文秘办公自动化专业教学研究

汪 雄

(孝感学院文学与新闻传播学院,湖北孝感432000)

随着信息社会的到来和信息技术的迅猛发展,“文秘办公自动化”(简称“办公自动化”)的教学要紧跟时代的步伐,实时更新教学内容,改革教学方法。本文结合“办公自动化”课程教学案例,探讨了“办公自动化”的课程特征及教学设计。

一、“办公自动化”的课程特征

1.基于系统性。办公自动化(OA)作为一个术语是由美国通用汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出的。随着计算机技术、通讯技术的发展,办公人员利用先进的科学技术,不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统。[1]1随着互联网的发展,网络技术的不断成熟,这种状况发生了改变。在计算机信息处理和网络通讯的促进下,办公自动化由事务处理型、管理控制型向辅助决策型转变。

因此我们的“办公自动化”课程内容也要从单一的设备操作中走出来,要从传统的桎梏中解脱出来。办公自动化仅仅局限在掌握几个常用的办公软件是远远不够的;办公自动化作为一种素质要求,它的目标就是我们培养的学生要成为老板的另一个“脑子”、“记忆仓库”。这一要求意味着我们培养的学生不能仅停留在计算机文字处理、电子邮件的发送、接收,以及办公室和其他设备的使用维护这些低层次的信息处理技能上,而应具有较强的、可持续发展的信息处理素质。[2]而这种能力的培养,更多的是依赖于学生对软硬件知识的了解。比如说:“办公局域网”的组建,就涉及到网卡的安装、双绞线的制作、网络物理结构的连接、网络协议的安装调试以及文件共享的设置等等。这些内容要求学生在课堂的有限时间内全部掌握是不切实际的,其熟悉程度还需要依赖在以后的实际工作中不断的探索和逐步的积累。这就要求我们在讲课时着重构建学生知识的系统性。

2.面向应用性。办公自动化是通过利用各种现代办公技术来提高企事业单位的办事效率和管理水平,使办公人员成为领导的“信息仓库”或“信息秘书”。办公自动化归根结底只是一种办公辅助系统,其功能也只在于帮助人们处理繁杂的数据信息。[3]“办公自动化”专业定位既要考虑技术和应用,又要兼顾办公室实务工作,由此决定了我们不能一味地强调学科的系统性、完整性和理论性,而应以实用性、技能性为主。因此,我们的“办公自动化”教学要有针对性和应用性,要结合计算机应用专业和文秘专业特点构建课程体系,要着重强化实践教学环节,培养学生综合运用知识解决实际问题的能力,并按照分散和集中相结合的原则进行实践教学,既有单一的能力训练,又有综合能力的实训,从而实现系统大于部分之和的效果。这种分散和集中相结合的训练模式,实际上是基于学生现有知识与技术的再创造。

比如说演示文稿的制作。怎样对图片进行有效的前期处理?这就要用到photoshop处理图片的相关技法。在幻灯片里插入动画就涉及到学生对flash的掌握和了解,在幻灯片里插入声音就涉及到学生对声音的录制和编辑等等。一组看似普通的演示文稿就涉及到对图片、动画以及声音的处理所需的相关知识。虽然做一组带有鲜明主题的幻灯片没有现成的答案,但是我们可以在平时的教学中,把这些看似单一的能力综合起来,注重有针对性地培训学生的应用能力,并依据职场的素质要求实施人才的培养。

3.突出开放性。办公自动化是随着计算机技术、信息技术、网络技术的发展而不断发展的。特别是随着互联网技术在现代办公中的应用,移动办公、协同办公、群体办公得以实现。网络技术的突飞猛进,决定了我们的“办公自动化”教学随时都处在一种更新的状态中。我们的教学要与时俱进,把新技术、新理念补充到我们的课堂教学中。前些年尚未普及的即时通讯技术,随着网络技术的成熟,现在已经得到广泛的应用,比如企业召开网络视频会议应用 QQ IM、LiveUC,以及 Net-Meeting等软件。尚未成熟的语音通讯系统,也随着计算机和语音处理技术的发展,取得了长足的进步,Window s7语音识别功能就可以使用声音命令指挥你的电脑,实现更方便的人机交互。这就意味着,我们在教学中一方面要满足学生对知识、技术的渴求,另一方面也要跟进时代发展对人才培养的要求。

二、“办公自动化”的课程设计

“办公自动化”课程有其固有的特点:首先是面向应用性,因为我们培养的人才最终要进入企事业单位,奋战在职场第一线,这就要求我们在教学中培养学生独立解决问题的能力;其次是注重学生的个性与创新能力的培养,要通过课堂教学培养学生可持续发展的能力,培养学生的专业素质和内在潜质。由此,我们在教学中应当对课程的设计进行适当的调整。

1.基于职场应用,重组教学内容。“办公自动化”教学,是基于学生已经掌握的计算机基础而对知识的再创造,既要有已学的计算机原理作支撑又不能挖掘得太深。教学内容并不一定严格按照教材的顺序进行,可以根据课程特点和操作要求,将各章节内容相互穿插,对教学内容进行有效的重组,这样学生可以先通过实践,然后再去学习和领会理论原理,把抽象的知识具体化、形象化。对教学内容的重组实质是对已掌握的知识进行梳理,对固有的知识进行重新排列、组合,使系统大于部分之和。在教学内容的设计上,要用案例教学法,模拟文秘办公的职场情景进行教学。

比如:学生在计算机基础里学过word、excel,但基本上是简单的文字处理、表格处理。对于利用word里自带的模板进行公文向导的制作,利用word邮件合并功能批量制作邀请函、信封、工资条,利用excel对数据库进行有目的的透视分析等等,则很少有学生应用到。教学内容的重组是对学生固有知识的二次开发,是对计算机基础知识的迁移,是计算机基本原理与文秘办公自动化的职场应用相结合的产物,体现了办公自动化职场应用的特点。

2.强化实验项目,增加“临床经验”。“办公自动化”教学效果在很大程度上依赖于学生对设备的驾驭能力,特别是对现代办公设备的使用。学生只有掌握最先进设备的操作技术,才能满足社会对文秘人才的需求。模块化实训教学是培养学生职业技能的一种有效方式,建立模块化实训教学体系,需要具备软硬件两方面的条件:硬件方面,要具备各门实训课程的教学条件,让学生在各种设备上实际操作;软件方面,教师不仅要有丰富的教学经验,还要研究不同实训课程之间的内在关系,找到共性和个性化特征,再根据实用性原则开发相应的实训内容。[4]例如,摄像机与数码相机的使用,摄像的后期编辑,数码照片的后期photoshop处理,扫描仪的安装与使用,用OCR识别输出的文本文件等的学习,可以通过实训教学进行。在学校经费有限、设备资源相对缺乏的条件下,老师可以对学生进行分组教学,分组实验。组与组之间进行相互的交流与辅导,保证每名学生都达到熟练地操作硬件和熟悉地使用应用软件。

“办公自动化”实验教学,一方面符合课程应用性强的特点,另一方面使抽象、枯燥的知识有了实验项目的支撑,从而使学生提高了学习兴趣和动手能力,加深了对理论知识的理解。为了培养学生的实践能力,应该让学生在实践中学习,以获得足够的“临床经验”。[5]例如,网络视频会议的召开,重点在于利用Net Meeting服务器端和客户端进行相关的正确设置,通过网络进行实时的语音聊天和信息的发送及文档的共享。通过实验教学,学生对网络视频会议有了感性的认识,明白了网络视频会议(即时通讯)在办公应用中的强大功能,而且提高了学习兴趣。这种以实验项目为中心的教学能收到很好的教学效果。

3.改变教学思路,创新教学方法。“办公自动化”专业教师应改变过去“老师讲学生听”的教学模式,把教学重点由“教师的教”转化为“学生的学”;应多在机房上课,采用问答式和启发式等教学方法。在确定了教学目标,有了相应的教学内容之后,就需要富有成效的教学方法。问答式这种开放性的教学方法可以调动学生学习的主动性和创造性,但教师在课前设计教学内容时应该考虑所设问答的深度、难度等方面,以引导学生由浅入深、循序渐进地掌握知识。例如,教师在讲解长文档的排版时,可以向学生提出以下问题:“什么是样式?什么是段落样式?怎样自动生成索引和目录?”这样就可以引导学生由浅入深、循序渐进地掌握知识。在“办公自动化”教学中运用启发式教学方法,教师可以设计开放式的问题情境,创设能激发学生学习情感和求知欲望的情境与氛围,这是教师进行启发式教学的重要前提条件。在设计问题时要注意把握问题的难易程度,挖掘学生解决问题的潜能,激发学生的学习兴趣。例如:对于办公中图像的处理,在学生掌握了photo shop基本工具的使用之后,可以让学生结合自己的想法设计一个企业名片,不指定条条框框,鼓励学生结合自己的思想进行设计,这样学生就有了思考的平台,可以重组所学的知识并加以综合运用。

4.“办公自动化”教学要与实践结合起来。“办公自动化”教学在内容的设计上要紧紧围绕企业对文秘的知识、能力、素质的要求,既要强调对基础理论的学习,更要重视对实践能力的培养。大一就可以安排学生到院系办公室实习,配合办公室主任、教学秘书做好办公材料的录入、打印、复印、传真收发等工作,以此培养学生办公自动化的基本技能。大二、大三可以安排学生到与能力培养相关的部门实习。比如:学生到校报做摄影记者,可以提高对照相机的操作能力和摄影技法;学生到广播台实习,可以深入了解摄像的原理、广播节目的制作流程;学生到现代教育中心实习,可以很好地熟悉局域网的组建、网络的维护、网络的安全、网站的建设,以及数据库系统的维护、信息的收集与发布等等。大四可以安排学生到企业实习,以深入了解企业的工作环境,熟悉企业信息处理和管理工作,培养信息处理水平,实现由实习经验向工作能力的转变。在专业的实践教学过程中,教师要重视学生的信息反馈,并根据学生的信息反馈,调整教学内容和改进教学方法。

[1] 周贺来.办公自动化实用技术[M].北京:中国水利水电出版社,2005.

[2] 周力.高等职业教育“现代办公技术”专业的探讨[J].办公自动化,2004(11).

[3] 孙善清,陶庆萍.“办公自动化”课程改革小议[J].中国职业技术教育,2003(31).

[4] 明卫红.谈高职文秘专业实训课程的建设[J].秘书之友,2007(12).

[5] 晏劲松.商贸英语专业教学方法研究[J].孝感学院学报,2011(1).