规范监理资料管理的体会

2011-08-15庞志平

山西建筑 2011年2期

庞志平

项目监理资料是监理单位在实施工程项目监理过程中直接形成的具有保存价值的各种文件、文字记录、表格、音像制品等形式与载体的信息记录，是项目参建单位之间分清责任、解决纠纷的重要依据;是评定工程质量、合理结算工程价款、工程验收备案的必备资料;是反映工程内在质量和监理工作质量的重要凭证;是监理单位的最终产品。监理资料的科学化、规范化、标准化直接影响监理资料的使用价值，是监理工作规范化的真实反映。加强监理资料的管理是监理单位管理工作的重要内容，是正规化、规范化管理的重要标志。我公司在规范监理资料管理方面的体会如下。

1 正确认识监理资料的重要性是规范监理资料的前提

要建立真实、准确、完整的监理资料，发挥和体现监理的作用和水平，就必须树立监理资料和监理工作相统一的思想，将二者有机结合起来，并形成以监理资料规范化带动监理工作规范化、以监理工作规范化促进监理资料规范化的局面。

首先，监理资料的规范化反映了监理工作的规范化。监理资料是监理工作的重要体现形式，监理效果最终反映在文件资料上。实践证明，监理工作规范到位的项目，其监理资料绝大多是规范的。其次，监理资料的规范化促进了监理工作的规范化。在一定意义上，监理工作通过文件资料进行实施，信息资料管理作为监理“三控三管一协调”的重要内容之一，对工程项目质量、进度、费用的控制管理、安全生产的监督管理、合同管理及协调工作具有重要的保障作用。收集、整理、积累、检查、汇总监理资料的过程，往往也是发现问题、不断纠正和及早预防错误、取得经验并不断提高的过程。离开了信息资料的规范化管理，其他控制和管理的目标难以实现。第三，监理工作的规范化包含监理资料的规范化，是监理资料规范化的重要保证。如果项目监理人员不到位，专业不匹配，监理人员的能力和水平不满足监理工作的需要，监理资料就很难规范。因此，必须正确认识监理资料的重要性，把监理资料的形成和积累纳入项目监理的各个环节，从而保证监理资料的规范化。

2 建立和完善企业资料管理的规章制度是监理资料规范化的基础

目前，监理资料有关的规范标准主要有:GB/T 50328-2001建设工程文件归档整理规范、GB 50319-2000建设工程监理规范、建城[1994]469号市政工程施工技术资料管理规定、DBJ 04-414-2004山西省建筑工程施工资料管理规程等，但有关标准对监理资料规定得还不够详细，监理企业还需要制定和完善有关资料的规章制度，统一监理资料管理的程序，明确监理资料的填写、收集、整理、编目、份数、装订、归档、保管、查阅、移交，才能更好地落实国家和地方有关标准规范要求，避免工作的随意性。我公司在建立、实施和持续改进质量管理体系的规程中，不断地完善了资料管理的规章制度。在 2000年通过 ISO 9001质量管理体系认证后，十年来进行了四次换版，今年进行了质量、环境、职业健康安全管理体系文件的编制、发布和实施，监理资料管理的规章制度不断得到完善。如制定《监理信息资料管理办法》，明确各类工程监理资料的组成类别及具体要求，使资料管理的规定具体化，资料的整编标准化;编制监理日记、监理月报、项目总结等监理资料样本，更好地指导项目监理人员规范项目文件的编制和资料的填写。通过完善企业资料管理的规章制度，为推动监理资料的规范化奠定了基础。

3 建立健全监理资料管理责任制是规范监理资料的关键

规范监理资料是每一位监理人员应尽的职责，是对社会、对业主负责的具体体现，项目监理资料的规范化，关键在总监。我公司在资料管理方面实行项目总监理工程师负责制，专业工程师根据分工各负其责，并配备了专职或兼职的资料员对资料进行及时收集、登记、立卷、保管和归档。在签订项目总监管理目标责任书时，把资料管理作为一项重要的考核内容，明确资料管理的责任和考核标准，并与经济挂钩。把总监理工程师作为资料管理的第一责任人，有利于发挥其在项目监理部中的领导作用，组织各专业监理人员落实项目监理资料管理的责任体系，各负其责，相互配合做好工作，避免出现资料员一人管理而又管不了、管不好的被动局面。大型项目应配备专职资料员，中小型项目配备的兼职资料员应以资料管理工作为主、其他工作为辅。对资料员要进行定期不定期的业务培训，特别是专业规范标准的培训必不可少，使他们了解各专业的基本知识，能熟练完成资料整编工作。资料员难以解决的问题，要及时向总监汇报，取得支持。

4 加强培训是规范监理资料的重要手段

为了不断推进监理资料管理的规范化，我公司建立了三级培训和三阶段培训制度。在监理过程中，项目监理部建立了内部周会制度，结合现场资料收集、管理的具体情况，进行针对性的培训学习;公司各项目管理公司建立了总监例会制度，对项目检查中存在的资料方面的问题进行培训和交流，使各项目相互学习、取长补短，促进了整体水平的提高;公司采取走出去、请进来的方法进行监理资料的集中培训，发挥了公司专家优势，学习和借鉴兄弟监理单位的先进经验。公司建立了事前、事中、事后三阶段培训的制度，在工程准备阶段，组建项目部后组织项目人员熟悉设计文件、相关标准规范及资料管理的制度标准，对项目资料管理进行事前策划，制定本项目监理资料目录，配置档案盒并提前做好标识;监理过程中要结合项目实际和存在问题做好过程培训;竣工后整理装订资料之前，进行资料的立卷、装订方面的培训，便于项目监理人员掌握资料组卷、装订的要点。只有通过不断地、有针对性地培训，才能提高监理人员的业务素质和能力，保障监理资料的规范化。

5 加强监督考核是规范监理资料的重要保障

工程监理资料应随工程进度及时填写、收集、整理，并分类组卷，因此必须强化过程监督考核，没有监督检查，总监负责制就难以落实。我公司建立了监理人员编制、总监审查、公司监督检查的三级负责制。总监在日常工作中，要关注监理资料，经常检查督促项目资料管理工作，及时纠正出现的问题。公司的工程质量管理部门应强化对项目监理资料的监管，始终把它作为保证工作质量的一项重要工作抓紧抓好。检查工作时，将资料列入必检对象，发现问题及时解决。在监督检查的方式上，注意突出重点，对较差的项目监理部要重点检查;对存在问题较普遍、较突出的资料要重点关注，提出常见问题的纠正措施，并注重对监督检查中发现问题整改结果的验证，以便使监理人员吸取教训，引以为戒，少走弯路，这样才能提高监管效率，起到事半功倍的效果。要把好资料归档审查关，在监理资料移交和归档前，由项目总监理工程师审核并签字;公司质量管理部门要对归档资料认真审查，做到未整理完整不允许移交公司档案室。通过严把事后关推动监理资料规范化水平的提高。