建立项目协调手册 提升EPC总承包项目管理水平

李 敏

（新疆寰球工程公司，新疆独山子 833600）

建立项目协调手册 提升EPC总承包项目管理水平

李 敏

（新疆寰球工程公司，新疆独山子 833600）

近几年来，EPC总承包模式在石油化工领域的应用发展十分迅速。新疆寰球工程公司陆续承接了一些EPC总承包项目，经过几年的探索，已建立起了一套适应EPC总承包项目运作的管理体系。文章就该公司构建项目协调手册，提高项目协调管理效率和科学性方面的工作进行了探讨。

EPC项目；协调管理；手册

1 EPC总承包项目管理协调手册的定义及目的

项目管理协调手册是指在EPC总承包项目中，合同双方在所签订的合同基础上，为了顺利完成建设任务，对双方在工作上需要协商、联系、审查的事项进行确认的程序文件。它与合同的范围和类型有密切关系，在合同生效后由项目总承包方提交并报经业主审查同意确认，作为项目的重要管理文件，合同双方共同履行。

建立项目管理协调手册的目的是为了提高工程项目的管理水平，明确双方的工作关系与工作程序，更好地统一相互之间的各项管理活动，确保工程的实施与监督、计划执行与质量控制等活动有序、规范地开展，促进工程建设各项目标的实现，满足业主的期望和要求。

2 构建项目管理协调手册内容

根据总承包管理规范的要求，结合我们近几年来在EPC项目协调管理的实践经验，认为EPC项目协调管理手册所包含和规范的基本内容应包括以下方面：

2.1 合同管理方面

首先要根据双方所签订的合同，简明扼要地把合同双方的工作范围和职责列于项目管理程序中，以明确项目管理的目标和内容，在管理工作中做到有的放矢，避免由此引起的各种矛盾，提高管理工作的效率。具体来说要根据合同明确以下内容：

（1）业主的工作范围和职责。

（2）承包方的工作范围和职责。

（3）咨询公司或监理公司的工作范围和职责。

2.2 组织管理协调方面

组织管理是促进项目进展最有效且费用最低的办法，规范和明确各项组织管理活动的程序，是理顺项目管理关系、保证项目有序进行的前提。在EPC项目管理协调手册中应编制以下管理活动的工作程序和工作流程来规范组织管理方面的活动：

（1）明确项目的组织机构和简要列明各部门的职责。

（2）建立项目的联络与信函的控制程序，对公司名称、双方的联系人、公司地址、联系方式、信函签署、来往函件的编码等内容做出明确规定。

（3）建立项目的主要会议制度和程序。如周会、月会等制度。

（4）建立项目的主要报告制度和程序。如进度、质量等制度。

（5）建立工程项目的变更审批程序 （包括业主方变更和承包方变更）。

（6）明确并建立项目工作分解结构编码的系统程序。

（7）针对所实施的项目建立所使用的设计、设备、材料和施工等规范、标准一览表。

2.3 项目执行过程协调管理方面

在项目执行过程中，为规范EPC项目内部管理的各项活动的程序和工作流程，规定项目部各部门必须建立设计、施工、采购、质量及HSE管理等各项工作程序。

2.3.1 建立设计工作协调管理程序

设计是工程建设的龙头，是决定EPC项目技术和投资成败的关键，对设计协调管理工作进行科学和程序化管理是确保设计质量、控制投资和促进设计进度的有效手段。应规定设计部从以下几方面建立设计管理工作程序来规范项目的设计协调管理活动：

（1）设计组织机构与工作职责。

（2）基础设计资料、有关标准、规范的交接程序。

（3）专利技术和专有技术的衔接程序。

（4）需业主审查或认可的设计文件的交接程序。

（5）设备、散装材料清单的审查范围和程序。

（6）设计的内外部评审程序。

（7）备品、备件确立的原则和程序等。

2.3.2 建立EPC项目采购协调管理程序

规范的采购协调管理是降低采购成本、节约投资、促进项目进度的保证。应规定采购部从以下几方面建立采购协调管理工作程序来规范和监督采购工作：

（1）采购的组织机构与工作职责。

（2）设备和材料的采购程序。

（3）设备和材料的检验与交接程序。

（4）采购与设计、施工的衔接程序。

（5）建立物资采购的编码系统。

（6） 采购的审批程序等。

2.3.3 建立施工协调管理程序

规范的施工管理程序是顺利实施项目的保证。应规定施工部从以下几方面建立施工管理工作的程序和流程：

（1）施工组织机构与工作范围。

（2）施工组织设计的确认程序。

（3）重大施工技术方案的确认程序。

（4）项目进度计划的内容、编制和确认程序。

（5）机械完工的条件和验收程序。

（6）工程移交的条件和程序。

（7）与设计、采购的衔接程序等。

2.3.4 建立质量监督与保证协调管理程序

规范的质量监督与保证协调管理程序，是EPC项目设计、采购、施工质量的重要保证，是科学管理的需要。应规定质量部从以下几方面建立质量管理工作的程序和流程：

（1）EPC项目质量管理组织机构。

（2）EPC项目质量管理制度的确认程序。

（3）EPC项目质量检验试验计划的确认程序。

（4）EPC项目第三方检验计划和确认程序。

（5）EPC项目质量检验与验收程序等。

2.3.5 HSE管理协调方面

项目的HSE管理要从设计阶段做起，贯穿于整个项目的实施过程，它是保障生命财产安全和维护环境的具体体现，是人性化管理的要求，是保证项目顺利进行的重要保证。应从以下几方面建立HSE管理活动的工作程序和管理流程：

（1）EPC项目HSE的组织机构。

（2）EPC项目HSE执行手册的确认和审批程序。

（3）EPC项目特殊重大安全方案的确认和审批程序。

（4）EPC项目HSE与设计、施工、采购的工作衔接程序等。

2.4 建立协调管理的检查制度和程序

项目协调管理手册还应包含对管理程序运作情况的检查制度，这是考核项目管理水平和合同双方是否履行合同的依据，是对项目协调管理纠偏和改进的重要措施。建立协调管理的检查制度和程序是保证项目管理活动规范化、实施动态管理的重要保证，为此应建立项目执行过程的检查制度和程序：

（1）协调管理程序检查的组织机构。

（2）检查的计划安排。

（3）检查报告程序。

（4）其他检查制度和程序。

3 案例

以新疆独山子天利实业总公司轻馏分利用项目为例，介绍建立项目协调手册的必要性。

该项目涉及系统管网、中心控制室、循环水场、地下消防给排水工程、原料罐区、火炬设施、污水处理等十多个单位工程，总投资约5亿元。

（1）根据该项目战线长、涉及面广、协调工作量大的特点，项目部依据总承包合同，在协调手册中明确了项目部各方的职责；在项目策划时，对所需协调解决的问题和这些问题应找哪些部门和人员来解决进行列表，并做出了解决问题的预案，明确了项目参与各方需要完成的工作，提前把这些问题上报业主并得到业主的批准；在项目执行过程中，减少了因责任划分不清和业主及监理公司之间的推诿扯皮，少走了很多弯路，提高了办事效率。表1是合同各方责任分工例表，用来表明各方职责。

表1 轻馏分利用储运系统及公用工程项目各方职责分解

（2）项目部建立了统一模板及编码的沟通联络系统，使项目部的对内对外传真、会议纪要、联络单及周报月报等文件统一由文控人员收发，由项目经理或委托人进行签发或处理，加强了信息沟通的及时性和有效性，使协调管理更加规范,表2是沟通过程中项目部建立的文件控制职责分工例表。

表2 轻馏分利用储运系统及公用工程项目文件控制职责

（3）针对本项目单位工程数量多，对每个单位工程按统一的程序进行工作结构分解，找出每个单位工程的关键路径，同时又不遗漏项目；并对各项目所采用的标准规范进行汇总准备，使各岗位目标明确，组织协调措施得当，减少了现场矛盾。通过组织协调的制度化管理，使管理范围更加明确。

（4）轻馏分利用储运系统及公用工程EPC总承包项目，是我公司探索EPC管理模式的重点项目，人员来自我公司下属的设计院、监理公司及造价公司，为了规范内部管理，项目部着手建立设计、采购、施工、质量、HSE等五方面的工作程序来规范内部管理，这些工作程序的建立，明确了内部管理职责和工作流程，逐渐发挥出越来越明显的作用。特别是在HSE管理方面，根据公司体系文件建立项目的HSE管理计划、应急预案、作业指导书及现场作业危险性分析等一系列现场管理文件，有针对性地管理好安全工作，使现场违章作业大幅减少，仅当年就实现安全工时59万余小时，取得了非常好的效果 （见表3）。

表3 轻馏分利用储运系统及公用工程项目安全工时和安全措施统计

（5）为了保证项目协调管理手册的各项工作落到实处，新疆寰球工程公司工程管理分公司成立了项目执行效果检查小组，制订了项目年度和月度检查计划，并规定了各项目管理报告制度和报告模板，对项目协调管理手册的工作内容和完成效果进行检查，对可操作性强的工作程序和制度进行推广，对难以执行的制度和程序通过建立QC小组等方式找出原因，及时纠正并更新工作程序，对项目部执行不到位的人员进行监督考核，持续改进和提高了公司的EPC总承包项目的管理水平。表4是项目执行效果检查组对项目HSE工作进行月检的统计。

表4 轻馏分利用储运系统及公用工程项目HSE工作执行情况检查统计

4 结束语

目前，国家为提高项目管理水平，与国际惯例接轨，增强企业的竞争力，正在大力推行EPC项目管理总承包的管理模式，也颁布了 《建设项目总承包管理规范》。在规范中，提出了在项目策划阶段要编制 “项目协调手册”的概念，这说明建立项目协调管理手册是EPC项目管理的要求，也是项目精细化管理的要求。我们应从对业主、用户负责的角度认识问题，从履行合同角度，认真对待项目管理中的协调管理问题，提升我们总承包项目管理的水平和效率。

EPC总承包项目协调管理手册是对工程建设总承包项目管理的整个过程及各个环节的活动进行规范化、程序化管理的重要文件，也是对整个项目的管理活动进行系统规划的重要文件。同时，从提高EPC项目管理水平上讲，做好合同双方及各专业的协调管理工作也是十分必要的。项目管理人员要认识到协调管理工作的重要性，才可能真正做好协调管理工作。它对提高项目管理水平和管理效率，规范项目管理活动必将起到积极的促进作用。

[1]中国化学工程总公司.工程项目管理实用手册[M].北京：化学工业出版社，1999.

[2]中国石油天然气管道局.石油建设工程总承包指导手册[M].北京：中国建筑工业出版社，2006.

[3]章泽华，李伟.实践“业主+PMC+EPC”建设模式的几点做法及思考[J].石油工程建设，2011，（2）：61-63.

Establish Project Coordination Manual and Raise EPC Management Level

LI Min（Xinjiang Huanqiu Engineering Co.， Dushanzi 833600， China）

In recent years,EPC management mode is rapidly and widely applied in petrochemical sector.Xinjiang Huanqiu Engineering Co.has undertaken some EPC projects for several years,and established a set of management system suitable for EPC project from many years’experience.This paper discusses the work done by the Huanqiu Engineering Co.in establishing the project coordination manual and raising the efficiency and scientificity of project coordinative management.

EPC project;coordinative management;manual

10.3969/j.issn.1001-2206.2012.04.023

李 敏 (1969-)，男，四川资阳人，工程师，2008年毕业于四川理工学院土木工程专业，从事项目管理工作。

2011-05-15