新形势下事业单位的数字化档案管理工作

2011-08-15巴云红

科技传播 2011年18期

巴云红

云南省粮油科学研究所，云南昆明 650033

档案对于任何一个组织或单位都是必不可少的资源，档案内部收集到的信息数据对一个组织发展有着很大的促进作用。事业单位在工作中必须要重视档案管理工作，这样才能为单位内部的信息资源利用提供方便。早期传统的档案管理模式已经适应不了新时期管理工作的需要，计算机技术逐渐成为现代技术的主流，这便给档案管理工作带来方便。使用计算机检索可显著缩短查询时间，让文件资料得到充分的查询。此外，档案还可以在互联网上创建信息查询系统，用户可在短时间查找到需要使用的信息。

1 档案管理数字化的意义

1.1 提升效率

计算机技术运用于档案管理工作可显著提高职员的办事效率，促进档案管理工作的有序进行。随着数字化档案管理模式的运行，其对于事业单位工作的促进作用更为显著。以人事档案管理为例，其在管理期间需顾及到各方面的内容，例：职工入职、退休、调动等，为了准确统计、动态了解这些情况，则需要先“归档”后才能查询。在这一处理过程中融合计算机技术，可以将档案资料的详细情况体现出来，从而保证各项档案管理工作有序进行，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

1.2 创造效益

时间就是效益，事业单位利用计算机技术对档案实施管理则能显著提升人员的办事速度，减短了档案管理消耗的时间。这就促进了事业单位管理流程的顺利运行，如：早期采用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用处理工作中运用到的各种问题，造成成本大幅增加。而数字化档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，这既能降低事业单位的成本消耗，也能给用户的资料运用创造有利条件。

1.3 发挥价值

新型管理模式运用在事业单位档案管理中，其能够保证各项资料的使用价值充分发挥，为用户创造更多的使用价值，让档案资源得到全面运用。因早期的档案大都保管在档案室，且多数是纸张为载体，给用户的查询使用带来不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，网络化模式的推广能摆脱时间和空间的限制，促进档案资源利用效率的提升。

2 档案管理数字化的策略

2.1 创建系统

尽管档案管理的网络化给事业单位工作带来了很大的方便，但电子化发展趋势是一项综合性的活动，其涉及到了多个方面的管理内容。因而，根据事业单位实际需要创建电子化系统工程是不可缺少的，档案电子化需要顾及到的内容有：总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。同时因日常管理也会更新各种不同的文字档案，需要进行录入、保管，这就要选择双服务器、磁盘陈列存储，高速扫描仪集中扫描，光盘和磁带双备份的处理方法。

2.2 文书处理

文书处理在档案管理中是很重要的一步，文书处理过程的好、坏对后期的档案质量有着决定性作用，是保证档案资源价值发挥的前提条件。随着事业单位档案管理工作要求的变动，文书处理中需要把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。文书处理时要注重一些特殊情况的处理，把琐碎的档案问题及时清理解决。管理人员可借助于网络完成发文处理操作，由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档，早期这些处理过程需几小时、几天、几十天才能完成，而在计算机操作上则仅需几分钟、几十分钟、几小时则可结束，这就显著提升了文书处理的效率。

2.3 优化性能

1）升级能力。对引进的网络控制系统必须要保证其使用性能的优越性，以提高整个电子档案管理的效率。既可以利用光纤连接磁盘阵列增强系统的高性能，也可通过扩展模块提高系统的存储容量。存储系统性能内容包括：可扩展性、可在线扩容、保护功能等；2）高可靠性。选择的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上必须要按照标准要求设计，这样可以为后期的功能升级创造条件。不存在单点故障以维持整套系统的安全运行。磁盘阵列则选择各种形式的RAID保护级别，让用户在使用期间能取得理想的处理效果。所有硬件则应支持热插拔，这样可维持系统作用的持续发挥。系统数据安全性应达到使用要求，这些可按照用户的具体标准来实现，对数据信息进行处理协调；3）使用性能。使用的系统要选择全光纤磁盘阵列产品，以维持网络系统性能的优越性。升级过程中无需将计算机停止运行，可实现在线运行的功能。系统应保持足够的开放性，对各种型号的处理器都应适合运用，这些对系统功能作用的发挥有很大的帮助。

2.4 完善衔接

办公自动化系统与数字化档案管理系统的衔接也是需要关注的内容，为了保证电子档案管理的有序进行，在设计方案时要添加相关的资料查询功能，这样能给各种资源之间的衔接创造基础。

结合数字档案的实际要求，事业单位还要不断更新网络管理制度，让档案管理系统保持科学的运行，具体包括：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，这些都是保证档案管理效率的条件。在所有管理制度中，电子文档的安全管理制度是很关键的一项工作。这是因为档案是特殊的文献资料，部分资料可以公开而多数则是要保密。电子档案管理制度的实施是保证各类信息资源安全的前提，对整个电子档案价值的发挥有着重要作用。硬件方面则要控制好信息存储载体质量关，让电子文件载体的运行时间延长。事业单位要安排专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等因素而遭到破坏。软件方面则选择多级权限和密码管理等各种安全控制方法，对系统的保密性功能不断加强，防治系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。