谈高职院校教务档案管理

2011-08-15李琼

科技传播 2011年7期

关键词：教务档案管理院校

李琼

广东岭南职业技术学院商学院，广东广州 510663

0 引言

随着我校的办学规模不断扩大，教学资料和教学档案也日益丰富，高职院校的教学档案管理是学校教务工作的重要组成部分，在整个教学活动中也扮演着重要的角色。关系到学校可持续发展，也是学校评估中重要的一环。

1 目前高职院校在教学档案管理中存在的问题

1.1 资料收集存在问题，重视程度不够

目前有些高职院校安排了专人来处理教学档案，而绝大部分高职院校是由教务管理人员来处理教学档案，这就造成很多的教务管理人员在思想上对档案工作不够重视，资料收集不齐全，并没有意识到教学档案的重要性，它是可以提高教学质量，而且还能改进教学手段，是教学改革和教学研究不可或缺的依据，如果意识到这点，工作起来会更加积极，也会更有责任心，不会敷衍了事。各院系也要充分认识到教学档案管理的重要性，每个学期及时进行收集归档，统一管理，及时对档案管理人员进行培训和业务指导，强化他们的管理水平。

1.2 缺乏先进的档案管理技术和手段

目前，很多的高职院校仍采用传统的方式方法，从收集和积累，到分类和整理，最后装订成册，但随着教学文件不断增加，如果按以前的传统方式去管理，就会出现问题，需要大量的打印纸、文件袋、文件档案柜等，还要增加一定的人员，耗费很大的成本，效率低，难以适应现代教学改革和教育事业发展的需要。所以实行档案的数字化，信息化，这非常有必要，可以让传统的档案管理查询不畅，共享程度低的问题得到很好的解决，当前电子文件仅作为资料保存的形式，电子文档信息化管理代替人工管理模式还没有得到充分的认识，还没有引起足够的重视，也没有得到相应的人力和财力的支持。

1.3 教学档案利用不足

管理人员只注意了档案的收集与整理，忽视了档案的开发和利用，忽视了档案的学习与借鉴功能，降低了档案的二次开发利用率。当老师需要查询相关的教学资料的时候，做教研教改和精品课程的时候，还需要自行到档案管理室去逐本查询，不仅查询率低，而且花费相当长的时间，这样教学档案在为学校、教师、学生以及为社会服务等方面发挥的作用不是很明显，利用程度不高。无法为教研教改工作提供全面，准确的信息。

1.4 职责不明，缺乏高素质人员

二级学院的教务档案管理工作一般是由教学秘书来负责，这样造成教学秘书不明确档案工作的职责，教学秘书平时工作繁忙，压力大，地位不高，流动频繁，人员不稳定，这样就导致了档案管理连续性出现问题，给教学档案的管理带来影响。而且当前的档案管理对工作人员的综合素质，学识都提出了较高要求，还要对高职院校的历史和现状有了解，熟悉先进的管理知识和技能，有较强的服务意识，要达到以上的几点不容易。

2 规范和提升高职院校教学档案管理的有效措施

2.1 建立健全教学档案管理制度

各部门领导要重视和关心档案管理工作，加强档案意识的宣传和教育，让档案管理人员和教职工从思想上充分认识到教学档案管理对教研教改和学校评估有十分重要的作用和影响。建立合理、科学可行的管理制度，落实教学档案管理的责任人，做到有章可循，有据可依，在工作中照章办事。这样，可以保证档案的完整性、规范性、连续性。具体在实行中可由学校的教务处牵头，配置设备和场地，给予管理人员全方面的支持，而且建立激励机制，对有做的好的人员，进行表彰和奖励，提高他们的积极性。而且上一级档案管理部门还要对管理工作定期进行监督、检查。这样教学档案工作才能更好的进行。

2.2 教学档案管理实现科学化和现代化提高利用率

教学档案管理要采用先进的管理手段和方法。我们可以进行教学档案的信息化管理，提升软件和硬件，例如添加扫描仪，升级计算机硬件配置等。提高档案管理人员的工作效率，教学档案分门别类保存，这样便于检索和操作，有利于形成体系，进行科学科学管理。还要利用学校的网络，安装档案管理软件，进行网络检索，这样可以全方面，多层次，多角度的去提升教学档案的利用率，实现高度共享，也方便了师生去查询资料。

2.3 加强人员培训提高管理和服务意识

建立规章条例，对档案管理人员定期进行岗位培训，可以多进行外出学习，跟别的院校的档案管理人员多进行交流，系统的学习档案的收集、整理、鉴定、分类、统计保存等档案管理知识和技术。使档案管理更加规范化。作为管理人员还要提升自身的素质修养，不能把这个工作当成是个负担，主动加强学习，要在思想上将“被动”变成“主动”。要严格把关，认真仔细的去审查老师上交的资料，履行档案管理人员的职责，积极主动为师生服务。

2.4 确保教学档案的完整和准确

在教学档案归档之前，我们要有目的和有计划性的选择和收集，收集工作要预先布置，有个预判，确保教务档案的完整和质量。合理分类，例如把叫教学会议记录，教学期中，期末检查等归于一类，把教师的教学大纲、单元设计、整体设计、课件、考勤和科目成绩等归一类，把学生的学籍档案、课表，教材资料，成绩单，学生评教等归于一类，教学档案管理人员可以严格按照《教育档案分类表》进行分类，这样便于查找，工作起来也更加的有条理和方便。