基于MSExcel平台开发专用型会计软件的可行性分析
2011-11-07蔡明杰
周 喜 蔡明杰
(湖南商学院会计学院,湖南长沙410205)
基于MSExcel平台开发专用型会计软件的可行性分析
周 喜 蔡明杰
(湖南商学院会计学院,湖南长沙410205)
会计软件是利用信息技术对本企业的会计信息进行采集、存储和处理,完成会计核算及决策任务,也提高了会计的工作效率与工作质量。基于MSExcel VBA平台开发设计的会计软件是否符合中小企业的特点,是否能帮助中小企业快速、全面的实现会计信息化,本文分析了基于MSExcel平台开发会计软件的背景、意义和可行性。
会计软件;MSExcel;专用型;可行性分析
一、背景
我国众多中小企业已意识到会计信息化对企业管理的重要性,但由于中小企业具有资源有限,资金薄弱、抗风险能力低等自身的特点,加之其业务差异大、企业规模小、分支机构分散,使得中小企业会计信息化的成本相对过高、方案不易推广、服务难度较大,使得中小企业会计信息化进程缓慢。
目前,我国会计软件经过十几年发展,已经有几十家会计软件通过财政部评审,会计软件也非常多,比较优秀的会计软件有“金蝶会计软件“、“用友会计软件”、“安易会计软件”、“福思特会计软件”和“三门会计软件”等。但中小企业使用会计软件大部分只用到了核算功能,从凭证到三大财务报表,即使安装了ERP系统,中小企业也只用到了皮毛的功能。通用会计软件价格昂贵,也不能满足中小企业个性化需求;在线SaaS存在核心信息的安全问题;利用高级编程语言开发会计软件,存在投入成本高以及专业计算机开发人员的配置问题。因此,中小企业自行开发一个功能够用、界面友好的中小型会计软件是十分必要的。Excel平台在会计软件开发中的应用,国内外文献包括(美)George H.Bondar,William S.Hopwood(2003年,会计软件)讲述了会计软件的基本概念和框架;(美)阿代尔(2007年,Excel在财务管理中的应用)介绍了MSExcel部分函数和各种工具,对Excel的基础设置和操作进行了详尽讲解;熊高英(2008年,Excel VBA在计算个人所得税中的运用)运用VBA进行对工资子系统里的计算机个人所得税进行了详细的设计;朱伟民(2007年,基于Excel VBA编程模式的小型会计软件)介绍了相关的Excel财务模型,有VBA编程语言的介绍;魏东玲等(2008年,基于Excel的财务管理信息化)介绍了基于Excel的财务管理信息化,计算机环境下实现财务管理的方法和Excel的特点及功能;刘松华(2008年,基于Excel的小型企业通用账务处理系统的设计)介绍了Excel作为通用账务处理核算系统设计平台,对凭证处理和会计报表处理等模块进行了简单的初步的设计;高琳(2007年,浅谈基于Excel平台的会计软件设计)介绍利用Excel“规划求解工具”建立最佳现金持有量模型;张建(2007年,应用Excel VBA开发小型会计软件)提出在Excel的基础上使用VBA进行小型会计软件软件的开发;赵宏宇(2008年,Excel下实现小型会计软件的设计方案)分析了技术可行性并介绍了相关的操作等等。
二、软件开发平台的选择
表1 开发平台的部分数据对比表
从上表可看出基于MSExcel开平台开发会计软件的具有明显优势,同时还有以下特点和优点:
1.可量身开发符合中小企业本企业的业务流程特点的专用型会计软件
商品化软件并是针对大多数企业通用的特点进行开发的,并不能满足所有行业的企业某些个性化的应用和业务流程上的需要。中小企业自行开发的专用型会计软件则完全符合本企业的需求。
2.低廉的投入成本符合中小企业的自身特点
MSExcel做为Office的组件可以免费下载,Excel的开发费用也非常低,这都大大降低了企业第一次投入的成本。如果企业购买几个通用财务软件的模块费用高达上万,甚至十几万,如果是购买全部模块,则价格可高达到几十万,甚至上百万。
3.基于Excel的专用会计软件的二次开发非常方便
由于企业外部环境发生变化和经营业务的发展,对现行的会计软件在模块和应用功能上有新的需要。企业需对会计软件进行二次开发,新开发的插件和子系统需集成到现行会计软件中去。而商品化通用会计软件是被编译为可执行文件的,而且这些数据文件也是被加密的,因此实现商品化通用会计软件的二次开发在技术上和是比较困难的,又将造成经济上比较大的资金投入。而基于Excel平台开发的会计软件是一个半开放的系统,较容易实现系统集成。
4.对开发人员的要求较低
开发运行基于Excel的专用型会计软件对开发者要求不高,企业只需具备Excel知识的会计人员即可,并不需要系统分析员、高级程序员和数据分析员等高级计算机人才。
5.Excel功能强大
①、利用Excel实现与外部其他会计软件的数据共享较方便。MSQuery可导入或导出多种格式的数据库数据,这也方便实现了信息系统间实现跨平台的数据共享及服务,节省获取基础数据的时间,提高效率和减少错误。
②、强大的表处理功能。Excel以强大的表处理功能为优势,同时,也具有较好的操作易用性,能满足财务管理上自定义报表等需要。
③、具有核算、分析和管理等功能。企业可利用Excel提供的丰富财务函数进行筹资或投资决策模型的构建及分析,也可利用Excel提供的数据透视表进行多种账务数据管理。
④、强大的绘图和图形处理功能。Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合,有利于管理人员进行决策。
⑤、丰富的函数和VBA宏代码。Excel提供了大量的函数,包括财务函数和统计函数,可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等,数据处理能力非常大。Excel的VBA宏代码可以使Excelwan自动化。
⑥、为用户提供直观的交互界面、和美观的输出效果
6.Excel的普及性和易学性
由于Excel的普及性和易用性,与其他高级编程语言开发的会计软件相比,基于Excel及VBA平台开发的专用型会计软件具有界面友好、操作容易、个性化业务流程等优点。企业有能力自行维护,为系统正常运行提供有力保障。而商品化通用型会计软件购买价格高昂而且设有系统初始化设置和自定义功能,用户要学会使用这些自定义功能较困难,其普及性和易学性不佳。
7.VBA语言相比其他开发语言有一定优势
Excel VBA是在Visual Basic语言基础上发展起来的可视化开发工具,在Excel的基础上使用VBA开发速度较快、较灵活。基于VBA平台开发的专用型会计软件,与VB编程相类似,其难度也不大。Excel VBA数据是直接存储在工作表的单元格里,通过语句及相关函数对单元格进行自定义操作。另Excel提供录制宏功能,给企业开发专用型会计软件也带来了极大的便利。
8.开发周期短,维护简单,可节约大量维护费用
系统的开发周期比较短,远小于用直接用高级编程语言开发的软件。另外,其维护简单方便,可以节约大量的维护时间和维护费用。
9.系统初始化工作量小,大大地减轻了会计人员工作量
通用商品化会计软件要满足不同行业和不同单位的不同要求。因此,在通用商品化会计软件都包括初始化设置模块,软件安装运行后,系统将有大量的初始化工作。而基于Excel开发的专用会计软件完全符合企业的业务流程和相关操作,软件在年末结帐保存后,就可直接进行下一个年度的操作,初始化难度和初始化工作量也较小。
10. 培养和锻炼了一批本企业专用型会计软件的开发和维护队伍
基于Excel及VBA平台开发的会计软件技术起点不高,比较适合内部有计算机人才的中小型企业,开发人员经过自身的学习和企业外的专业培训,完成整个系统的开发、运行和维护工作,培养锻炼开发和维护队伍,加快企业会计信息化的进程。
11.有较健全的数据安全保护机制
Excel提供单元格、单元格区域、工作表和工作簿等保护机制,本文还应用VBA编程实现了登陆界面密码的设置和Excel所有的工具栏的保护功能。
鉴于以上原因,中小企业选择基于Excel及VBA做为专用核算会计软件的开发工具,是符合中小企业的自身特点,且低成本投入、系统初始化工作量小和开发效率高,具有较好的实际应用价值。
三、基于Excel开发专用型会计软件的意义
选择基于Excel VBA平台开发的会计软件有以下三个方面的意义:
1.有利于适合中小企业自身的特点,从中小企业的实用角度出发,遵循最新的《会计法》、《企业会计准则》和相关的会计信息化法规文件精神,做到低成本、快速地开发出绿色安全的、界面友好的以及符合本企业业务需求和业务流程的专用型会计核算软件,有效地解决我国中小企业购买和应用商品化会计软件而存在的初始化工作量大、系统庞大、对硬软件环境的要求高等瓶颈问题。
2.有利于升级会计学专业课程《Excel在会计中的应用》现用教材的内容。本课题研究成果纳入并升级入该课程的教材后,学生通过理论课的学习和实验课的操作,能让学生全面地、系统地了解系统开发设计流程和熟悉会计业务流程。学生毕业后,完全能够胜任中小企业专用型会计核算软件的开发、应用和日常维护工作。
3.有利于中小企业自行开发能适合本企业应用的会计核算软件来加速实现会计信息化。会计信息化在我国大型企业已经普及,但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致中小企业会计信息化发展很不平衡。通过本课题研究,能够更为有效地为中小企业建立以计算机为工具,对各种会计信息收集、处理、存储、分析和传送的人机系统。通过实施会计信息化,加速会计信息处理,提供准确、及时、完整的会计信息,更好地为中小企业决策服务。
四、方案可行性分析
1.经济可行性
经济可行性是从成本有效性角度去评价一个系统是否可行的最基本、最常用的方法。因为会计软件的自行开发或购买都是一种投资,在进行投资时,都应考虑到这种投资在经济上是否可行,是否能够为企业节约成本。对投资者来说,系统投入运行后所取得的收益要大于自行开发或购买的费用之后的运行和维护的费用总和,否则这种投资将是一种浪费。经济可行性对于会计软件来讲是最重要的一种可行性。目前,市场上出售的用友和金碟等会计软件功能强大、运行稳定,界面友好,但购买软件和软件的日常维护费用非常高。如购买单机版软件的价格也要近万元,而购买总账、供销存和工资三个子系统的网络版软件近十万元,这还不包括购买加密U盘的价格。与之相比,基于Excel开发的会计软件对开发者的要求不高,只需具备计算机知识和会计知识就可开发,不需要系统分析师、高级程序员和数据分析员等高级计算机人才,可节省大量开发费用。此外,MSExcel对微机的配置要求较低,普通的家用电脑上都能运行MSExcel,因此专门为实施本系统而且升级计算机设备,符合中小企业的实际情况。在开发此系统时,将耗费大量的人力,财力,物力,但此系统在运行后所带来的经济效益和社会效益将大大超过他的开发费用和维护费用之和。因此,本系统在经济上是可行的。
2.操作可行性
操作可行性是指一个运行中的会计软件在一定条件下能否正常运行,从而满足企业的各种业务操作的需求。目前,市场上流行的通用财务软件,虽然功能模块丰富及稳定,但其处理流程是遵循一定的规律,不能满足中小企业个性化的需求。因此,通用商品化会计软件增加了系统的复杂性,系统实施时间长,也严重影响到信息化的效率。本系统是在Windos XP系统环境下和MSExcel平台下开发的,对于运行的平台没有太大的要求,Windos 98以上的操作系统和MSExcel 97以上的平台即可,所以只要企业的业务操作员对计算机的操作系统和MS办公室软件有一定的了解,基本都能够顺利地操作本系统,让会计软件在企业内部基本上都能够顺利运行。MSExcel平台下开发的会计软件能为用户提供直观、友好的交互界面、强大的表格处理功能和美观的输出效果,该系统有较好的易用性。当然,如果运用此系统前能对财务人员进行MSExcel的相关培训,那样业务操作和系统的使用效果将更好。
3.技术可行性
技术可行性是指建立会计软件所需的技术当前是否成熟、稳定,会不会符合技术发展的潮流。在软件开发领域,有许许多多语言适合于开发项目管理软件,Basic、Java、Delphi等等,我们采用Microsoft公司的Exce及Excel VBA语言。Excel VBA是在Visual Basic语言基础上发展起来的可视化开发工具,较之于其他语言具有显著的优越性。MSExcel是Microsoft公司开发的系列办公软件之一,也是目前最好的电子表格处理软件。Excel提供表格计算、函数公式、图形决策分析功能和VBA编程语言,特别是可以通过“记录”的方式将其功能转化为VBA代码的“录制宏”功能,这些宏代码完全可以直接移植于其他会计软件。应用Excel的VBA开发工具来开发会计软件,可以用VBA创建自己的对象充分利用微软的Excel对象模型来开发程序,开发成本低廉,但效率极高。
五、总结及展望
基于MSExcel平台开发会计软件在技术上、操作上和经济上都是可行性,也非常符合中小企业的特点。中小企业可选择性开发适合自身的子系统,快速的开发出专用型会计软件,全面的实现企业会计信息化。中小企业开发和使用专用型会计软件,不但避免了购买商品化会计软件价格昂贵的费用,更重要的是能够满足本企业个性化的需求和保证会计数据、用户数据等核心机密信息的安全。
由于计算机的广泛采用和新技术革命带来的信息技术的发展,这对会计理论和会计实务有很大的冲击,从形式上和内容上都发生了很大的变化,而软件开发主要考虑如何接近会计准则、会计制度和会计理论。随着2011年1月1日XBRL标准的出台,笔者认为如何开发符合XBRL标准的会计软件是未来会计软件开发的方向,也是重点和难点。
[1]蔡明杰.基于Excel的投资组合决策分析模型[J].中国管理信息化,2005(6):65-67
[2]周喜.中小企业自行开发和选择会计软件的解决方案研究[J].中国管理信息化,2011(1):2-3
[3]高琳.浅谈基于Excel平台的会计软件设计[J].会计师,2007(3):51-52
[4]赵宏宇.在Excel下实现小型会计软件的设计方案[J].内蒙古科技与经济,2006(2):81-83
[5]魏东玲.基于Excel的财务管理信息化[J].中国管理信息化,2008(5):56-58
[6]朱伟民.基于Excel VBA编程模式的小型会计软件[J].中国管理信息化,2007(9):3-5
The Feasibility Analysisof Developing Special Accounting Software Based on MSExcel
ZHOU Xi CAI Ming-jie
(Hunan University of Commerce,Accounting Institute,Changsha410205 Hunan)
Accounting software is information technology enterprise accounting information collection,storage and handling,complete accounting and decision-making tasks,and improving the work efficiency and the accounting work quality.Based on MSExcel VBA platform development and design of accountingsoftwarewhether accord with thecharacteristicsof small and medium-sized enterprises,whether can help small and medium-sized enterprisesto realize the rapid and comprehensive information,this paper analyzes the platform development based on MS Excel of accounting software background,significanceand feasibility.
accountingsoftware;MSexcel;special;feasibility analysis
F232
A
1671-5004(2011) 04-0018-03
2011-2-14
2011年湖南省教育厅科学研究项目“中小企业非商品化专用型会计核算软件开发研究与应用”部分研究成果。
周喜(1980-),男,湖南永州人,硕士,湖南商学院会计学院讲师,研究方向:会计信息化和财务数据挖掘;
蔡明杰(1971-)男,湖南常德人,硕士,湖南商学院会计学院副教授,研究方向:会计信息化和财务管理信息化。