浅谈医院基建档案管理

金莲姬

吉林省珲春市医院，吉林 珲春 133300

随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，医院基建工程项目呈雨后春笋般兴起，但基建档案的管理堪忧，普遍地存在着基建档案管理欠规范现象。医院基建档案材料的完整、规范与否，关系到日后大楼能否正常运转。因此，分析基建档案管理不规范的原因并提出相应的对策是医院管理者义不容辞的责任。

1 基建档案在医院管理中的作用

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种批文、合同协议、洽商变更等各种类别的资料。由于医院基建项目具有复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，又为医院的建设、维修、管理、改扩建服务。所以，做好基建档案管理对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供素材，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是档案人员的义务和责无旁贷的职责。院办是收集整理档案材料的地方，对医院的每项建筑都应该了如指掌。为了便于工作，院办在缩印的医院总平面图上仔细、认真地标注每个建筑物的建筑年代和面积，每年更换一张。这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院1945年建院至今所有建筑的年代和面积，减少了许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。2004年以来，随着国贷资金及政府投入的增加，医院拆旧楼盖了新的门诊楼和外科楼，减掉拆除的旧楼面积增加新楼面积，这就更加方便地计算目前的建筑面积了，特别是每次写院志时，这一图纸是我们最可靠的依据。

2 医院基建档案管理工作中存在的问题

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写;工程的名称前后不相吻合;施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的;请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3 采取的措施和建议

基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革。随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设边报批边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。

随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。