浅议财务软件账务初始功能设计的改进

　　【摘要】 财务软件经过三十多年的发展，由核算型转变为管理型系统，但是其较为完善的功能仍然是财务会计模块，其中账务处理模块为财务会计软件体系的核心。当前中小企业应用主要以核算系统为主，而账务初始功能又是进行账务处理的前提和基础，账务初始设计的好坏直接关系到账务处理的合理应用。文章认为软件的账务初始主要包括账套管理及系统初始化两个工作，并通过当前不同财务软件的比较分析，总结其中存在的问题，提出完善设计的意见，以期对软件设计开发提供参考，使得账务初始功能更适合实务应用。
　　【关键词】 财务软件；账务初始；功能设计
　　
　　通用财务软件有单业务系统、财务业务一体化系统及ERP系统，账务处理系统是核心模块，是信息处理和披露的中心。严格意义上讲，账务处理系统主要完成账凭证处理、记账结账、账簿管理、银行对账及自动转账等核算和管理工作。为了保证账务处理系统功能的正常使用，需要有一个完整合理的账务初始化过程，本文认为账务初始是进行账务处理工作前的准备工作，是账务处理功能模块发挥功能的前提和基础，主要包括账套管理和系统初始化两项功能。
　　
　　一、财务软件账套管理模块设计分析
　　
　　（一）现有财务软件账套管理功能模块设计
　　一般通用财务软件账套管理主要功能有账套建立、修改、删除，财务分工，数据备份与恢复，年度账管理等；主要使用该模块的人员为系统管理员（Admin）及财务主管。
　　（二）账套管理模块存在的问题及建议
　　当前通用财务软件账套管理功能设计存在很多问题，主要有：一是思路有很大差异。在账套建立、修改及删除功能应用上，有的软件设计由系统管理员进行，如金蝶KIS；有的软件划分过细，即建立与删除由系统管理员进行，修改由财务主管进行。在财务分工中，所有通用财务软件都具备两个功能：增加修改删除用户工作、授权工作。区别在于由哪个人员来进行这些工作，金蝶KIS标准版要求由系统管理员进行人员（包括财务主管）的设置和授权工作；用友U8由系统管理员进行人员设置与授权工作，财务主管可以进行授权，不能进行人员增减；新中大财务管理软件由系统管理员增加财务主管和财务人员，并赋予财务主管权限，然后再由财务主管赋予普通操作员权限；高信财务软件为系统管理员增加财务主管，由财务主管增加操作人员及赋予权限。二是设计内容上存在很多冗余功能，如行业性质及角色功能。
　　笔者认为，如果企业设置系统管理员岗位，则对于账套的建立修改与删除工作既可以由系统管理员进行，也可以由财务主管进行，此功能没有必要划分太细，造成操作混乱，增加账套管理日志记录功能，用以保留操作痕迹；对于财务分工而言，应当由财务主管进行人员增加及权限授予更符合企业工作需要；对于备份恢复功能应该对于给予权限的人都可操作此功能更为合理。关于建立账套过程中行业性质的选择问题，行业性质功能仅仅是确定引入的科目表内容，当前按照统一会计准则进行账务处理，一级科目是一致的，对于不满足需要的一级科目或者需要的明细科目，可以通过科目增减来进行处理，因此财务软件没有必要设置该功能。从实务工作中来看，基于角色的权限控制是管理多部门、岗位、大量用户所必需的便利功能，这种方式可以显著减少用户权限管理的工作量，也能灵活适应用户岗位职责的调整，设置该功能具有一定的意义，已经为国内外管理软件普遍采用。
　　
　　二、财务软件账务处理系统系统初始化模块设计分析
　　
　　（一）现有财务软件系统初始化功能模块设计
　　当前通用财务软件账务处理功能系统初始化模块功能设计主要包括以下几项：凭证类型功能、会计科目及辅助核算功能、外币设置功能及初始余额录入功能。另外，各个软件还设计了一些账套参数补充功能，这部分功能不同软件明细程度不同，笔者不再详细讨论。
　　（二）现有财务软件系统初始化设计中存在的问题及完善思路
　　综合各个软件初始化设计的内容，主要分析如下：一是凭证类型功能。主要解决不同规模及业务的企业进行会计核算时选择会计凭证种类的功能，所有软件都给定了该功能，并同时给定了各种不同类型软件的运用条件，比如转账凭证的限制条件是“借贷必无现金或者银行存款科目”。有些软件在条件设定时功能设计的不完整，如用友软件定义收款凭证时有一定缺陷，一般而言，收款凭证要求“借方必有现金或银行存款”同时“贷方必无现金或银行存款”。用友软件仅能实现设定“借方必有现金或银行存款”，不能同时设定“贷方必无现金或银行存款”。二是会计科目及辅助核算功能。该功能实现对会计科目的增减变动、辅助核算类型增减变动以及科目与辅助核算连接的功能。当前通用财务软件对该功能的设计较为统一，基本符合实务要求，但有一项功能存在问题：增加会计科目时，对已经存在余额和发生额的会计科目增加下级明细科目时，各个软件规定不一致，如金蝶KIS标准版允许增加，并且把余额与发生额转移到第一个增加的明细科目中，而用友软件则不允许增加。三是外币设置功能。本功能只适用于有外币业务的单位，在设计思路和设计功能中各个软件基本一致，并符合实务应用要求。四是初始余额录入功能。录入初始余额功能是手工处理和计算机处理的衔接点，一个单位使用财务软件进行会计处理时，需要把使用财务软件进行账务处理期间之前的各会计科目的发生额和余额输入到系统中，保证会计软件数据的完整性和正确性。各软件在设计该模块时都考虑了年初余额、本年借方发生额、本年贷方发生额及当前余额，也考虑了有明细科目的科目、有辅助核算的科目的录入方式，设计较为完整合理，要求：没有任何设置的科目可直接录入数据；有明细科目的需要录入明细科目数据；外币与数量的科目需要在指定地方录入外币、数量数据和本位币金额数据；有辅助核算的科目双击进入输入辅助项目金额。
　　笔者以为，对于系统初始化工作是正常账务处理的前期准备工作，需要仔细认真，模块设计的好坏直接决定软件的应用。对于外币设置和初始余额设置，当前通用财务软件完整合理，对于凭证类型设计，在手工操作下，由于单位经济业务纷繁复杂，在岗位分工的基础上，为了减少会计人员填制凭证的工作量和减少误差，对会计凭证进行了分类。在计算机软件核算下，记账过程实现了自动化，不会产生工作量过大或者错误登账的问题；如果要得到现金及银行存款的凭证或者是凭证清单（或汇总表），可以随时通过查询功能获得。因此凭证类型功能模块没有存在的必要。对已经存在余额和发生额的会计科目增加下级明细科目的问题，笔者认为上述两种软件的安排都不合理。按照现实实务工作中经常出现开始科目不分类，后期分类的情况，比如业务规模扩大，原材料由不分类的一种变为三种，为了解决这个问题，在会计年度中期的某一期间开始，软件应当允许在一级科目的基础上增加明细科目，但是增加的方式应当为：对于已有发生额或余额的科目增加下级科目时，系统应提示增加第一个科目的代码、名称及需要分配的数额，比如原材料有余额1 000元，第一次增加原材料——A材料，代码名称完毕后应当提示输入该材料数额。剩余数额系统自动生成科目“原材料——其他”，并把金额分配进去，操作人员可以把该“原材料——其他”修改成“原材料——B材料”并重新更改金额，如还有剩余，则继续类推，直至追加完所有明细科目金额合计正好等于原材料一级科目总额。同时增加科目完毕后系统应自动在该期间建立相应明细账，并把所增加的明细科目余额作为本期初始余额，登记入账。
　　以上是笔者对财务软件账务初始工作的简单理解和存在问题分析，最终目的是为了更好地完善软件相应功能，使得财务软件更灵活、更简化地运用到实务中，更贴近现实实务。
　　
　　【参考文献】
　　［1］ 王先鹿.财务软件实用教程［M］.北京：中国致公出版社，2011.
　　［2］ 《用友ERP-U8》使用手册.用友软件股份有限公司，2003.
　　［3］ 《金蝶KIS版》使用手册.金蝶软件股份有限公司，2004.
　　［4］ 张瑞君.会计信息系统［M］.北京：高等教育出版社，2008.
　　［5］ 王先鹿.浅谈通用财务软件凭证类型功能分析与启示［J］.中国管理信息化，2010（4）.