物资公司应参与施工企业直管项目管理

邱道展

在企业经营活动中物资管理是企业全面标准化管理中的一个核心问题之一，现场物资管理标准化往往是施工企业标准化的一个标尺。因此项目物资管理尤为重要，不仅是管理方面的“塑形”需要，更重要的是可以通过好的管理节约项目物资采供成本。

一、从源头上渗入工程项目，帮忙抓好物资招投标组织、规章制度建立、管理人员的配备和组织机构的设置

物设部门是施工企业项目部中最为重要的部门之一。作为独立核算的项目部，抓好项目施工安全优质工作的同时，如何实现降低成本、增加盈利空间也是其考究的重要内容，而项目物设人员的管理水平、业务素质将起到重要作用。目前随着公司的快速发展，各类管理人才尤其是物资管理人才的短缺已是各企业最为突出的矛盾之一，在新开项目中各类物资进场的无组织、无计划性尤为严重，以致常常导致工地停工待料，小到影响项目施工进度，大到严重影响了施工企业的信誉。在这样的情势下，如何发挥物资公司参与项目物资供应乃至管理的作用，已经摆在各级领导的重要日程上。物资公司作为多年的物资供应单位有各类经验丰富的物资管理人才，这样就可以很好的弥补目前各项目物资人才短缺的情况。因此物资公司要趁项目筹备之际，主动渗透到项目的物资管理筹备之中，输出各类人才（包括建立工地材料厂、项目物资管理委托代管等等），为项目部做好物资采供前提准备工作，包括从源头上帮助甲方组织物资招投标工作、制定各项物资管理制度、以专业的市场角度参与物资采购计划的梳理、批量采购建议等等。从项目一进点就全程跟踪项目物资的统筹供应管理，这必将为物资公司了解项目运转模式，把握物资供应动向赢得先机。为物资公司是否进入该项目，如何进入该项目物资领域，如何组建专项物资管理团队等提供良好的决策依据，也就让物资公司可以在投标的时候做到有的放矢。

二、以第三方角色定位，客观、公正融入项目物资管理过程控制

1.融入项目物资统筹采供管理工作，做到货比三家，阳光采购。施工企业的物资采购工作是物资管理的前提，起着先驱的作用，采购活动属于物流活动的一部分，而物流作为第三利润源泉，物资公司恰恰是铁路物资企业的第三方物流，在铁路物资采购供应管理中起着举足轻重的地位。一般来说施工企业物资管理工作的基本任务是根据施工、生产任务的需要，按质、按量、按时、齐备地组织物资供应，保证施工生产建设的顺利进行，其核心任务就是购进物资，但又不是简单的“买”。其工作的内涵已融入了供应链管理和资源的整合当中。物资采购工作是物资管理工作的前提和关键，是最重要的一环之一。如何评价供应商、建立战略协作关系、实现过程控制等等都是物资采购必须考虑的重要内容。为了减少采购中出现的问题，避免随意性及各项目之间的各自自主招标引来的系统内物资采购的资源优势的弱化，中国中铁加强了大宗材料采购的控制。例如，在2008年大包线的道岔供应中，由于供需矛盾的突出，当年国内道岔生产商宝鸡桥梁厂、山海关桥梁厂的道岔生产已经排完了年度订单生产计划，而此时恰逢我局开拓呼和局市场的关键时刻，大包线的正常施工容不得半点马虎，即道岔必须及时齐备地满足现场需求，物资公司在局召开生产动员大会之后连夜奔赴厂家，通过摆关系、讲困难，蹲点驻守厂家，陪厂方人员按时上下班，每天下车间查库存、查生产进度等等，硬是靠诚心和毅力打动了厂家，迫使厂家在不影响其它客户的正常需求情况下，调整发货进度，匀给了物资公司前期开工所需的几组道岔，确保了按时开工。在此之后物资公司也是通过和别的客户打需求时间差，当年成功地保证了200余组的道岔供应，创了西铁工程公司道岔供应历史记录。所以在采购活动中，供应链管理尤为重要，采购工作这不仅考验的是一个材料员的业务水平，更重要的是考量物资公司经营的信念及企业价值观，即关键时刻能顾全大局，能打硬仗，敢打硬仗，及时齐备满足工地用料需求，这样才能实现双赢。在物资采购过程中，材料的质量是物资采购人员所考虑的最重要因素，在质量保证的前提下，才能考虑物资供应的及时性及售后服务等，因此物资公司作为相对独立于项目部的一个单位，参与到项目物资管理当中应该能做到物资采购质量监控上的客观、公正。而且由于物资公司作为独立于项目的第三方物资管理协管方，能避免一些项目领导的权力寻租现象，搞物资采购的一言堂，脱离财务部门的监督管理，直接与供货商进行单线联系，然后把购进的工程物资绕过物资部门的验收，直接运输到工程施工现场，最终导致企业利润的暗巷流失，并且也给财务决算带来相当大的困难。另外物资公司作为专业的铁路物流企业，有其市场运作的专业性，在施工物资出现价格重大变化的情况时，能快速做出反应，妥善平衡材料涨价与停工待料之间的矛盾，最大程度保证项目部的利益。所以物资公司在项目物资采供管理工作上的介入，有利于将项目物资工作做得更标准、精细、透明、公平公正。

2.协助做好材料盘点和核算，加强过程控制，及时修正偏差行为。往往，在物资管理活动中会出现这样那样的偏差行为，包括材料的计划与消耗的不对等，库存的管理与控制与实际脱节等等，因此为了准确掌握项目现场材料收发存以及项目经营状况、资金使用效率等重要经营活动效果，有必要定期对材料进行核算。而实际工作中材料的核算管理过程控制往往成为了走过场。废弃料多、杂、乱，物料计划超失严重，是目前普遍存在的问题，仅靠项目物资管理人员是难以克服目前存在问题的。而物资公司作为物资管理的主力军，作为第三方管理角色，协助项目抓好材料消耗核算工作是其参与项目物资管理的重要职责。具体来说物资公司严格按铁道部铁路物资管理规程应协助项目部成立材料盘点小组，物设、财务部、计合部共同参与，每月20日，材料盘点小组都应深入拌合站和施工现场，全面清查库存材料，做好物资采购、消耗的过程管理控制，避免超材料计划的混乱，既有利于发挥资金效用的最大化，也能避免材料积压带来的不良损失。

三、按三标一体系要求，协助抓好项目物资内业管理

在物资管理中，内业资料以及账务处理贯穿着整个物资管理的全部过程，内业资料直接能体现出一个项目物资管理的好坏，材料分类不明，业务处理不清，帐物不符，不能准确及时反映成本，更有甚者物资内业台帐是施工企业信誉评价的重要尺度之一，因此项目物资内业管理也颇为重要。而由于项目物资人员的短缺及业务水平的限制，物资公司凭着在物资标准化管理方面丰富的经验，因此有着广阔的参与平台。在现如今项目推行物资管理标准化建设的情况下，由物资公司参与项目物资内业管理，能起到良好的引导作用。

1.协助制定项目物资管理规范，及各种管理规章制度。具体到物资各类台帐、报表等等帐、卡、表，标识的统一规范、科学标准，这样有利于内业工作的开展，更有利于系统内各项目物资管理考核尺度的统一及企业形象的推广。

2.抓好项目现场物资管理人员的培训工作。有的项目物资内业管理混乱，很重要的原因是不知道该用什么样的单据来处理问题，原始单据如过磅单、检尺单、领收料单、签认单等单据及计量标准不统一，各项目各自为战，混乱不堪，有的现场收料员随意在票据上签字，凭证杂乱无章、千奇百怪，这样容易造成对账不明、统计有误，结算不准。因此，介入项目物资管理，内业管理的统一、规范是物资公司的重要着手点。印制具有企业标识的相关票据，现场辅导相关人员具体操作，增强可追溯性管理要求，做到各类物资书面材料管理的标准化、精细化等等是重要目标之一。

3.融入项目一体化管理，主动联系其他部门共同做好物资管理工作。工程技术部、财务部等部门应该是项目管理中与物设部门较为紧密的部门，一个是采购计划的源头，一个是料款结算、核算的终点，做好与这两个部门的沟通与配合工作，这样可以形成了一个物资管理上的简单的闭合循环。因此，两大部门的配合、合作尤为重要。物资公司相关人员一定要学精这方面的业务，只有多、精、专才能适应目前项目物资繁杂的工作。简单来说，其一，就是敦促工程技术部的用料计划核实、总计划、分计划，各类建名的所需的材料规格品种和大致数量需求、施工进度需求等等均有一定了解，这样才能做到物资采购进度控制，无论在资金的使用控制上还是在采购的时间、数量上都能使各类资源达到最优配置，取得最大经济效益。其二，与财务的配合就是月初把每月材料领用计划及资金需求计划按时上报财务，以便财务大体掌握资金需求状况，满足物资采购需求，并且月末将物资各种单据和收发存状况以动态的报表形式报送财务，及时与财务部门结算料款，统计成本情况。项目物资管理只有执行标准化，规范化、程序化，才能做到管理精细化，账目才能清晰明了，而物资公司是专业的物资供应管理单位，把项目物资管理作为一个“外包”的形式交予物资公司来管理，是项目物资做到专业化管理的良好选择之一。

总之，施工企业物资管理是目前施工企业树立标准化管理的一个重点，也是项目部节约物资采购成本、及时齐备高效满足施工用料的一个重要课题，如何发挥物资公司的专业优势，达到与物资公司双赢的角度，是项目部考量增加盈利的重要内涵，更是物资公司转变职能，找准定位，拓宽经营领域，实现跨区域、跨项目经营，寻求新的经济增长点所考虑的重大问题。

（作者单位：西铁工程物资公司）