从事档案管理工作的体会

　　我工作十多年了，开始从事文职工作到外贸跟单，最后转行做档案管理工作。到如今从事档案管理工作已近十年时间，从最初对档案管理工作的烦燥无味到如今的得心应手，下面我谈谈从事档案管理工作的心得。
　　2001年下半年，偶然的一个机会，我加入了深圳市农产品股份公司的一家下属企业，公司主要业务是装修工程和基建土建工程等。入职时是办公室文职人员，由于农产品股份公司当时是深圳市大型国企上市企业，对所有下属企业的档案管理工作要求非常高。公司领导决定安排我来做档案管理工作，这对我没有一点档案管理经验的新手来说，还是有点困难的，于是领导安排我去参加深圳市档案局的档案管理培训。
　　在深圳市档案局参加培训时，有个老师给我们讲了一个案例：某公司老总刚进入社会时，毕业前是某高校的高材生，为了生计来到公司，他的第一份工作就是档案管理，做了三个月，把公司凌乱的档案整理一新，建立了简单的档案管理系统。因工作出色，很快他成为董事长秘书，后来在该公司成长起家走上老总的岗位。当课程结束交流的时候，我请教老师档案管理的问题，他告诉我档案管理最重要的是先建立一个很好的框架，框架建好了才能做好。在后面的工作中，我就特别重视框架，这为我做好档案管理工作带来了很大的帮助。
　　这件事给了我一个启示：不要轻视任何一项工作，只有认真对待每一项工作，才能收获成长，获得成功。伟人领袖毛主席也专门从事过档案相关工作，曾于1918年在北大图书馆担任图书管理员。
　　在培训结束后，根据培训期间所学习到的档案管理专业知识，加上农产品总部有几个非常专业的档案管理前辈，所以在日常工作中有不懂的专业知识，即时请教，年底，公司成立了档案室，正式由我接手负责公司档案管理工作。后来我才知道这项工作是在几个部门之间推来推去的一项工作，大家都不想做。但我认为，同样工作，到了不同人的手里，结果会完全不同。
　　2002年，公司档案管理工作在我的努力下，规范了很多。农产品总部领导下来检查时，对档案管理工作大加赞赏。同年，由深圳市农产品股份公司人事部推荐，我被深圳市档案局和深圳市人事局评审为助理馆员。
　　因各种原因，2003年从农产品离职，我先后就职于某高科技股份公司和某大型医药集团公司(均为上市企业)负责档案管理工作。每次新入职一家公司，都是对我工作的重大考验。因为相对于其它工作，档案管理工作是“养兵千日，用兵一时”的一份工作，必须以良好的心态来面对，不能急于求成。而且必须在尽量短的时间内了解档案管理的现状，并尽快解决。在这两家公司任职期间，我把公司的档案管理工作做得井井有条，工作能力得到了企业领导的一致肯定。
　　2009年下半年，我幸运地进入一家大型的上市企业集团总部任档案主管，负责统筹整个集团的档案管理工作。集团的控股下属企业三十多家，而且每年都在新增。公司之前对档案管理工作相对不太重视，也不规范。我入职后，建议集团领导加强企业档案管理工作。集团总部及各下属一级企业迅速建立了专门的档案室，设专职档案管理员，部门设兼职档案员，形成了覆盖全集团的档案管理网络。为确保档案工作制度化、规范化和标准化，我制订了《集团档案管理制度》等相关条例，并严格加以执行。并对各下属企业的档案管理员进行培训，亲自到下属企业检查并指导档案管理工作等。2009年底集团安装了覆盖全集团一级企业的档案信息管理系统，实现了档案目录和全文的电子化，使得档案工作朝规范化、电子化、信息化迈进了一大步。目前，整个集团档案门类齐全，形成了以经营档案为主，涵盖行政管理类、产品及生产管理类、财务审计类、人事劳资类、投资管理类、技术研发类、设备仪器类、声像档案类和实物档案类11大类的档案资料，全面真实地记录了集团在10多年创业发展中各项经营活动的情况。集团档案室已从原来传统的单一档案管理部门，逐步发展成为集档案、资料、信息、情报于一体的企业档案信息中心。在档案管理上，大到项目投资、投资建厂，小到行政公文，都进行了一丝不苟的分类保管，保证了集团档案的完整性。无论是研发、科技创新、荣誉申报，还是在企业文化、后勤保障、员工福利等方面都发挥了实实在在的作用。目前，整个集团的档案管理工作已初见成效，为集团日益发展作出了应有的贡献。
　　随着集团的不断发展壮大，集团新建公司和新建项目越来越多，集团领导案对档案管理工作越来越重视。2010年10月，集团成功地收购了广东汕头一家市值10多亿的大型企业。在与原企业进行工作交接的过程中，公司领导要求我负责所有档案资料的监交工作，这对我的档案管理工作经历又是一次新的考验。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。领导要求所有档案安全完整，确保今后的档案工作能够连续不断有序进行。我从原公司的行政人事资料、财务审计、技术工艺、设备、基建等档案资料一一清点，认真履行职责，坚持原则，按程序办理，一丝不苟地完成了所有档案资料交接，交接双方在监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并在交接清单上注明交接时间、监交人、移交人、接收人的姓名及移交清册册、页数等。移交文据一式３份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。前前后后连续工作了10多天，终于完成了这次档案资料的交接。等把所有的档案交接完毕，此次收购才算正式完成。实践证明，做好档案交接工作是维护档案完整的基本保障，为今后该企业的运转起到了至关重要的作用。此次工作的圆满完成，得到了集团领导的高度赞扬。
　　如今，集团档案室每天都有人来查阅利用档案。除实体借阅利用外，档案室还充分利用信息化手段，建立了一个覆盖全集团的档案信息系统，同时逐步将馆藏实体档案进行扫描数字化加工，录入档案系统，可以在档案管理系统随时查询档案目录和原文，大大提高档案利用效率。档案利用，为集团经营发展提供了强有力的历史支撑。集团档案记载了集团经营管理及发展壮大的全部。经营管理类档案有着集团10多年来内部管理和产品销售等方面的经验和教训，产品技术类记录了集团的技术创新与发展成果。这些档案资料在整个集团的经营管理中起着重要的作用，也为集团在商业竞争和发展中提供了强有力的支撑，成为了企业维权的有力武器。例如，在集团与某企业的官司诉讼中，档案发挥了举足轻重的作用。集团档案室接待了数次历史资料查阅，并提供了大量合同、会议材料和来往信函等各类档案材料数份，将事实真相呈现在法律和民众面前，为维护集团自身的合法权益提供了强有力的历史凭证。
　　党和国家一贯高度重视档案工作，多次强调要积极采取各种措施，促进档案事业发展。胡锦涛总书记指出：“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，它不仅对深化改革、发展经济、推动科技进步、提高国民素质有促进作用，而且对维护祖国统一、加强民族团结、保持社会稳定有重要作用。”据统计，在近20年来的全国人民代表大会会议上，有13次国务院《政府工作报告》提出要重视和加强档案工作。在2010年召开的十一届全国人大三次会议上，温家宝总理在《政府工作报告》中再次深刻指出：“促进哲学社会科学、广播影视、新闻出版、档案事业发展，繁荣文学艺术创作，加强文物和非物质文化遗产保护。”这充分说明，档案工作关乎中国特色社会主义建设大局，关乎党和国家加快推进小康社会建设的整体部署。
　　所以，无论我们从事哪行工作，都要认真对待，才能收获成长，获得成功。从事档案管理工作的同行们，让我们共同进一步提高管理水平和服务能力，使档案工作更好地服务于各项事业，共同努力促进档案事业的发展。