深溪沟工程物资采购合同管理探讨

王小培，马建功

(1.国电大渡河深溪沟水电有限公司，四川汉源 625304;2.国电四川发电有限公司，四川成都 610041)

1 工程概况

深溪沟水电站为大渡河干流规划的第十八级电站，是一个经国家正式核准开工建设的大型水电工程项目。深溪沟水电站为混凝土闸坝，在右岸布置了两条导流洞，与泄洪冲沙洞按全结合布置考虑，前期作为导流洞，后期对出口改建后作为永久泄洪洞。经计算，整个工程将耗用钢筋9万t，水泥51万t，粉煤灰11万t。深溪沟工程施工项目繁多，工期长短不一，涉及面广，招标时间与项目开工时间参差不齐，且主要物资材料需要量巨大，货源点较少，运距也较远。因此，为确保深溪沟工程建设所需主要物资的质量和数量满足工程建设需要，控制物资采购成本，公司对钢筋、水泥、粉煤灰等通过发包人组织采购的形式进行采购，并采用一年一次公开招标的方式选择供应商。

2 物资采购合同招标

2.1 招标方式的选择

物资采购是建设工程施工中的重要工作之一。采购货物质量的好坏和价格的高低对项目的投资效益影响极大。作为使用国家投资或贷款建设的水利水电工程，必须按照招投标法的规定进行招标。《招标投标法》规定，在中华人民共和国境内进行与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标。招标分为公开招标、邀请招标。为了将这方面工作做好，应根据采购的标的物的具体特点，正确选择材料的招投标方式，进而正确选择好材料供应商。根据相关规定，对下列情形之一的，经批准可以进行邀请招标:(1)项目技术复杂或有特殊要求，只有少数几家潜在投标人可供选择的;(2)受自然地域环境限制的;(3)涉及国家安全、国家机密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的;(4)法律、法规规定不宜公开招标的。深溪沟水电站主要用材为水泥、钢筋、粉煤灰、柴油、炸药等均不在上列情形之中，因此采用公开招标。

2.2 编制招标文件

招标文件是采购单位向投标人提供的、为进行投标工作所必需的文件。招标人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件要尽可能详细地介绍整个采购过程中的有关条件、要求和标准，其中包括完整的采购程序、具体的技术标准和交易条件。

2.3 发布采购信息

招标文件编制完成并经单位讨论同意后，就应着手发布采购信息，这是采购工作中的一个重要步骤。通过发布信息，可以让尽可能多的潜在供应商了解采购项目的概况，并积极参与该项目采购，促进供应商之间的竞争，从而达到降低采购成本、提高采购质量的目的。

2.4 评标、定标及合同签署

根据不同类别的物资分别设立评标委员会，分为商务组和技术组。评标委员会按照已确定的评标原则及方法，对各投标厂商投标文件的商务和技术方面进行综合评价，对照招标文件的要求，审查投标人的生产资质、财务状况等;检查投标文件的完整性、响应性，复核投标报价;分析投标人生产能力水平及交货时间的保证性;分析材料的技术性能指标的符合性、满足性;分析服务措施的可靠性;分析投标报价的合理性、完整性;分析投标人的供货经验与业绩、商业信誉、履约能力及风险评审;检查材料生产、质量检验标准和质量控制措施;分析投标材料的质量检测报告和质量性能指标、技术资料的完整性等。通过评审，选择资格合格、响应招标文件、交货日期有保证、生产工艺及产品质量保证有措施、产品技术性能指标满足要求，资源配置有保证、履约能力良好、投标报价合理的投标人作为推荐中标候选人。提出评审意见，形成正式评标报告后报公司审批。评标报告批准后向中标商发出中标通知书，然后根据招标文件和投标书的内容及相关规定进行合同洽谈、签订合同。为了保障物资供应，提高供货商之间的竞争意识和质量意识，每种材料至少应选择3家供应商，其中一家为主供。

3 材料合同履行过程中的管理

合同一经双方签署，即产生法律效力，从此便开始进入合同的履行阶段。合同的履行是整个采购过程中决定性的阶段，合同履行情况的好与坏决定着整项采购的成败。因此，在供应商履行合同的过程中，必须对合同进行管理，随时关注合同履行的进展情况，对合同进行监督。在出现某些新情况时，应及时进行协调处理。

3.1 建立健全合同管理制度

建立和健全一套行之有效的材料合同管理制度是材料采购工作顺利开展的基础。为加强物资管理，优化物资管理流程，切实将物资管理工作做到有章可循、有据可依、有人负责，深溪沟公司制定了《深溪沟水电站工程业主供材管理实施细则(试行)》、《关于规范试验检测工作的通知》和《供应商考核管理办法》等，管理制度健全，内容全面，涵盖了甲供材料的计划管理、供应管理、验收管理、结算支付管理及核销管理，明确了各单位各部门的职责，使深溪沟公司物资管理工作健全、规范。

3.2 供应商管理

供应商对工程投资有着很大的影响，所以要不断地对所采购的材料进行市场调查，了解其发展趋势和当前的供需状况及价格水平，并根据所调查出来的情况对材料进行降价谈判。重视材料供应中存在的质量问题、供应滞后问题。发现问题后，应在最短的时间内与供应商进行沟通、协商，强化之间的管理方法和相互协作关系，避免和减少以后的材料供应问题。

建立供应商应急状况的保障能力评价体系，可以更好、更有效的管理供应商。应结合具体合同条款、外部环境变化、预警等级、计划执行情况，针对具体项目对各供应商的应急能力进行评价。对于应急保障能力优秀的厂家，在计划分配、合同续签、招标评比等给予优惠和奖励。对于应急保障能力不足的供应商予以考核，必要时给予黄牌警告。

3.3 组织实施采购

在合同签订后，应严格按照合同规定的相关条款进行采购、验收、结算等相关工作。根据施工进度要求和施工单位上报的材料计划，编制每月物资采购计划，并及时将采购计划分配给各合同供应商。在质量满足工程施工要求的情况下，选择价格低的供应商，在其因某种原因供应不足时，才考虑价格相对较高的供应商，这样实施既能降低采购成本，又能保证物资供应。

物资到货经验收合格后方可办理入库手续。为了做好物资采购供应管理工作，可以考虑聘请一家物资服务公司负责催货、接货、验收、发货等工作。

3.4 材料结算管理

合同价格按实际的供应量与合同及相关文件确定的单价进行结算，深溪沟公司采用按月结算方式。在办理结算时，物资管理部门根据合同和相关文件确定单价，整理到货清单、材质证书、发票等资料，交由财务部门直接付款。具体程序如下:经办人填写结算付款审批表→部门负责人审核签字→交财务部门审核签字→公司副总经理审核签字→公司总经理审核签字→财务部门付款，使财务部门可以对采购资金实行全过程监督，可以清楚的了解资金的使用方向和效益。财务部门在付款时应严格按合同的规定比例使用承兑汇票，以降低财务费用。

3.5 材料质量管理

对物资质量的控制重在检查和落实各厂商在投标文件中所承诺的质量保证体系和质量控制措施。对于未落实的督促其改进和落实，并协商进一步提高产品质量的手段和措施，以保证材料质量符合合同规定的标准，并保留一切有关的原始记录，直至工程验收。严格执行质量第一的原则，对不符合合同文件规定质量标准的坚决予以退货。

为确保深溪沟水电站在建工程质量受控，根据各标段合同文件技术部分及国家、行业有关规范要求，结合资料归档管理情况，深溪沟公司对材料质量进行三重把关，要求施工单位根据施工合同规定批次对材料进行检测，监理单位按施工单位工作量的10%～15%进行检验，深溪沟公司抽检按监理抽检工作量的20%进行。一经检测出不合格材料，立即对备样重新检测，若仍不合格，则立即停止使用该批材料，并进行退货处理。

4 争议处理

合同发生纠纷时，应首先采用协商、调节的方式予以解决。协商或调解能够达成一致时，应根据合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。合同发生纠纷时，承办人应及时收集相关证据，例如有关传真、信函、照片、视频等;有关票据、票证;质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等;其他有关材料。

5 做好合同的事后分析和总结

一般情况下，物资采购合同数量多，合同有效期不同，各合同执行完后应对其进行认真分析和总结，找出合同文件编写上的不足和执行过程中的困难，在新签订的物资合同中进行改进和完善，以使物资合同管理水平逐步向前迈进。

6 结语

在水利水电工程中，物资供应是项目能否顺利实施、项目质量能否得到保证的重要因素。采购合同管理的好坏直接影响一个工程的质量、进度和投资。水利水电建设单位面对当前的实际情况，只有不断提高采购合同的事前管理、事中控制和事后分析总结，提高合同管理人员的素质，才是提高合同管理水平，降低采购成本，取得最大效益的有效途径。