做好当前农机监理业务档案工作

鹿泉市农机安全监理站 050200 侯彦琴 高建斌

做好当前农机监理业务档案工作

鹿泉市农机安全监理站 050200 侯彦琴 高建斌

近年来，各级农机监理机构认真贯彻落实农机法规，积极开展工作，取得了显著成绩。同时形成了大量业务档案（主要由县级农机监理站负责），而农机监理业务档案管理是对农业机械及驾驶操作人员实施监督管理的最基础、最根本的工作，是促进农机监理工作科学化、信息化、规范化、法制化的依据，对全面反映农业机械发展和管理现状，掌握农机驾驶操作人员的业务素质，保障农机安全生产，具有十分重要的意义。总体来看，农机监理牌证业务规范化建设取得明显成效，但仍存在一些问题，主要表现在以下几个方面：

1.不按要求使用印章。如车辆来历证明未加盖“已发牌照”章，表格中经办人、检验员、考试员只用微机录入不使用个人名章进行签注，有的只有一名检验员签章。

2.内容填写不规范。

3.未按要求微机打印。如档案袋封面、各种表格未按要求微机打印或打印不规范。

4.驾驶员考试试卷不符合要求。

5.驾驶证增驾考试中考试科目不符合业务规定要求。

6.、拖拉机办理变更业务仍使用旧业务表格。

7.办理换发牌证业务时业务流程单等表格不及时打印，档案中表格为空表。

8.核发新牌证时有跳号现象，牌证制发工作不规范。

9.行驶证照片尺寸，拍摄角度不符合要求。

10.档案管理设施简陋、存放零乱，立卷归档不及时。

总之，与正规化、规范化管理还存在一定的差距。

对策及建议

1.加强领导，稳定队伍。要进一步加强对档案管理工作的领导，落实档案管理责任制，提高档案管理水平。要确定一名主管领导负责档案管理工作，实行主管领导负责制。确定1名～2名热爱档案管理工作、有高度事业心和责任感的专（兼）职档案管理员，保持档案管理人员稳定。确需调换时，必须严格执行交接手续，防止档案丢失。要加强档案管理人员的职业道德教育和业务培训，通过开展定期业务培训、成人教育等方式提高档案管理人员的业务水平和学历水平，鼓励档案管理人员取得档案专业技术职称，造就一支既懂专业，又懂法律知识，具有良好计算机操作技能的高层次、复合型档案管理人材。档案管理人员要认真学习，全面领会并严格执行农机监理业务档案规范要求，确保档案管理工作规范有序。积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动，促进农机监理业务档案的优化管理。

2.完善制度,规范管理。《拖拉机登记工作规范》、《拖拉机驾驶证业务工作规范》以及《农机安全监理机构建设规范》、《农业机械安全监督管理条例》均对农机监理业务档案工作提出了明确要求。农机监理机构应当建立每台拖拉机的档案，档案按照拖拉机号牌顺序排列，按照国际标准A4纸尺寸，装订成册，并填写或者打印档案资料目录，置于资料首页，档案使用规范档案袋装存，案卷编号为拖拉机登记编号。农机监理机构应当建立拖拉机驾驶证档案，一证一档。档案应当保存拖拉机驾驶人提交的资料，记录拖拉机驾驶证记载、签注的事项，并记录拖拉机驾驶人的联系地址。档案应当装订成册，并填写档案资料目录，置于资料首页，案卷编号为档案编号，档案按照档案编号顺序排列。任何单位和个人不得擅自涂改、故意损毁或者伪造拖拉机驾驶证档案。农机监理机构应当设置专用档案室（库），并在档案室（库）内设立档案查阅室。档案室（库）应当远离易燃、易爆和有腐蚀性气体等场所，并配置防火、防盗、防高温、防潮湿、防尘和防虫鼠的设施和设备。实际工作中，档案室要与牌证业务室连通或相邻，要加强档案管理设施投入，积极争取政府财政资金支持，要配备必要的档案柜、档案盒、空调等设备，有条件可以配备防磁橱柜、微机、复印机、电脑等设备。拖拉机、联合收割机及驾驶人的档案应专库、专柜存放，按照档案分类和单独存放的要求配备档案柜，在档案柜门上角贴上标签，注明档案类别及起止序号，档案柜内同一格内的档案袋要在一条直线上，采用竖放式，按照档案编号的顺序由上而下、由左至右排列存放。做到各类档案排列有序，完整规范，便于查找。要加速实现档案的电子化管理，安装全国统一的档案管理系统，建立电子档案、光盘存储等方式提高工作效率，节省时间和空问，重要电子档案应做好备份。为档案管理规范化建设提供各方面的支持，实现具有农机监理特色的办公自动化管理和必要的人工管理的有效结合。

3.要建立健全农机监理档案立卷建档制度,归档制度、查借阅制度、保密制度、卫生制度、安全管理制度、损毁补建制度、销毁制度以及档案人员工作职责等一系列规章制度并严格执行。

强化日常管理。鉴于档案材料收集来自于不同岗位，不同人员，所要填写的表格很多，每一名监理人员都要严格履行岗位职责，按照要求填写、打印相关表格，档案内的表、卡、册的填写都要用黑墨水或蓝黑墨水，便于长期保存。发动机和拖拉机机身（底盘）或者挂车架号码的拓印膜统一使用蓝色印油拓印，表、卡需要粘贴的要用胶水或化学浆糊，严禁用粮食浆糊、金属钉装订。拖拉机的照片应当从拖拉机前方左侧45°角拍摄，影像应占标准照片的2/3，能够明确辨别拖拉机号牌号码和机身颜色。驾驶人近期1寸证件照片人头部约占照片的2/3。要认真审查各项手续，把制度建设贯穿于档案管理工作的全过程。一是受理申请必须手续齐全；二是所有表格必须书写或打印完整；三是所有表格必须有各岗位经办人员的签字；四是所有资料必须及时整理归档并有序排放。实行业务岗位负责制，各岗位要对所办业务的档案材料负责，档案管理人员有权拒绝接收不符合要求的档案，并责成有关人员进行整改，做到入档资料齐全、真实、有效。

4.开展检查验收，形成长效机制。应坚持对档案管理进行检查验收，并形成制度。为加强新业务档案的规范化管理和纠正业务档案存在的问题，石家庄市农机安全监理所制定了《石家庄市农机监理业务档案管理规范》，对档案材料的填写、入档装订顺序进行了规范。并要求各县市对已办业务档案进行了全面整理，市所对每一份档案进行了检查验收，通过审核的在每份档案中附加《石家庄市农机安全监理所业务档案审核表》，审核表上签注审核意见、日期，加盖市所业务专用章。经过整顿，该市的档案管理规范化程度显著提高。

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