论公共图书馆地方文献赠书的质量引导及控制

甘 新

(广西壮族自治区图书馆,广西 南宁 530022)

地方文献是公共图书馆的重要馆藏部分,也是最能体现馆藏特色的。如何做好地方文献的馆藏工作,打造亮点,使之成为业界独具特色的一张亮丽名片,是当前各个公共图书馆研究的重要课题。做好地方文献整理和开发利用工作的前提和基础就是保证地方文献的来源,即开展地方文献征集工作。地方文献的征集大体上可分为接收赠书和购买两种情况,其中,购买只占少部分,接收赠书才是其中的重中之重。然而,许多公共图书馆对地方文献赠书往往处于被动接收的状态,没有形成科学有效的管理,以致造成人力、物力的浪费,赠书机制没有发挥出应有的作用。因此,笔者结合实践谈谈如何加强地方文献赠书质量的引导与控制,以期能推动地方文献资源体系建设的发展。

1 地方文献赠书的类型

地方文献包括本地正式出版物和非正式出版物、本地名人著作及其传记以及内容与本地有关联的文献。[1]其赠书的类型有多种:按赠书渠道分,可分为个人赠书、机关单位赠书、团体赠书等;从内容来讲,可分为政治、经济、科技、文学、历史、艺术等;按版本分,可分为中文版、外文版、新版图书和古籍善本等;从形式来讲,可分为图书、报刊、书画等;按载体形式分,可分为纸质文献、光盘、磁带等。[2]

在搜集地方文献时,各图书馆都会碰到一个难题:究竟是把当地所有的地方文献(无论好坏)都搜全,还是只侧重于当地某一方面有代表性意义文献的收藏。为了不使文献资源流失,有的图书馆对于地方文献不管好坏、是否有收藏价值都一概入藏;有的图书馆则强调重点搜集特色文献,对一些有价值的文献却有所忽略。以上两种方法都有其可取之处,但弊病也不小。只有在“大而全”的前提下对特色文献有所侧重,才能使地方文献馆藏建设更好地发展,因此,地方文献赠书质量的有效引导与控制是关键。

2 地方文献赠书质量存在的问题

2.1 重数量,轻质量

许多公共图书馆认为:本馆所藏的地方文献越多越好,能更全面地反映本土人文风情,鼓励征集人员尽可能地征集数量可观的地方文献。由于赠书渠道日益扩大,征集人员接受的赠书数量也日益增多,但随之赠书的质量问题也暴露出来:

(1)内容陈旧,时效性差。许多单位与个人在清理资料室或个人书房时,喜欢将陈旧、过时的废弃书捐给图书馆。比如笔者所在的图书馆曾接收了一个科研所捐赠的大批关于计算机、化工、电子、医学等书(多是广西版书),按理说对于充实本馆地方文献资源是有很大帮助的,但其内容过于陈旧,如计算机多是讲 DOS操作系统而没有 Window2000,有些化工类的书甚至于是上世纪 80年代出版的。在当今科学技术发达、信息飞速发展的时代,技术更新换代是非常快的,而这些赠书的知识已经老化,失去时效,利用价值减弱。

(2)破旧不堪,污损严重。图书完好无损才有利于读者的阅读和利用,然而一些赠书缺页少篇、发黄易碎,并无多大收藏价值。有些书内甚至乱写滥画现象较为严重,还有打油诗一类不严肃的东西,其实这些书应该是入藏前就要剔除的。笔者与同事曾到一位热心的退休干部家接受赠书,费尽工夫才从书房中清理出一大车书拉回馆里,但许多书发黄、虫蛀现象严重,基本无法收藏,最后只能挑其中少部分入藏,浪费了人力、物力。

(3)内容不符,无收藏价值。对于公共图书馆而言,收藏地方文献更应注重于人文、地理、历史、政治、经济方面,应为本馆的地方文献征集设立重点目标。但目前仍有许多捐赠者捐来本地出版社出版的教科辅导书和练习册等,收藏价值不高,读者借阅量也不大,利用率不高。[3]

(4)盗版严重,错漏较多。由于私人赠书较多,其购书来源多种多样,许多书并非正版,相当一部分书是作者自写自印,有些甚至是在港台地区获取的,且其中纸质较差,错字、漏字现象严重,如不仔细察看就分编入藏,必将影响读者对图书馆的印象。若书中有不健康的内容,更是对社会造成不可估量的危害。

以上可以看出,如果图书馆只追求数量而对质量不做任何引导与控制,把所有捐赠的图书悉数接收入藏,不仅浪费大量人力、物力,增加分编人员的工作量,而且会使读者陷入纷繁无序、杂乱无章的文献资源中,难以方便、快捷地找到自己所需的文献。这类书在书架上多了,不仅扫了读者阅读的兴致,更是占用了图书馆有限的空间,加剧了文献资源无限增长与有限藏书空间的矛盾。

2.2 盲目赠书,随意性大

由于捐赠者和图书馆双方没有很好的沟通,使得捐赠者并不了解具体馆藏情况和实际需求,难免出现不合实际需要的赠书,造成赠书的盲目性和随意性,他们往往认为只要是自己愿意捐或是家里有却用不上的书都可以拿到图书馆捐赠,让更多的人可以看到这些书,也算是为公益事业做了自己的贡献。其实际结果却是利用率不高,还影响了藏书的质量。

2.3 碍于情面,来者不拒

图书馆对捐赠者的赠书往往是来者不拒,主要是怕伤了捐赠者面子,影响了他们赠书的积极性,但实际上却造成了赠书质量不高、复本量过大的局面。如笔者在工作中常常会接到一些热心读者送来的有关地方文献的书,有些仅是不知名作者个人对本地的一些抒情诗,写作质量不高,印制粗糙,尽管无任何利用价值且笔者心中并不想接收,但看到捐赠者热情期盼的眼神却不忍拒绝,以至最后演变成不管质量高低、适用与否、复本多少,一律分编入藏。其实这违背了图书馆“以藏致用,以用促藏”的馆藏建设原则,使图书馆成为废旧物资收购站,不利于赠书工作的持续开展。[4]

3 地方文献赠书质量引导与控制的措施

3.1 转变观念,明确赠书目的

3.1.1 各公共图书馆要转变思想观念,对地方文献赠书有明确认识。只有满足广大读者的实际需求,使其能有效利用文献,让文献发挥出更大功效才是图书馆的根本出发点。因此,征集人员必须提高认识,不要把自己摆在接受与施舍的位置,更不要认为自己是“高级精神乞丐”,应认真详细地向捐赠者说明质量要求。不能只要是地方文献的书,不管质量好坏、适用与否、数量多少都收下,这不利于藏书的建设与发展。

3.1.2 应充分认识到赠书质量与馆藏质量密切相关。只有有效控制赠书质量,才能最大地发挥出赠书功能,让读者从精挑细选的地方文献中真正领略本土文化,从而扩大图书馆的社会声誉,激起捐赠者的积极性和受捐赠图书馆的征集热情。由此可见,有选择地接收捐赠图书,建立起赠书质量控制制度尤为重要。

3.2 结合实际,制定地方文献接受赠书制度

要根据本馆的馆藏建设实际情况,制定出符合本馆地方文献接受赠书的相关规章制度。以往,图书馆都是本着“收全收多”的原则去征集地方文献,更有甚者还主动去搜集一些没有价值的资料,那是不可取的。如每年在南宁举办的中国—东盟博览会上,笔者所在的图书馆都会组织采编中心的相关人员进行东盟文献采集,各活动机构或是参展商都乐意捐赠相关资料,但由于会场中大多充斥了许多商家广告,拿回馆里的资料又重又厚,但有价值的文献不足征集回来的三分之一,这不仅打击了工作人员的积极性,也浪费了财力和物力。因此,图书馆在地方文献捐赠制度中必须明确本馆接受赠书范围、赠书管理办法以及对捐赠者的鼓励办法。只有完善赠书制度,才能促进图书馆地方文献赠书工作的开展,推进图书馆地方文献的馆藏建设。

3.2.1 制定本馆地方文献的赠书选择标准。图书馆是公益性的事业单位,面向社会接受赠书,赠书不仅能充实馆藏,还能弥补经费不足带来的购书缺口,但不应对所有的赠书都接受,尤其是地方文献,接收太多无意义的资料等同于让读者在浩瀚的书海中去寻找自己所需的资料,海量的信息会让他们无法方便获取本土文化精髓。因此,图书馆应表明接受捐赠地方文献图书的要求,可具体从相关的专业范围、物理状况等方面进行限定,如一般的教参、辅导类书籍以及破旧过时的本地出版物不应再列入收藏范围。与此同时,还要明确收藏赠书的重点,如地方政府出版的相关文件、党委党办的党史资料、政协的文史资料、各行业的年鉴、地方志以及本地名人的著作等,都是重点的征集对象。

3.2.2 专人负责,明确赠书使用权限。要有专门的地方文献征集人员负责赠书事宜,把接受赠书纳入日常的征集业务工作中。征集人员必须具备较好的综合素质,熟悉本馆文献采访的原则和藏书体系,有较强的社交能力和口头表达能力,能很好地与捐赠者进行沟通,避免捐赠行为出现盲目性和随意性,使捐赠更符合馆藏需要。同时,征集人员还要向捐赠者详细介绍本馆的性质、收藏原则、藏书现状及相关文献的短缺情况,让他们对图书馆的情况和意愿有一定的了解。此外,还应签署知识产权授权协议,明确规定在赠书交接完成以后,赠书的所有权和使用权归图书馆,这样可以使图书馆在对赠书做适当的处理(如交换、转赠等)时不产生法律纠纷。

3.2.3 制定赠书交接细则,做好管理工作。征集人员应有专门的登记本做好地方文献赠书的接收登记工作,详细记录赠书者的姓名、单位、捐赠书目及捐赠数等,并在网上公布。要及时给捐赠者颁发荣誉证书以示感谢,对于赠书量大且价值较高、有重要收藏意义的,可以举行捐赠仪式,邀请馆领导和相关人员出席,以表示对捐赠人的敬意和感谢,进一步激发他们的捐赠热情。对于剔除、转赠或报废的图书也要做好记录,以备赠者查阅所赠图书去向,有所交代。对严重残破污损、水浸发黄、装帧缺页的书籍严格把关,杜绝虽有本地地方属性却无历史意义或是实质内容重复且物理外观达不到入藏要求的书籍进入流通。[5]因为地方文献有其特殊性,不能像订购的图书那样有大量原始数据可供参考,需要分编人员一个字段一个字段地去输入并最终形成书目数据,其中需要花费很多时间,因此,要有效分编,建立专人审核组对地方文献赠书仔细筛选是十分必要的。

3.3 做好赠书的宣传和引导

图书馆要改变以往的工作方式,不能只是被动地接收赠书,应该积极、主动、努力地去做好捐赠图书的宣传和引导工作。与热心图书馆事业的单位和捐赠者保持经常性的联系,大力宣传、介绍本馆收藏地方文献的原则、范围、种册等,向其说明图书馆接受捐赠图书是有原则的,希望他们能够捐赠一些符合图书馆实际需要、适合大众阅读的文献资料。征集人员要根据地域环境所具备的文化特点,系统地搜集地方特色文献,与捐赠者建立稳定的捐赠关系,保证赠书质量和连续性。[6]当然,在开展赠书引导的工作中,我们要坚持“宁缺毋滥”的接收赠书原则,讲究工作的方法和艺术,把握好分寸,耐心、委婉地向捐赠者说明原因,切不可挫伤对方赠书的积极性。同时,还可把有关捐赠图书的规章制度和鼓励办法等挂到图书馆网站上,大力宣传,使广大群众更加清楚图书馆需要什么样的地方文献,正确引导他们捐赠符合馆藏建设质量要求的地方文献资料,促进当地政治、经济、文化的快速发展。

[1]田 平.试论地方文献及其分类[J].图书馆学刊,2006(1):74—75.

[2]柴一葵.赠书的质量控制与科学管理[J].图书馆杂志,2001(2):20—22.

[3]阮绍玲.捐赠图书质量问题及管理[J].宁德师专学报(哲学社会科学版),2009(3):99—101.

[4]张 曦.赠书处理的原则与方法[J].东南亚纵横,2003(8):76—79.

[5]马玉兰.构建当代地方文献体系之管见[J].情报资料工作,2004年刊:197—198.

[6]吴力武.论赠书的开发研究与质量引导调控[J].科技情报开发与经济,2008,18(27):50—51.