浅析档案管理者素质的提高对档案信息化的影响

罗婷婷

（深圳市地铁三号线投资有限公司，广州 深圳 518172）

一、引言

档案信息化已经成为档案事业应对日益发展的多元化信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的"以信息化带动工业化"的发展思路，到国家档案局提出的"以档案信息化促进档案事业发展的目标"要求，档案信息化已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。现代档案馆以信息资源网络化、业务管理自动化为主要特征，并逐步向电子档案馆、数字档案馆方向发展。与传统档案馆相比，现代档案馆对档案管理者的素质有了更高更新的要求。档案管理者队伍整体素质的提高对档案信息化建设发展也将起到关键作用。

二、档案管理者素质现状分析

在信息社会里，档案作为一种"原生信息"或"信息资源"，其重要意义不言而喻。无论是发达国家还是发展中国家，都在积极地发展其档案事业。而是否拥有充足的、高素质的人才资源已成为档案事业能否持续发展的关键所在，人才资源的开发必然涉及到档案专业的教育培训问题。

近二十年来，随着档案学教育的发展，档案专业管理者的素质有了明显的提高。接受档案专业教育的人占总档案管理者的60%以上，而且教育程度也呈上升趋势。但目前，我国档案专业管理者队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面仍参差不齐。部分档案管理者文化程度不高，专业知识老化，知识面狭窄，计算机及外语水平偏低，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源，首先，有些单位领导的档案管理意识比较薄弱，对档案管理工作没有给予足够的重视，从而未能认识到提高档案管理者素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术管理者的继续教育培训而忽视了档案管理者的学习与培训，对档案管理者的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足，档案管理设备和技术落后；其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。

三、信息化背景下档案管理者必备的素质分析

时代的发展要求档案管理者具有多专业、多学科的知识，尤其是在科学技术高度分化与高度综合发展的趋势下，各种新技术交叉应用，这个问题显得尤为重要。

1、丰富的文化知识

为了适应档案信息化建设的需要，档案管理者首先要具备一定的科学文化基础知识，还应具备扎实的档案学理论知识，以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。一方面，档案信息是一种载体，档案管理者要发挥档案信息的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案管理者在对档案进行收集、整理及管理的过程中，始终贯穿着分析、研究、综合、归类、判断等各项工作。如果档案管理者不熟悉专业知识，在日常的档案管理工作中就无法完成自己的本职工作。

2、较高的语言文字基础

档案信息化管理的预处理工作是档案管理者用最简洁、规范的文字编制的文件标题、检索目录、著录卡片及各种边沿材料，然后输人微机，实现信息化管理。所以，没有扎实的语言文字功夫，就无法从事这项基础工作和编制规范的信息，致使计算机无法正常鉴别处理，严重影响档案的服务、利用功能。

3、掌握现代信息技术

随着科学技术的不断发展，档案信息的收集、整理、编目检索、存储保管、统计、利用等工作将逐步走向自动化，这就对新时期档案管理者的素质提出了更高的要求。这里的"现代信息技术"主要是指计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等。信息数字化和网络化为用户提供了在更大范围内查阅信息的机会，但同时也把用户带入了一个陌生的数字信息海洋，这就要求档案管理者能尽快地适应信息环境，能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息，并把分散的片断信息组合整理出新信息提供给用户，成为用户信赖的咨询员，以适应档案信息化建设的需要。

四、提高档案管理者素质的途径分析

1、开展继续教育，不断更新档案管理知识

档案管理者应利用业余时间参加一些在职教育或培训，自觉进行知识更新，不断调整自身的文化知识结构。另外，各单位也应重视对档案管理者的在职培训，要根据档案信息化建设的客观要求，聘请一些有经验的专家讲课，或选派档案管理者到其他单位学习、进修，不断充实新知识、新技术、新技能，以提高档案管理者的素质，更好地适应档案信息化管理。

2、开展标准化教育，为实现档案信息化管理打好基础

没有统一的标准，就难以实现计算机联网和文件共享，计算机可以在短短的几秒钟内找到用户所需的文件或数据。为此，需要档案管理者付出艰辛的努力，做好档案信息输人计算机前的预处理工作。要做好这项工作，必须组织档案管理者认真学习各种标准、规则，如《中国档案分类法》的标准文件，建立相应的规章制度，在工作中严格执行著录标准细则，以确保档案著录、标引等数据的标准化、规范化，以保证档案信息检索的查全率和查准率。

3、开展新技术教育，以适应档案信息化建设的迫切需要

档案信息化管理离不开计算机的应用，因此档案部门应把计算机基础知识及其在档案工作中的应用作为档案管理者的必修课，用灵活多样的形式组织他们学习计算机操作等基础知识，使他们能熟练操作及应用软件，熟练掌握汉字输人技术、网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术等。

五、结语

档案管理者是档案信息传播过程中的传播实践者，不断提高档案管理人员整体素质，意义深远而重大。只有档案管理人员的整体素质不断提高和强化。才能逐步适应和实现档案管理信息化与现代化。档案管理者必须不断更新知识，学习更先进的科学技术，以适应档案信息化的需要，在档案信息化建设中发挥积极的主导作用，逐步实现档案管理现代化。

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