高校档案信息管理系统建设

郑州轻工业学院人事处 林晓云

高校档案信息管理系统建设

郑州轻工业学院人事处 林晓云

高校档案信息管理是一个集教学、科研、党政管理、财务审计等众多门类为一体的综合性档案系统。作为重要的档案信息资源，高校档案信息管理在我国的教育事业中起着至关重要的作用。随着计算机技术的发展，网络已经深入到社会的各个角落，带动着经济、文化、教育的快速发展，给人们的生活、学习和工作带来了很大的方便。高校档案信息管理也应该适应网络化这个大环境，积极迎接新挑战，变传统信息管理模式为现代化新型信息管理模式，积极采用现代化手段，努力提高档案信息的利用率。

一、高校档案信息数字化、网络化是时代发展的要求

1.高校档案信息数字化、网络化便于信息的查阅和使用。现代化的高校档案管理系统可以让使用者不受时间、空间的限制，在任何时间和地点通过一台电脑即可查阅自己所需要的信息，使档案信息及时归档，便于利用，使档案信息所属人能及时了解自己的相关信息。

2.高校档案信息数字化、网络化是提高档案信息管理效率的有效手段。高校管理对象多，且具有一定的流动性，比如学生入学和毕业，教职工的引进和调离等。要想准确统计、动态了解这些情况，按照传统的操作方法不仅程序十分琐碎，操作起来工作量大，而且容易出错。而通过网上计算机管理的数字化档案信息就能随时准确地输入、修改、调用相关资料信息。

3.高校档案信息数字化、网络化在一定程度上衡量着一个国家或地区现代化程度的高低。高校档案信息虽说是个人学习和工作的原始记录，表面看来一切权限都归个人所有，但实际上我国《档案法》严格规定：人事档案隶属国家，是国家信息资源的一大组成部分。每位职工的档案信息都是和自身的利益联系在一起的，比如干部的选拔、工资晋级、职称评定、工人技术考核、养老保险办理、教职工离退休手续办理等，可以看出，档案是国家掌握的最权威的个人信息材料。档案信息数字化、网络化是时代发展的必然要求，并且在一定程度上衡量着一个国家或地区现代化程度的高低。

二、建立现代化高校档案信息管理的步骤

现代化高校档案信息管理系统的建立需要具备一定的经济基础和人力资源基础，且应该以新系统的开发和使用为建立系统的核心任务。具体步骤主要包括以下几个方面。

1.高校档案管理系统需求分析和数据准备。档案管理系统需求分析是高校档案管理系统开发的第一步，也是至关重要的一步。软件系统开发人员在这一过程中起着非常重要的作用，他们需要全方位地了解整个人事档案工作的流程。同时，档案管理人员应与软件开发人员积极配合，把软件需要实现的各项功能详细、认真地讲解给软件开发人员。在已有数据被导入系统之前，档案管理人员需要对这些数据进行认真地整理。人事处的已有数据库主要包括教职工的基本信息和人事档案归档信息，因此需要档案管理人员采集人事基本信息和人事档案归档信息中的数据并进行整理。

2.档案信息管理人员的培训和系统的试运行。首先，在完成基本的档案管理系统编码后，档案信息管理人员就要把修改整理后的原始数据按照软件开发人员的要求录入新的档案管理系统中。其次，需要对档案信息管理人员进行新系统的使用培训，以使他们充分认识和了解整个系统操作过程中的相关注意事项，便于今后的实际操作。最后，对整个档案管理系统进行试运行。这一过程需要有软件开发人员的指导和配合，使档案信息管理人员对系统的工作流程有一个更加全面深入地了解，并基本上掌握整个系统的具体操作方法，以减少今后操作过程中出现的问题。

3.系统的正式完善和运行。任何系统的建立都不可能完美无缺，在试运行的过程中肯定会出现一些预先没考虑周全或者设计不合理等方面的问题，这就需要档案管理人员及时反馈问题并配合软件开发人员对系统做进一步地维修和完善。在试运行一段时间后，没有出现问题就可以开始正式的系统运行。在做好后期的维护和升级工作的同时，还要根据实际工作情况在使用过程中对系统进行调整和改善，使系统更加完善，为档案管理工作发挥更大的作用，使档案管理工作高效、快捷、顺利地进行。

三、建立高校档案信息系统需要注意的问题

1.要结合高校数字化、网络化、现代化建设进行档案管理系统的开发。高校的人事档案管理系统虽说可以独立开发，但在数字化、网络化普及加快的今天，如果结合高校信息化建设的总体布局来开发将会使档案管理系统更加完善。它可以使人事档案管理业务充分结合高校人事管理工作流程，更好地保证人事信息的准确性和完整性，大大提高工作效率，避免相关数据的重复录入。

2.利用高校人事部门现有的资源进行档案数字化、网络化建设。高校人事部门的现有资源包括资金、系统数据和工作人员等，其中系统数据和工作人员是整个档案管理工作中至关重要的因素，需要不断加以整合和充分利用。高校人事处一般包括教职工的基本信息、师资、劳资等，新的人事档案信息系统开发后要将这些信息整合进来，此时档案管理系统就可以充分把这些数据利用起来。在整个档案管理系统的开发过程中需要大量的人力，如果仅依靠管理人员是无法完成的，这就需要把人事部门的现有人员调动起来，使他们发挥自己的特长，在系统开发中承担起一定任务，高效、高质量地完成人事档案管理系统的建设。

3.注意人事档案管理系统数据的保密性和安全性。首先，现代化的网络技术为档案工作提供了高效、快捷的管理方式，同时也带来了一定的安全隐患。因此，在档案数字化、网络化建设中，既要有一套科学、规范的规章制度来保证人事档案的安全，还要对用户的管理实施一定的权限，建立一套严格的用户管理机制。其次，现在一些高校在进行档案管理时缺乏一定的安全意识，任何由于个人的疏忽而造成人事信息的丢失或泄漏都会给档案管理工作造成极大的损失。所以，对高校档案管理人员进行档案工作安全性教育是高校人事部门领导的职责所在，也是必须加以实施的重要工作，使管理人员在工作中不断提高安全意识。第三，在管理中还应该对高校人事档案管理的相关政策加以系统研究，运用好计算机的加密保护功能，对数据库进行加密，进一步巩固人事档案资料的安全性。最后，电子档案的管理在保护环境和手段上都有一定的要求，因此，档案管理人员要做好防护工作，预防病毒侵入，切实加强人事档案资料的保密性、安全性研究，最好对现有档案进行电子备份，确保档案资料的安全和完整。

4.强化人事档案管理的法规建设，提高档案管理人员的专业素质。首先，一定的法律法规能协调管理部门与形成档案的个人之间的关系，保证档案管理工作的顺利进行。只有在相应的法律法规的保护下，人事档案的数字化、网络化建设才能安全顺利地进行。因此，高校应建立健全人事档案管理工作规章制度，使人事档案管理工作有章可循。其次，人事档案管理人员是信息化建设的关键因素，其专业素质的提高是信息化建设的关键所在。这就需要高校建立一支熟悉档案管理工作流程，人员稳定、专业素质过硬的档案工作队伍。管理人员不仅要精通档案管理专业知识，还应该不断拓展自己的知识面，熟练掌握档案管理理论和其他相关知识以及计算机操作技能，甚至还要具备较高的英语水平等，从各个方面不断提高自身的综合素质。总之，信息时代对高校档案管理人员提出了更高的要求，只有档案管理人员素质不断提高，才能让档案管理工作高效、快捷、顺利地进行，实现质的飞跃。

综上，现代化的人事档案管理模式是高校教育发展的必然趋势，但人事档案基础工作也不能有丝毫松懈。制度的不断完善、内容的适时更新、服务质量的提高都要达到科学化、规范化标准。而现存的纸质档案是最真实、最永久、最具法律效应的真凭实据，每个档案管理者及每一位档案拥有者都要珍视。只有建设好现代化的高校档案信息管理系统，才能使高校的发展跟上现代化的步伐，为高校的繁荣发展提供服务。