全书》（二版简明版）校对过程中运用到的方法和技巧总结如下。

一、科学调度、集中管理和统筹规划是校对大型工具书的基础

科学、有序地组织和管理数千万字的稿件不是一个简单的事情。因为《中国大百科全书》（二版简明版）稿件的数量庞大，而每次都是要求两个校次连校，编辑从通读稿件到校对，通常有几个学科先后或同时出现，需要有条不紊地进行，这对时间管理和质量管理都提出了极高的要求。在单位整体校对力量有限时，还需要借助外校的力量，这就进一步加大了统筹管理的难度。统筹管理的工作主要注意以下两个方面。

一是重点问题重点解决。在充分汲取校对《中国大百科全书》（第二版）经验的基础上，每次对外校回来的稿件都要做一次检查和核红，在核红的过程中注意重点地方和关键字以及容易出错的条目重点核校，甚至重新校对一遍。比如原稿较乱的地方、手写字迹潦草的地方、删改多的地方以及重新录入的稿子等要重点注意漏校和错校。

二是化整为零，齐头并进。为了有效控制校对工作的整体进度，对校对时间进行科学管理，采取“小批量”、“按字头发校”等方式是十分有效的。甚至一个字头分开若干份发校，并和社内三审交叉进行来分发任务。小批量、多次发稿的做法就形成了稿件的有序、快速的流转，不会在一处产生积压。这需要高度的责任心和极强的统筹能力。

二、掌握易错规律是保证大型工具书校对质量的关键

发现排版稿与原稿的差异是校对工作的基本职责，但同时校对不应拘泥于只忠实原稿，而是要做到既要“校异同”也要“校是非”，真正使校对工作成为编辑工作的延续和补充。一般而言，编辑更加重视整体内容，是面；校对则偏重字和词的用法，是点。只有点、面充分结合并运用到编辑和校对工作中去，才能完美呈现一部部优秀的作品。原稿中易错的情形大致有以下三个方面。

1．常用易错的字、词、语法要高度警觉

易错的字、词大量产生于文字的录入过程，因不同输入法的特点所导致的错误。如：“齐桓公不记前嫌，任用管仲为相……”应该是“不计前嫌”；在《冬寒菜》条目中，“嫩梢”错为“嫰稍”等，此类基本上是因为使用拼音输入法导致的错误。另外像“物价水平”错为“特价水平”，“相机抉择”错为“相机扶择”，“辽宁海城”错为“辽宁海域”，等等，此类则是因为使用五笔字型输入法导致的错误。繁体字和简体字混用的错误在历史条目和人物条目中比较常见，如：“奕 ”和“奕訢”混用等，也需要高度警觉。

易错的语法是校对中的难点，难寻规律，因此更加不容忽视。如：“格林纳达”条目中有一句话：“主要出口肉豆蔻、香蕉、可可、水果等”语法上出现了一个总分错误，因为香蕉也是水果；“古德曼”条目中，写到“主要从事爵士音乐演出，并自组乐队……并开始拍摄……并于同年在纽约演出……并于1939年和巴托克……”短短一句话出现4个“并”字，文章不流畅，最后删掉3处。“李岚清”条目中“1959～1969年任第一机械工业部任秘书”，两个地方都有“任”，后删去一处“任”。

2.掌握人机交互规律是减少机械误差的保证

由于当前大多数的稿件是电子稿，很多校对工作采取了人机结合的方式来进行。校对软件的确提高了校对工作的效率，并在很大程度上提升了校对的质量，例如黑马校对软件就得到了广泛的青睐。但如果简单地认为使用了校对软件就可以保证图书的质量，那就大错特错了。例如：有些地名校对不出来，尤其是译名。阿马尔维纳斯群岛（又称福克兰群岛）黑马校对软件就把括号中的福克兰群岛报红，但这本身是在括号中附注的解释，类似的问题黑马软件就解决不了。很多专业性强的术语软件也不能识别，像《军事百科全书》中“遂行任务”一律报错。

人机交互会因为校对软件过于机械、断句不当等导致错误。例如：“现由星岛公司督印”中的“现由”报红为“理由”；“包括英文和印地文的特稿”这一句话中的“地文的”报红“地方的”；“保持等值的一种货币制度”黑马建议将“持等”改为“特等”。

人机结合的校对方式无疑大大提高了工作效率，而且对一些不易校对出来的常见错误也会起到大面积清理的作用，然而基于上述的情形，校对人员在使用电脑软件校对过稿件后必须再辅以人工校对，这样才能使效率和质量得到有机的结合。

3.“少量发校”和“审校结合”等策略容易导致上下文不一致

上面提到过“少量发校”和“审校结合”是统筹管理校对稿件的推荐策略，然而这样的策略也会带来一些新的问题。在大型工具书的校对工作中经常发现一些内容相近的条目用词和说法不一致，主要正是由于参校人员多、分工过细、参校人员水平参差不齐、审校结合、交叉发稿等原因所致。如《水陆法会》条目的英文“water-and-land service”与《水陆攻战纹鉴》条目的英文“water and land battle”就不一样，前者有连接符号而后者却没有，但“and”本身就是连接词，所以建议前者的连接符号去掉。另外就是校对过程中也能发现条目重复设置，比如“陕甘宁边区”和“陕甘宁边区政府”两个条目的许多内容重复，后经与编辑商量建议删一条，最后被采纳。

三、大型工具书校对的重点工作

相较于一般图书的校对，大型工具书因为体系庞大，学科门类详备，所涉作者、编辑众多，体现出了很大的差异性。基于这些差异性凸显出来的对校对工作的新要求，也正是大型工具书校对的重点工作。初步概括为如下三项重点工作。

1.索引校对至关重要

索引是大型工具书的特色，也是读者使用工具书的主要途径。在校对索引过程中，首先要注意核对同音不同字的条目，还要注意看同样的条目带书名号和不带书名号的顺序是否有错等，因为计算机自动排序做不到调整。

工具书因其大而全，使“造字”成为必然，这也成了索引校对的一个难点。因为在正文中，造字的字体和索引中的字体是不一样的，造字都是新造，就要后加进去，这样做就出现一个很大问题，当你不知道这个造字的位置时，你很难找出来，简直就像大海捞针。如果在前期各学科编辑的过程中能整理出来自己学科的造字，这样到后期做索引时会很便利，也能减少错误。同时造字的错漏直接影响到排序，这是环环相扣的。另外核索引还能发现一些问题，比如在校索引时发现“鉨”字，一个用繁体的金字旁，一个用简体的金字旁。经查都应该用简体的金字旁。

2.专人统筹不可或缺

大型工具书通常在两个校次结束后就进入了整理的阶段，这是因为大型工具书的卷数太多，不同的人排版极易出现全书不统一的情况。这时校对就要由专人或是2～3人（视时间长短定人数）把全书检查一遍，涉及的内容很广泛，从文字、内容到版式都在整理的范围之内，这就对校对提出了很高的要求，要在最短的时间内发现任何可能出现的错误。

整理的要素众多，包括书眉，图题的字体字号，图题和图片是否相符，图题和图片是否在同一个条目内等；表题和表格的正线、反线，也就是我们通常看到的细线和粗线的差别等。还有就是解决相互牵连的问题，如：封面勒口上与正文有关的提示性文字，前言、后记、序言中引用或综述正文内容的文字，“见上(或下)图(或表)”等，这就要求校对有非常丰富的校对大书的经验，而且要专人统筹才能顾及前后，使工具书的成稿具有一致性和连贯性。

3.通读全稿很有必要

分部分的审校工作结束后，最后的通读整理工作是非常重要的，也是能在最短的时间内取得最大效果的步骤。大型工具书越是到最后越容易出现全书不统一的问题。因为许多编辑同时在做多个专项，每个人负责的只是几十页或上百页，因每个学科有不同于其他学科的地方，编辑把握的标准因学科不同出现差异，极容易形成改动的内容不一致的情况，尤其是自己不太熟悉的学科。这就要有专人汇总全书通读一遍，特别是各级标题的字体、字号、占行、位置等。比如删条时计算机自动倒版容易出现条目与条目之间不空行或多空行。三栏排版稿中，旁边遇到图也很容易出错，如图片位置出条、插图的形象与文字说明不相符、位置不准确等，表格中常见的错误是表头和表题的字体容易出错，比如黑体错成宋体，楷体错成宋体等。

大型工具书到了审校工作终了前，每一处的删改都会涉及一个整体的改动。像《中国大百科全书》（二版简明版）到最后增加了不少条目，同时也减掉了一些条目，那么就会涉及其他一系列的改动，如：检查书眉文字与正文标题是否一致、索引（包括笔画索引、外文索引、内容索引）有没有相应的增加或取消、图位是不是跟着条目走，等等。而且编辑每改一遍校对就要校一遍，不能走捷径。

综上所述，校对工作是出版工作中不可或缺的一个重要环节，是编辑工作的延伸和补充，也是编辑工作不可替代的。在《关于加强校对工作实施〈图书质量保障体系〉的建议》中这样阐述校对职能：“校对工作是从编辑工作分流出来的，仍然是编辑工作的组成部分，是编辑工作的延续，是对编辑工作的监督、检查、补充和完善，在出版工作中行使独立的不可替代的职能。”在做大型工具书时，校对、编辑的衔接和前期沟通对于后期的校对更是有着不可或缺的重要性。包括编辑做书的整体设想和体例、框架等，校对都应该有所了解，以便在后期校对过程中能真正做到堵漏和弥补，这样才能真正做到降低差错率、保证图书的质量。

[1]柳斌杰,邬书林,阎晓宏主编. 图书校对工作基本规程[Z].中国图书年鉴.2005

[2]白古山. 要忠实原稿，更要对读者负责──浅论校对工作的职责[J].出版发行研究，1994，(01)

[3]晓丹.《图书质量保障体系》是编辑出版工作的指南[J].大学出版，1998，(01)