浅谈机电安装工程施工成本管理信息化

2011-10-26刘艳梅中国水利水电第二工程局有限公司

中国科技信息 2011年16期

关键词：职能机电管理系统

刘艳梅中国水利水电第二工程局有限公司

浅谈机电安装工程施工成本管理信息化

刘艳梅中国水利水电第二工程局有限公司

结合机电安装工程施工成本管理的实践经验，对机电安装工程施工成本管理全过程的分析研究，将整个管理过程分析解成为相对独立而又相互联系的工作职能模块，并对各模

块的功能和成本信息进行定义和有机地链接，形成一套机电安装工程施工成本管理系统。

机电安装工程；施工成本；信息化管理

引文

由于机电安装工程在目前的项目管理中，大部分附属于建筑工程项目进行管理，无论是在项目管理还是在成本管理方面都没有放在重要的位置。但是随着机电技术的不断发展，机电安装工程的系统不断扩展，系统越来越复杂，造价越来越高，管理难度也越来越大，对安装与物流过程中信息追溯与管理的要求与日俱增。

由于机电安装工程具有与建筑工程不同的特点，专业内容多、系统复杂、成本构成复杂，造成成本控制难度加大，同时又因为机电安装工程的特殊性，其成本空间和利润空间亦相对较大，所以有必要对机电安装工程的成本管理进行系统化的研究。

1 成本管理系统信息化的建立

安装工程的成本管理是一个非常复杂的过程，由于长期传统管理模式的影响，要实施信息化系统管理，需要一个过程，否则很容易半途而废。在管理实施过程中，一种新的管理模式往往存在两面性，即先进性和复杂性。在成本管理系统中，传统的管理模式较为简单，主要依靠成熟的经验和得力人员的管理，不须对数据进行大量的分析，有时候效率很高，在一些规模较小的企业中，有其适用的环境，但是随着企业的发展，工程项目的不断增多，成本的管理就很难保持控制的水平，漏洞很多。

1.1 成本管理过程分析

成本管理系统分析是管理系统建立的基础，是系统实施的最基本的过程。施工企业根据目前的管理状况，对安装工程施工成本管理的全过程进行分析，对管理过程进行职能分解，分析各职能的作业过程、职能之间的关系、作业过程中存在的问题、解决方法等。

在机电安装工程中，成本作业的职能包括了预算管理职能、计划管理职能、采购管理职能、施工管理职能、仓库管理职能、结算管理职能、成本分析职能、成本控制职能、成本决策职能。

预算管理中普遍存在的问题是：工程量计算不准确，多算或漏算；材料设备的价格不准确，造成套价过高或过低；分项工程套价错误。成本计划管理中存在的问题是：设定的目标不符合实际，目标太高或太低。采购管理中存在的问题：采购管理是安装工程中最重要的管理职能，也是最容易失控的过程，主要问题是采购的价格和质量，采购价格比合理价格高或以次充好，采购人员与供应商互相串通等。施工管理中存在的问题：虚报完成工程量和安装费用、材料耗量大等问题。仓库管理中存在的问题：材料进库管理不严，造成进库量大于实际量，材料领用管理不严，造成材料流失。结算管理中存在的问题：结算工程量少于实际完成工程量，材料价格低于采购价格。

1.2 成本管理系统信息化结构

安装工程的成本管理系统信息化结构包括硬件系统和软件系统两部分，硬件系统是指为实现计算机管理而设计的设备系统，软件系统是指为实现计算机管理而设计的计算机管理程序系统，这两个系统构成完整的管理系统，它们之间相互依存，缺一不可。所以要建立成本管理系统的信息化结构，就应建立计算机硬件结构和计算机软件结构，二种结构要相互配套和相互适应。

1.2.1 管理系统硬件结构

计算机设备和通用INTERNET网络构成本系统的硬件系统，其中计算机设备包括：服务器总站、数据集中存储设备、进行管理系统各项目及职能操作的末端工作站、输出设备等，所有工作站通过互联网与系统服务总站连接，实现远程数据传输和处理，如图1所示。

图1 计算机网络结构图

1.2.2 管理系统软件结构

管理系统软件是成本管理系统信息化的核心，也是系统信息化过程的主要内容，实际上系统信息化的设计主要是指计算机软件的设计。

由于管理系统具有层次性的结构，特别是安装工程管理系统，以工程项目为研究对象，设计统一的管理结构模型，对不同的工程项目从预算开始到工程结算完成，都可以相对独立的进行成本管理，新项目可以在管理系统的平台上方便地建立一个初始化的管理系统。管理系统总的结构可以分为成本管理系统总台、项目成本管理系统两部分，项目成本管理系统又按专业进行划分，分为电气安装工程、给排水工程、弱电工程、通风空调工程、热能动力工程、工艺设备安装工程等，在专业划分中还要预留专业再细分的结构空间，如电气工程还可以划分为动力照明工程、防雷接地工程、高压配电工程、低压配电工程等管理模块。

安装工程成本管理系统软件结构按总系统划分可分为：系统管理模块和项目成本管理模块；项目成本管理模块按成本管理职能划分为：预算管理模块、成本计划模块、采购模块、施工管理模块、仓库管理模块、资金管理模块、工程结算模块、成本分析模块、成本控制模块、成本考核模块、成本决策模块；各职能模块按专业划分和部位划分进行管理。

1.3 系统管理模块功能及数据流程

系统管理模块是整个成本管理系统的管理平台，对整个管理系统进行管理、协调、分配和技术支持。它的功能包括建立项目管理目录、新建项目管理模块、职能分配、系统设置、所有成本数据的存储管理、项目数据的调入等。

（1）建立项目管理文档目录：由于管理系统需要管理很多的安装工程项目，为了方便进入项目成本管理系统，必须建立以项目名称为内容的管理文档目录，选择项目名称即可以进入某一项目的管理系统。不同类型的文档将有不同的生命周期，譬如设计—校对—审核—发放等。不同的状态所对应的修改的权限和流程不尽相同，如图2所示。

图2 项目管理文档成熟度控制

（2）新建项目管理模块：当有新的工程项目需要实施前，须建立一个新的项目管理模块，项目管理模块包含整个项目成本管理系统的程序模块和数据初始模块，形成某一项目相对独立运作的成本管理系统。

（3）职能分配：对项目模块的职能模块按项目职能岗位和人员进行权限分配和操作码设置，只有拥有相应权限的人员才能进入相应的职能模块进行操作。

（4）系统设置：对系统的一些特殊功能进行设置，如文件收阅提示、报表上报提示、成本超标报警示等进行设置。

（5）项目模块数据存储：定期将项目成本系统的所有数据进行自动备份存贮到后台存贮设备中，如硬盘阵列。

（6）数据调入：必要时将备份的数据调入到项目模块。

（7）数据流程：系统管理的数据输入包括项目建立的输入信息、系统设置的信息、项目发生的信息等，数据输出包括项目信息的整体输出存贮、打印等。

2 机电安装工程施工流程及成本管理系统

2.1 工作流程管理

机电安装工程施工工作流程管理提供了自动处理其业务与产品的独特业务流程的功能，能够将业务与产品开发、文档签审、工程变更、数据归档/发放等相关业务流程用电子化的方式实现。2.1.1流程定义

图形化的工作流程编辑器，通过编辑器建立工作流程模板。可以通过该工具描述各阶段获得的设计管理流程，在确认后使这些流程生效，这样就完成了协同工程设计目标流程在软硬件系统平台中的描述问题。

2.1.2 流程/工具/信息/人员的结合（流程自动化）

在通过工作流程平台描述目标流程后，就可以将工作流程初始化过程建立成工作流程项目。通过这种方式可以将任务自动分发到参与人员的工作列表和电子邮件中，实现流程的自动化，从而最大限度地提高流程的效率。

2.1.3 流程进度管理

工作流程管理员可以用平台提供的图形方式，监视和管理正在进行的工作流程，并能审查已经完成的或人为中止的过程，以及工作流程和活动的详细信息，可以指明某个活动当前的状态，它什么时候开始、什么时候结束、它的时间段，参与人员以及变化值。可以加快、跳过、暂停和恢复、或者中止某些过程的活动。将实际的任务进度采用图示的方式进行直观地显示，简化业务主管工作人员的使用。

2.2 产品结构管理系统

产品结构管理工具使用了一种动态、全描述性的产品结构，来表示所有可能的配置。并在给定一种包括产品视图、生命周期状态、日期或批次等相关参数的配置说明后，用户就可以随时计算出简单的物料清单，这个清单表示一个产品部件的特定配置。

传统的产品数据管理通常是将图号等同于零件号。而在本文的管理系统中，已经将图号（零件号）表述成一个逻辑的概念，产品的总成、组件或零件都有唯一的零件号（传统意义上的图号）。该零件号具有不同的版本。而且能够关联一份或者多份图纸、设计规范、工艺信息等。因此，在应用工作流程系统后，必须应该从观念上改变对传统的图号的理解。

2.3 产品变更管理系统

工程中有关产品信息的变更是否能够控制，很大程度上直接反映在产品的质量和成本上，通常情况下变更的范围无法确定，零件互换和配套更改无法实现，工程师总是通过设计新零件来处理产品生产、使用工程中产生的问题，更改通知不及时，尤其是涉及供应商的提供的产品，造成误工、重复设计或采购，使得产品的综合成本无法控制。图3是信息管理系统的产品变更成本模型。

图3 产品变更成本模型

由于管理系统所维护的产品模型可以确定产品零部件之间的借用关系，所以可以评估变更影响，提供一个完整的产品变更解决方案。同时，使用强大的版本控制和工作流管理功能，根据企业或行业标准对变更问题的描述、变更单成立、执行变更、变更发布有续控制，保证变更的正确性、及时性和完成性。

3 成本管理系统的确立、更新与运行

3.1 成本管理系统说明书的编制

在计算机程序设计之前，实施单位必须进行设计说明书的编制，明确系统管理系统模型、系统管理模块的功能、功能关系、数据传输流程、数据传输方式等。说明书的编制应该充分体现管理系统的意图和管理思路，力求使计算机系统设计人员能够充分理解系统设计的内容和管理方法。

系统设计说明书编制完成后可以找专业计算机系统设计单位进行计算机系统的设计，设计人员对设计说明书进行分析和理解，并与实施单位进行不断的交流，使系统更加完善和明晰。计算机系统的设计按如下阶段进行：初步设计阶段、系统模块程序设计阶段、系统集成阶段和系统完成阶段。初步设计阶段是对系统结构、功能模块、数据模块进行设计，系统是由各种相对独立、同时又是相互联系的功能组成，系统集成是将各模块进行有机的连接，形成完整的计算机程序系统。计算机程序完成后，进入计算机系统的调试，确保系统在实施时的可靠运行。

3.2 成本管理系统采购方案与成本核算

3.2.1 成本管理系统的采购方案

成本管理系统中采购方案的实现和确定：

(1) 发货：物料撤回过账意味着仓库库存数量与价值的减少。有一些不同的发货处理可以执行时，就直接向成本中心发货，向内部订单发货，向废料发货等等。

(2) 库存调拨：在公司内，货物运动不仅以接货与发货的形式出现。内部库存调拨也可能很必要，而这会以工厂、储存地道储存地的移动、或从一个库存类型比如上锁的、无限制的到另一个库存类型等的形式出现。

(3) 物料规划：系统将把可用仓库库存与物料主记录中的再订购水平进行比较。如果可用库存低于再订购水平，就会产生一个订购建议。

(4) 库存盘点：可以定期进行一次库存清点，这包括创建一个实际库存存货目录凭证，输入清点结果，然后将库存登记差额过账。周期性清点：在一个财年中实际的库存存货登记定期清点。

(5) 不同企业间采购：跨越企业边界运转得很好的组织或系统享有一个很可观的竞争优势，由于企业规则和管理方式的不断变化，每个企业的整个供应链（从原材料到成品，从库存到财务会计）都深受影响。所以，成本管理系统的数据存储在物料与客户主记录中，它们会按照订单生成时间记入，或者这些信息可被直接输入。

3.2.2 成本管理系统的成本核算

成本管理系统的产品成本核算需要将生产物料用物料出票和程序进行计算，还要允许对非直接成本进行分配和恢复，发生的实际成本对照着每个生产订单进行记录，可进行实际成本与计划成本的对照分析，差额分解成细目做更详尽的检查。成本管理系统可以采用以下方式实现成本控制：

(1) 计划模式：采用长期模拟计划，即由年度销售计划触发大宗原材料的采购计划。

(2) 库存控制：企业为了控制吊滞物品库存，完全采用按销售订单需求来组织生产与采购，同时达到零库存管理和对成本的有限控制与跟踪的目的。