期刊编辑要做数字时代的“巧妇”

赵国惠

（大连教育学院 学报编辑部，辽宁 大连 116021）

期刊编辑要做数字时代的“巧妇”

赵国惠＊

（大连教育学院 学报编辑部，辽宁 大连 116021）

数字时代给编辑带来压力的同时，也带来了先进的产品和技术。编辑要享受数字时代的种种便利，因难见巧，学会使用、习惯使用各种电子产品和软件，提高工作效率，提高工作能力，成长为数字时代的“巧妇”。“巧妇”是工作经验不断积累而到升华的结果，巧是编辑在面对数字时代自我发展的一种能力和努力。

编辑；数字时代；能力；电子产品；软件

数字时代给编辑带来了各种挑战和压力，但与此同时，数字时代也为编辑提供了便捷的工作方式和高效的工作手段，尤其是不断更新和升级的各种电子产品和软件不仅能够帮助编辑顺利高效地开展工作，还能提高刊物的办刊质量，扩大刊物的影响力。因而编辑要善于利用这些法宝，提高工作技能，增强数字能力，从而成为数字时代的“巧妇”。

一、巧用各种电子产品

对于编辑来说，最常用也是最重要的电子产品就是电脑。联网电脑已成为编辑部必备的办公设备。电脑主要是利用各种软件来发挥其功能，本文第二部分将详述各种软件的利用。这一部分主要分析电脑外的各种电子产品在编辑工作中的运用。

1．手机

现在几乎是人手一机，手机的功能也不断升级，这使手机成为编辑提高工作效率不可或缺的重要工具。编辑可以利用手机扩大、加强与作者的联系。如在作者接听电话不方便时，编辑可利用短信的方式沟通；可以利用短信群发的功能通知作者领取稿费，定期说明期刊出版情况和重要事项的变更；可以利用手机QQ与作者在线交流；编辑部可建立短信平台，利用短信和飞信的形式与作者沟通交流，告知作者本期策划的选题，［1］解答作者的各种问题。编辑还可以利用手机来实现工作的条理性，如把重要的选题会议、约稿安排、外审专家见面等日程输入手机中的备忘录和记事本等。编辑也可以利用手机编辑稿件。现在几乎所有的主流智能手机都可以通过内置的软件或者安装第三方软件来阅读和编辑常见的文档，包括对txt、doc文件的编辑和PDF文件的阅读。［2］编辑还可以利用手机与网络的结合，在线交流，收发邮件，实现真正的移动办公。［3］

2．数码录音笔

数码录音笔作为一种简单、方便的获取和记录数字化声音文件的工具，一经推出就风靡整个数码市场。数码录音笔技术先进，与传统的磁带式录音设备相比音质更佳，存储容量大，耗电量小，携带方便，回放方便，可连接各种音源，既能直接录入，也可连接电话、电话线进行电话录音，还可将录音资料直接传输到电脑及网络上。［4］录音笔可以完整记录专家讲座、现场访谈的原始资料，以获取全面详细的资料，从而保证稿件的质量。录音笔也可以用在选题会议、与外审专家沟通和继续教育中，记录与保存这些资料，既方便以后查找，也为决策提供有效依据。有时，外审专家的意见不可能完全写在审稿单上，常常通过口述的方式讲给编辑，编辑要想完整而明晰地传达给作者，最好的办法是录下专家的讲话内容，以及和外审之间就某个问题的探讨和沟通情况，之后可多次回放理解审稿意见，再与作者沟通，保证将专家意见全面、透彻地传达给作者，有效地指导作者修改稿件。

3．扫描仪

扫描仪是一种捕获影像的装置，可将影像转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字格式。扫描仪在编辑工作中应用范围很广泛，例如可将繁杂的图表和照片扫描结合成插图；文摘类期刊可利用扫描仪将已发表的文章扫描输入到文字处理软件中，重新排版，避免因打字而增加校对工作量；可将传真文件扫描输入到数据库软件或文字处理软件中储存。在现实工作中，有一点值得编辑重视。无论编辑如何认真谨慎，丢失稿件的现象也偶有发生。现在大多编辑部要求作者以电子稿件投稿，但不排除还会有一些特殊作者，如老年作者仍采用手写方式投稿，对于这种稿件，作者一般没有备份，因此这些稿件无论是否采用都要保存好，编辑最好先扫描稿件以图片的形式存入电脑，之后，既可以把图片直接发给打字室，也可以将原稿交与打字员。这样做能够避免稿件不慎丢失后无计可施的尴尬。

4．数码相机

数码相机在期刊的编辑出版工作中发挥着重要的作用。一是作为图文资料库，可以将进入编辑加工流程的文摘、插图、图片等拍摄、记忆到相机中，然后再传输到个人电脑上，形成资料库以便管理和分类；二是方便进行稿件编排加工，将所拍摄到的影像、图文资料轻易地在电脑上进行编辑及加工处理，适合完成一些复杂文稿的编校；三是即时的影像显示可以为编辑、作者通过网络传输清样提供便利，使编辑、作者的资料比对跨越时空界限，实时完成样张校对。［5］

5．降噪耳机

安静的工作环境对于编辑来说非常重要。但大多数期刊编辑部尤其是学术期刊编辑部办公条件有限，编辑部空间比较紧张，许多编辑部办公室又兼具会客室的功能。一个电话或者一个作者的来访，都会影响全体编辑。有些编辑用耳机听音乐排除外界干扰，但这并不适合每个编辑，并且长时间的耳机音乐对编辑的健康极为不利。也有的编辑用耳塞来隔音，但效果并不好。降噪耳机主要通过降噪系统产生与外界噪音相等的反向声波，将噪音中和，从而实现降噪的效果。编辑只需戴上它，就能在嘈杂的环境中营造出一个“安静”的空间，静下心来工作。

二、善用各种软件

数字时代技术不断更新，各种软件层出不穷，编辑要学会使用、善于选用、习惯运用各种软件，让软件“为我所用”。

1．善于利用编辑专业软件

编辑专业软件包括期刊采编软件、校对软件和学术不端检测软件等。这些软件为编辑工作提供了极大的便利。

期刊采编软件是编辑软件中最为常用的一种，也可称作期刊管理信息系统，是指以编辑部内部局域网和Internet为基本平台，实现作者、编辑、审稿专家、编委四位一体的协作化、网络化、角色化的编辑稿件业务处理平台。在信息技术发达的国家，这种应用及其带来的便利已经得到实践的检验，成为期刊编辑部进行日常业务处理的标准工作平台。实践证明，它的意义不仅在于大大减少编辑的工作量、缩短了期刊的刊出周期，还大大提高了审稿的效率、准确性和权威性；同时，也提高了作者的满意度，使刊物更容易得到高质量的稿源。［6］

目前较为常用的期刊采编软件有三才采编系统、玛格泰克采编系统、勤云采编系统和Journal First期刊协同采编系统等。这些软件技术较为成熟，有较为完善的售后服务和专业指导，保证了编辑工作的条理性和整体性，满足了编辑部业务流程多样性的需求，实现了编辑部工作管理的网络化和智能化。

目前专业的校对软件并不多，比较成功的有黑马校对系统、工智校对通、远景编校系统。［7］110我国多数期刊实行“编校合一”，编辑往往超负荷工作，身心俱疲。校对软件能够在一定程度上减少校对工作量，缓解编辑的工作压力，提高工作效率。校对软件具有突出的优点：一是速度快。约10万字的杂志校对时间需l～3分钟，也就是说，每秒校对的字数在l 000字以上，这要比编辑一字一句地校对省时，也省力。二是范围广。校对软件可以校对多种语言、多种题材，也可以校对图表、标点符号等。三是效率高。校对软件对常见错误的校错率很高，特别是对词语搭配、汉语成语、错别字的校对方面。［7］110编辑校对时宜先利用软件，然后再进行人工校对，这样既省时又保证质量。

学术不端检测软件主要是指由中国知网研发的供期刊编辑部内部使用的快速检测抄袭与剽窃、伪造、篡改等学术不端行为的系统，包括社科期刊学术不端文献检测系统（SMLC）和科技期刊学术不端文献检测系统（AMLC），以中国知网强大的《中国学术文献网络出版总库》为全文比对数据库，因而检测结果更全面，更有权威性。检测操作简单，编辑只要把需要检测的文章上传，软件就会自动开始检测，几秒钟的时间就会提交检测结果。结果从总重合字数、总文字复制比、总文字数、总章节数等多个总检测指标反映文字复制的特征，同时，对于待检稿件的每一章节，又制订了文字复制比、重合字数、最长段落、段落数、引用复制比等多个子检测指标来反映该章节的检测情况。学术不端检测软件已经成为编辑反学术腐败最有力的工具。通过检测，编辑不但能快速地判断稿件是否有抄袭和剽窃现象，还能掌握退稿的有力证据。编辑收到稿子后可直接通过学术不端系统的检测来初步判断稿件的学术价值。

2．习惯运用各种软件

专业软件为编辑工作提供了极大的便利，但有些编辑部因为经费紧张而不能享受这种便利。这并不影响编辑成为“巧妇”，因为数字时代强大的软件市场，编辑完全可以根据需要随心所欲地挑选。现以编辑部的工作流程为例说明几种常用软件的运用。

收稿阶段：一般较为常用的就是电子邮箱。因为一般邮箱容量有限，为防止邮箱过满，编辑可以利用FOXMAIL将邮件下载到本地。收稿后，学术期刊的编辑一般要对文章是否存在抄袭和剽窃行为进行判断，方法是利用搜索引擎和数据库检索，在百度或谷歌等大众搜索引擎的搜索栏中将文章的标题输入直接搜索，也可以通过专业期刊数据库检索关键词。［8］

审稿阶段：首先根据送审稿件的主题登录中国知网、维普、万方等数据库搜索和筛选专家，然后通过电话、E－mail等方式联系，确定审稿专家，并送审。审稿意见可通过传真、邮件、QQ、MSN等方式寄回。如需修改，编辑可通过电话、邮件、QQ、MSN等方式与作者进行交流。

加工阶段：稿件多是 WORD格式，因此，编辑对WORD程序不但要掌握要领，最好能够掌握一些窍门，如参考文献标号是上标格式，最简便的办法是利用键盘快捷键，先选中标号，再左手按Shift＋Ctrl两键，右手按＝键，标注就变成上标；许多稿件在编辑过程中会多次修改与调整，有时需要之前的某一版稿子删减掉的部分，如果不保存修改前的稿子，到时候会回天无力，但如果编辑每次都另存为新文档，就会因为文档过多，而分不清到底哪个是最新的版本。其实，WORD有保存版本的功能，具体操作：单击【文件】——【版本】，选中【新版本】下的【关闭时自动保存版本】，这样WORD就会在关闭时自动保存版本，编辑需要哪一版本，只要选择【原有版本】下的某一项即可；将修改回的稿子与原稿对比时，编辑不用两个稿子上下来回比照，只需在打开的原稿页面上单击【工具】——【比较与合并文档】按钮，这时就会弹出一个“选择与当前文档比较的文件”的对话框，选择“作者修改回的文档”，这样WORD把作者修改回的文档中所有修改之处都用红色的删除线（删除的部分）和下划线（增加的部分）标出来，一目了然。除了熟练和巧妙地运用WORD外，编辑还要习惯利用百度、爱问、谷歌等搜索引挈等判断稿件的细节。［9］

无论是使用编辑软件还是整合各种非编辑软件，前提是编辑要熟练使用电脑，习惯运用电脑。这对于年轻编辑不是什么问题，但对于一些老编辑而言，工作方式的改变并不是短时间能适应的，在工作中也有这样一种现象，老编辑也知道一些软件的操作，但却很少用。

编辑要成为“巧妇”，要享受数字时代的种种便利，关键不是知道多少软件工具和技巧，而是要在日常工作中真正地用起来，不仅是熟练运用还要习惯运用。巧是工作经验不断积累而到升华的结果，巧不是投机取巧，而是因难见巧，是编辑在面对数字时代自我发展的一种能力和努力。

［1］农家女编辑部．编辑部邀您加入“飞信”［J］．农家女，2010（3）：3－3．

［2］新潮电子编辑部．轻装易行，简服随心——手机移动办公全攻略［J］．新潮电子，2007（11）：161－165．

［3］平谈．写稿，在路上我的手机办公三日谈［J］．计算机应用文摘，2007（11X）：66－67．

［4］庾晋，子荫．数码录音笔市场巡礼［J］．中国传媒科技，2003（2）：20．

［5］闫玉玺，数字时代期刊编辑的职业技能［J］．沈阳师范大学学报：自然科学版，2006（2）：234－238．

［6］田海江，魏琴芳，李春英．期刊管理系统发展动态［J］．西南农业大学学报：社会科学版，2010（2）：257－259．

［7］刘允杰．浅谈我国计算机校对软件的发展与应用［J］．科技情报开发与经济，2009（25）：110－112．

［8］赵国惠．期刊编辑反抄袭策略探析［J］．辽宁师范大学学报：社会科学版，2010（2）：112－114．

［9］张颖超．搜索引擎：学术期刊编辑工作的重要工具［J］．西南农业大学学报：社会科学版，2009（2）：223－224．

JOURNAL EDITORS BE SKILLFULL IN DIGITAL TIMES

ZHAO Guo－hui
（EditorialDepartmentofDalianEducationUniversity，Dalian116021，China）

Digital times brings advanced technology and products as well as pressure．Editors should make full use of，and get accustomed to the electronic product and software to increase the efficiency，improve the ability．To be a skillful editor means accumulating experience steadily．Editors should have the ability to develop themselves．

editors；digital times；ability；electronic product；software

G451．2 < class="emphasis_bold">文献标识码：A文章编号：

1008－388X（2011）03－0079－03

2011－07－16

全国高等学校文科学报研究会2009－2012年度编辑学课题（2009C28）

赵国惠（1977－），女（满族），辽宁辽阳人，编辑。

阅力］