配置管理在高校实验室档案管理中的应用*

葛瀛龙，孙丹凤

（杭州电子科技大学 软件工程学院，浙江 杭州310012）

配置管理在高校实验室档案管理中的应用*

葛瀛龙，孙丹凤

（杭州电子科技大学 软件工程学院，浙江 杭州310012）

文章分析了传统实验室档案管理的弊端，在此基础上提出了使用软件工程学中配置管理的理念来解决实验室档案管理中规范操作、版本控制、档案查询等问题。文章还按照实验室文档更新频率的特点将实验室文档分为静态文档和动态文档，并且提出了一套完整的方案和流程来管理这些实验室文档。为实验室管理人员提供了有益的参考。

配置管理；实验室档案；配置项；版本控制

随着信息技术的普及，高校理论教学及实验室管理的改革不断深入，采用计算机辅助教学和管理的手段越来越多，各高等院校都在改扩建公共实验室，扩大了学生实验课上机规模，满足了不同层次的教学要求。然而，实验室的数量增加和全方位开放，加大了管理工作难度，尤其需要重视的是实验室档案管理。实验室档案管理是实验管理工作的重要组成部分，也是实验室管理中一项最基本、最持久的专项管理工作。它记录了实验室建立、迁移、发展的整个历史过程，是实施实验室建设、实验教学、实验辅助人员考核和实验室科学管理的重要依据。如何有效地做好实验室的档案登记工作？如何建立实验室档案索引机制，以方便管理人员调阅文档？如何管理实验室档案的版本信息？这些问题就需要我们结合信息技术建立一套可配置的实验室档案管理方法。本文结合实际工作，探讨了高校实验室档案管理如何应用配置管理。

一﹑高校实验室档案的主要内容及特点

高校实验室档案包含从实验室建立以来的各类实验活动及其辅助建设所直接产生的具有保存价值的各种文字、图表、声音和视频等不同形式的历史记录。这些档案主要分为：实验室基础建设的档案资料；实验室日常工作及维护档案；实验室教学和科研档案；实验室人员档案；实验室验收文档；实验室管理规章制度和岗位职责；实验室仪器设备档案。

实验室各方面的材料需要按照一定的规范分类保存，建立完善的教学实验档案要研究实验教学内容，分类保存实验教学的相关资料，发现实验教学过程中的问题，及时解决和及时改进，完成由量变到质变的过程，通过实验档案来发现问题，积累经验，分析解决问题，达到改进实验、改进仪器设备、完善实验室建设的根本目的。根据文档更新频率的特点可以将文档分为两类：第一类是静态文档，它在一段时间内是稳定的、长期保存的，不会做任何修改，为其他文档提供参照，例如实验室管理规章制度和岗位职责，仪器设备档案等；第二类是动态文档，它是随着实验室工作开展而产生，短时间内更新次数较多，更新频率较高，例如实验室教学和科研档案，实验室日常工作及维护档案等。

二、实验室档案管理的模式

1.传统管理模式的弊端

传统的实验室文档管理模式只注重实验室文档的管理制度和管理责任的制定，建立与管理文档都是基于手工或者电子表格登记，没有归档的意识，没有具体归档制度和文档规格加以约束，整个档案流转的工作过程也较为紊乱。部分高校委托学校的档案中心来管理实验室档案，例如，南京师范大学实施的实验室档案管理办法中提出“案卷目录表和有关材料及时送到教务处和资产处分级立卷归档保管”，其中所有档案需要统一格式“一律按照学校统一的案卷格式进行立卷归档”。至于如何保存和提取，都没有提到。很多高校都是利用FTP软件来简单管理电子文档，没有记录文档操作的历史及相关特征。有的高校购买了实验室管理软件，例如，中国人民大学、武汉大学等使用北京东方迪格软件公司的实验室管理软件来管理实验室文档。这些软件设计初衷是保存和查询实验室中的各种文档，在功能上，只提供文档查询、录入等功能，无法跟踪文档的各阶段状态，也不能区分静态文档和动态文档的管理，缺乏一套完善的文档管理工作流程。

2.国外研究现状

国外对这方面的研究已经日趋成熟，美国大学国家实验室和日本早稻田大学实验室都建立了文档的版本管理和状态管理。美国的MasterControl公司LABCORE数据实验中心最早提出了实验室文档控制、文档变更控制和修订控制的概念，并开发完成了LDMS（Laboratory Document Management System，实验室文档管理系统），系统已经实现实验文档和数据的收集，文档版本的更新，文档内容变化的对比及更新管理，文档格式的修订管理。该系统已经成功应用在剑桥大学生命科学研究院等实验中心。

3.应对措施

实验室文档管理在高校“迎评促建”工作中的价值和作用是至关重要的。因此要采取切实措施来改变国内高校实验室文档缺乏规范化管理流程的现状：制定一套完备的实验室文档管理流程；实现实验室文档版本可控制；为文档制定统一的规范；建立文档归档过程的管理；可方便地查询和共享实验室文档。

三、配置管理及其在实验室档案管理中的应用

1.配置管理的定义

配置管理全称为Configuration Management，大都应用于软件开发中，称为软件配置管理（Software Configuration Management），是指一套方法和规程，在软件开发和软件维护过程中管理软件的各种中间软件产物，如软件源代码，软件开发文档，软件实施文档等，将这些中间软件产物称为配置项。软件配置管理可以满足软件开发过程中不同角色的不同需要，支持对软件产品开发中的文档变更的一致性管理，保证整个软件生存周期中的文档的完整性和可追踪性。

2．软件配置管理的主要特点

常用的配置管理软件有 Rational ClearCase、Merant PVCS Version Manager、Microsoft Visual SourceSafe 等。 软件配置管理主要有以下几个特点：

（1）版本控制

按照一定的规则保存配置项的所有版本，避免发生版本丢失或混淆等现象，并且快速准确地查找到配置项的任何版本。配置项的状态有三种：“草稿”、“正式发布”和“正在修改”，版本控制制定了配置项状态变迁与版本号的规则。

（2）变更控制

当要修改配置项时，必须按照“申请—审批—执行变更—再评审—结束”的规则执行，这样就防止配置项被随意修改而导致混乱。

（3）过程管理

根据一定的规则及访问权限控制来管理系统中的文档。例如多个用户必须互斥地修改同一个配置项。如图1所示，两位使用者分别对配置管理系统库中的文档进行签入和签出操作，其中签出操作主要是从库中获取文件的最新版本并锁定库中该文件以防其他用户修改，如果用户本地有该文件的版本，那么用户可以选择只锁定库中该文件或从库中获取该文件并锁定该文件。签入操作主要是将本地修改好的文件覆盖库中文件。

（4）共享管理

使用系统的每位成员可以根据自己被分配的权限来查阅和下载系统中的文档，成员也可以比对系统历史库中多个文档的差异，了解文档修改的历史。

3．配置管理在实验室文档管理中的应用

配置管理的思想为解决实验室文档管理中版本一致化、文档变动、文档共享等问题提供了有益的参考。但是要发挥配置管理系统的作用，达到提高文档管理的效率与质量的目的，必须制定出文档配置管理的规范与制度，实验室文档使用者都应在遵守配置管理的规范与制度。以下将从静态文档和动态文档两种管理模式来探讨配置管理的应用方案。

（1）实验室静态文档管理流程

1）配置项的设定

实验室静态文档是在一段时间内保持稳定，长期保存，不会做任何修改，为其他文档提供参照的文档，它包括实验室管理规章制度、岗位职责、设备仪器档案等。因此可以使用文档的属性来描述这类文档，这类文档的属性包括文档的生成日期、文档编制者、归档形式（电子文档、多媒体或者纸质）、文档类别（管理文档、使用文档或模板文档）、文档版本、保存位置。还要设定一个数值为文档编号，使文档具有唯一性。这些属性及静态文档共同组成配置管理系统中的配置项，以便以后快速地查询文档。

2）静态文档的管理流程

实验室静态文档由编制者完成后交于实验室管理员，实验室管理员根据文档特点形成配置项，并存入配置系统中，以便进行版本管理。如图2所示流程就是基于配置管理的静态文档管理流程。

（2）动态文档处理流程

1）配置项的设定

实验室动态文档是随着实验室工作开展而产生，短时间内更新次数较多，更新频率较高，例如实验室教学和科研档案、实验室日常工作及维护档案等。也可以使用文档的属性来描述这类文档，这类文档的属性包括文档的生成日期，归档形式（电子文档、多媒体或者纸质），文档使用组（该文档由哪些成员使用），保存位置，文档当前状态（新建、使用中、完成归档等状态）。还要设定一个数值为文档编号，使文档具有唯一性。这些属性及动态文档共同组成配置管理系统中的配置项，以便以后快速查询。

2）动态文档的管理流程

实验室动态文档由编制者完成后交于实验室管理员，实验室管理员根据文档特点形成配置项，并签入到配置管理系统中，在配置管理系统中，该文档经过多位使用者多次签入签出后形成最终的稳定版本，最后由实验室管理员签入到配置库中。如图3所示流程就是基于配置管理的动态文档管理流程。

（3）配置管理系统中文档版本控制过程

在配置库中，用户对同一个文档（静态文档或者动态文档）进行修改操作时，必须互斥地进行。原始文件版本保存于配置管理系统库中，由用户1先签出修改，用户2也要修改该文档，那么他只能处于等待状态，直到用户1修改完毕签入系统更新该文件后，用户2才能从库中签出用户1修改后的该文件，待用户2修改完毕后再签入系统中，获得该文件最后的版本。系统会记录下文件被修改的内容、修改的时间和修改者等信息。在实验室文档管理中，实训档案记录之类的动态文档都会涉及多个用户修改同一个文件，只要遵循配置管理中文件的操作规则就可以很好地保证文件版本的一致。如图4所示的文档版本控制过程描述了用户1和用户2互斥地访问同一文档的过程。

（4）各角色的权限管理

在实验室文档管理中，需要对使用文档的用户制定相应的权限管理。而配置管理已经对用户使用配置库中的文件使用限定了权限。该权限分为功能权限和结点权限，功能权限主要包括签入功能，签出功能，新建配置项功能，删除配置项功能等；结点权限主要包括对配置项所属的结点操作权限的管理。如图5所示的配置管理中的结点树，对树中结点的增加、删除、修改及增加结点的子树都属于结点权限。因此，根据系统中使用者的使用的功能，可将这些功能组合成角色，例如，实验室管理员拥有某结点的增加、删除、修改、增加结点的子树、新建配置项、签入及签出权限。普通用户拥有对某结点文档的签入和签出权限。

四、结束语

高校实验室管理和建设是高校评估的重要组成部分，而采集、整理、归档和规范化实验管理文档是一项重要的基础性工作。经过三年的实验室文档整理及管理工作的实践证明，基于配置管理的实验室文档管理方案可以很好地解决实验室文档版本一致、归类归档、文档查询、操作的历史追溯、文档规范化和操作规范化。以配置管理的理念建立不同角色所共享的集成平台具有现实的应用前景。

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G482

B

1673-8454（2011）03-0072-04

*本文是杭州电子科技大学校级重点课题“配置管理在高校实验室档案管理中应用的研究”研究成果之一。

（编辑：隗爽）