论高校科研管理信息系统在大学评估中的应用

2011-11-07谢素萍申艳菊陈怀楚

中国教育信息化 2011年3期

关键词：评估学校管理

刘沐，谢素萍，申艳菊，陈怀楚

（1.清华大学科研院，北京 100084；2.清华大学计算机与信息管理中心，北京 100084）

论高校科研管理信息系统在大学评估中的应用

刘沐1，谢素萍2，申艳菊1，陈怀楚2

（1.清华大学科研院，北京 100084；2.清华大学计算机与信息管理中心，北京 100084）

随着近年来科研管理部门工作量和责任的与日俱增，科研管理信息系统成为目前高校科研管理的一个重要手段。本文从高校科研管理信息系统的组织构成、结构关系、系统用户、系统数据四个方面进行深入分析，探讨如何利用信息系统资源为大学评估工作提供数据保障，并根据高校科研管理工作的实际特点提出相应的数据保障方案。

科研管理信息系统；数据；大学评估

一、大学评估的现状

教育评估是在现代教育制度下实施的国家政府对大学质量监控的一种手段，是保证高等教育质量不断提高的一项有利措施。20世纪80年代中期我国开始高等教育评估工作，1990年国家发布《普通高等学校教育评估暂行规定》，从1994年起我国开始有计划、有组织地实施普通高等学校评估工作。2004年教育部高等教育教学评估中心成立，这标志着我国高等教育的评估工作开始朝着规范化、科学化、制度化和专业化方向迈进。

十多年来教育评估在提高高校教育质量、完善教学管理、改进校风学风、加强师资队伍、提高人才培养质量和水平等方面起到了积极作用，在评估工作的推动下，高校办学条件得到改善。

1.评估机构

中国高校的教育评估是一项官方的、综合性的、比较全面的水平性评估，这是一种由政府主导、大面积、轮回式的评估方式。由教育部统一领导，高等教育教学评估中心组织实施五年一轮的评估制度。高校的地方评估由各省、自治区、直辖市教育厅领导和教育部专家进行抽查评估。这是一套由国家、地方、高校三者组成的立体化的教育教学评估体系。

2.评估方式

我国普通高校的教育评估主要包括三种形式：合格评估、办学水平评估、选优评估。（1）对新建普通高等院校的基本办学条件和基本教育质量进行评估，称为合格评估。《普通高等学校设置暂行条例》是办学条件的依据，《中华人民共和国学位条例》是拥有学位授予权的依据。（2）办学水平评估是对已经通过合格评估的学校进行的经常性评估，分为综合评估和专业课程等教育工作的单项评估，这种评估通常四至五年进行一次。（3）选优评估是在高校间进行的评优选先的活动，一般来讲分为省级优秀和国家级优秀。

3.评估程序

通常大学的评估从程序上可分为三个阶段:学校自评、专家组进校考察、学校整改。（1）自评阶段是指高校总结自身、发现不足、准备整理评估材料的阶段，这是整个评估工作的基础。（2）进校考察阶段包括专家组听取学校工作报告、校方解答专家组提出问题、专家组审阅评估材料、讨论评议考察情况并把考察意见反馈给学校。（3）整改阶段就是指学校根据专家组提出的问题和整改意见，制定整改计划并报上级部门，有针对性地进行整改。

4.存在问题

从目前开展评估工作来看，其对改善办学条件、加强师资队伍建设、强化管理水平、深化改革意识、全面提高办学质量等方面都有一定的成效，但在实施操作过程中存在一些问题。（1）由于评估结果关系到大学的声望和发展前途，并直接与国家的经费支持政策相挂钩，有的还与年度招生资格及数额挂钩，这使得很多学校不惜一切保证评估过关，有的学校甚至提出“一切为了评估”、“全力以赴迎接评估”的口号，在人力、物力、财力上投入过大。（2）为了顺利通过评估或者取得好成绩，有的学校急功近利，出现了在评估过程中歪曲材料数据、弄虚作假的现象。（3）需要评估检查的内容太多，教学评估、学科评估、“211”评估、“985”评估、重点实验室评估、基地评估、项目立项评估等，一年到头评估检查不断，学校和教师精力有限难以招架。

二、高校科研管理信息系统概述

我国大学评估的意义在于进一步加强国家对高等学校的宏观管理与指导，促使各级教育主管部门重视和支持高等学校工作，加大教育投入，改善办学条件，加强师资队伍建设，深化教育改革，不断提高教育质量和办学效益。大学评估很有意义也非常必要，那怎么做才能既实施检查监管又不浪费精力重复劳动？怎么做才能把日常的学校管理工作与国家的定期评估结合？怎么做才能让我们既能踏踏实实地面对工作又能从从容容地面对评估？

近几年来高校科研管理部门的工作量和责任与日俱增，越来越多地肩负着科学研究、科技攻关、科技成果转化等多项重任。随着计算机和现代信息技术迅猛发展，运用信息网络技术提高科研管理水平，促进科研管理决策科学化成了高校科研管理的必然趋势。目前很多高校已经开始探索和建立不同层次、不同规模的科研管理信息系统，作为一种信息量巨大的资源，科研管理信息系统可以成为我们应对大学评估的一种新的尝试和探索。

1.组织构成

高校科研管理信息系统是一套完整的全校性科研管理平台，能够对相关数据进行收集、传递、存储、加工、维护、使用，其目的是为了实现学校科研管理办公自动化和信息化，把统计数据转化为对学校工作具有指导价值的信息资源，为高校的科研管理部门、校领导以及广大师生提供高层次的管理手段，提高管理质量，辅助学校决策，全面推进完成高校教学科研任务。

科研管理信息系统包括五大模块：办公信息、科研管理、决策支持、科研协同、系统管理。它下设的15个子系统分别是：科研办公网、科研对外网、科研人员系统、项目管理系统、机构管理系统、成果管理系统、论文管理系统、奖励管理系统、专利管理系统、成果转化系统、统计报表系统、综合查询系统、学术活动系统、科研协同平台、后台管理系统。系统结构如图1所示。

2.结构关系

科研管理信息系统是一个有机整体，其下子系统相互依存、相互作用，同时与学校人事、财务、教务、设备、图书馆等多个单位和部门进行数据交换和共享更新，并按照编码标准体系和运行管理规定共同存在于学校的网络通讯环境之下。其系统关系如图2所示。

3.系统用户

科研管理信息系统面对全校所有教师，拥有几万名普通用户（教师/学生）和上百名管理用户。这些用户按类别分为五大类：普通用户、院系级管理用户、校级管理用户、校领导用户、系统管理员。如下表所示。

表系统用户类别

4.系统数据

我国大学评估涉及的一级指标和二级指标在科研管理信息系统中均有体现，在系统中数据呈现出直接或间接、显性或隐性的相互关联关系。科研管理信息系统对评估中常常用到的关键评估要素提供相应的数据支撑，如学科建设、研究水平、学术队伍、标志成果、人才培养、学术交流、条件平台等。例如，每一条科研项目的信息就包含项目基本信息、经费信息、研究人员、协作方、委托单位、统计、附件备注等七类信息，每一类又包含十多个子信息，也就是说每一条科研项目附带着几十条相关信息。从系统我们能够掌握项目运行和经费使用的现状，能查询检索某个时期内某项计划的进展完成情况；能了解项目进展历史，了解后续产生论文、奖励、专利、成果转化等学科发展脉络和其他隐性信息；能看到从事研究的团队成员情况，精确掌握参与人员的数量、年龄结构、职称结构、学历结构、科研工作量等各种数据；能以个人为维度调出某个教师名下的所有项目、经费、成果、论文、专利等信息用于人才评估；能从项目的合同数据、成果转化数据看出学校与地方政府和企业合作的深度和广度。科研管理信息系统与高校评估指标关系如图3所示。

三、高校科研管理信息系统为大学评估提供数据保障

1.提供全集数据，避免重复劳动

现在评估太多太杂、缺乏总体设计，相同内容重复检查、交叉检查，不计成本、不惜人力，以全校之力迎接评估的方式既干扰了学校正常的教学秩序，又造成了现有办学资源的极大浪费。科研管理信息系统不仅能够提供全面详实的数据和动态信息，还能够提供各种文件、资料、合同、进展报告等的下载功能和统计报表生成功能，大大节省了人力财力，减少评估准备时间，避免重复性劳动。

2.提供过程数据，获取全息图像

科研信息系统是体现科研全过程管理的重要手段，系统使得管理部门能够监控、管理整个科研过程，保证科研工作始终运转于最佳状态，为科研发展提供优质服务。科研信息系统能够提供过程数据，把看似孤立的信息组织起来形成“全息图像”，可以较为便利地进行深层原因的剖析，在整体背景下发现问题、做出判断。在学校自评阶段管理部门可以通过系统对立项、实施、结题、鉴定、报奖等整个过程进行全面监督检查，从全局的视角来分析问题、抓住关键因素、及时反馈信息、有效调控资源。在专家组进校考察阶段专家也可以根据各自分工，利用系统数据从宏观、中观和微观各个层面进行研究分析、检查评估。

3.提供真实数据，防止弄虚作假

科研信息系统能够提供真实的数据，客观真实、全面准确地展示学校科技发展态势，反映高校科技基本状况和优势特色，包括科技基础条件、科技投入、科技产出、科技对经济和社会发展的贡献等。来源于日常管理工作的第一手数据可以有效地防止弄虚作假的情况，满足新时期高校评估对数据材料提出的真实性、准确性的服务要求，为学校和专家组提供可靠、有力的科学决策评估依据，充分发挥出评估的咨询、监督和预测功能。

4.提供快捷查询，应对检查需求

随着国家经济快速发展，高校出现项目来源越来越广、项目经费越来越高、项目研究周期越来越长、学校管理过程中不确定因素越来越多等新态势，学校要更多地借助网络和信息技术来应对这些难题和挑战。例如：在人工管理条件时，由于项目信息存储秩序化程度低，不能实现对科研项目经费到款和进展情况的全程跟踪和动态管理。在科研信息系统建成后，项目信息以标准化形式进行存储，这使得动态性管理和经常性管理成为可能。系统就能为学校和专家组提供全面便捷的查询和精确的搜索，及时提供所需信息和最新数据，提高对评估工作的信息支持能力，缩短检查周期。

5.提供常态自查，做好平时工作

教育评估具有约束管理、控制监督、促进激励等服务功能，国家对高校进行周期性的评估，根本目的是为了保证教育质量、促进高校自身的发展。教学评估明确指出“以评促改，以评促建，评建结合，重在建设”。因此高校要做好平时的工作，注重实施自我评估检查，建成一套周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制。科研信息系统可以按照国家评估标准制定出一套自我检查、对照评估的动态系统，为高校日常管理运作提供质量上的监控与保证，把“要我评估”转变成“我要评估”，把被动达标转变成自主发展，这种周期性的自评机制能够成为学校发展的自我驱动力。