新时期高校档案信息化建设的探究

王 军

河北工业大学综合档案室，天津 300401

0 引言

高校信息化管理，建设数字化校园给高校现有的档案管理工作模式与运行机制带来了巨大挑战，将由实物馆藏（纸质文件、书、画、视频、音响等）时代走向实物馆藏和馆藏数字化并存的发展阶段。实物馆藏是馆藏资料的历史依据，馆藏数字化是实物馆藏的复制，是重要的补充，具有同样的法律效率。馆藏数字化，将极大地便利了资料的整合传输和应用，已成为档案工作发展的必然选择和迫切需要。

1 高校档案信息化建设

高校档案管理，要与社会和学校发展需要相适应，利用现代多媒体、网络技术构建一个馆藏资料文库系统，管理和开发档案信息资源，服务于学校和社会。计算机技术、网络技术、数字技术的广泛应用，为高校档案信息化建设奠定了坚实的基础。

1.1 档案信息化基础设施建设

档案信息化基础设施建设应当融入校园信息化系统，成为校园网络、校园办公化系统的子系统。他的建设应包括计算机及相关硬件设备建设和网络建设。硬件设备应当能够满足信息化管理的需要。软件部分能够健全档案馆（室）网站（页）服务于管理应用功能，档案信息化实现了档案管理的智能化科学化。

1.2 档案信息资源建设

高校档案是高校历史的原始记录，不仅具有历史价值，而且还在不断地服务于现在，这些“原生态”的信息资源作为档案信息化建设的核心，是建设档案信息资源库的基本元素。高校档案部门只有在档案信息资源建设上下工夫，才能打牢基础，积累财富实现档案资源最大限度的利用和共享。 高校档案资源建设要完成以下任务。一是由案卷级转化为文件级完成计算机录入，建立和完善计算机检索体系，实现馆藏档案全部机检；二是馆藏档案进行数字化加工和处理，逐步推进全文数据库和多媒体数据库建设，实现档案全文信息查询；三是加强对电子文件收集、积累、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，确保各部门产生的有价值的电子文件完整和及时归档。

1.3 档案管理应用系统建设

高校档案信息管理应用系统担负着档案信息资源 采集、开发、管理、利用等技术处理的任务。档案管理部门要尽量把同时具备存储、管理和利用功能的先进系统软件应用到档案管理工作之中，为保证档案信息数字化处理，方便利用，信息资源共享提供条件。利用好现有的校园网络平台，充分发挥档案管理网站（页）的作用，成为信息交流的窗口，上传己公开的档案全文信息，提供网上查询和利用服务，促进档案资源共享。普及纸质文档和电子文档一体化管理，进一步扩大网上归档功能，提高归档工作效率。

1.4 档案信息化的功能

档案信息化将成为“数字校园”建设总格局中的一个重要的组成部分，他以承载历史，服务现实，向社会展示学校的历史发展脉络，人文精神，文化底蕴。加强历史档案的发掘工作，发挥档案的递延效应，是传承建设校园文化的重要组成部分。档案的数字化建设工作要坚持落实科学发展观，管理和开发档案信息资源，为学校教学、科研和管理服务，真正实现档案馆在决策咨询、宣传教育、技术服务、信息传播、考证利用、学术交流等方面的服务功能。

1.5 档案信息化人才队伍建设

档案管理应用系统是一项技术性、专业性很强的工作，工作人员首先应当是档案管理的专门人才，具有档案管理的专业知识和较强的工作能力；同时还要兼有坚实的计算机信息管理、信息技术、电子政务等理论知识实用技能的复合型人才。高校现行档案管理人员队伍，大都是档案管理专业和非计算机专业的人员组成，年龄结构、专业结构都无法适应发展了的技术管理需要，制约了档案信息化建设。因此应当把引进人才和专业培训的人才培养战略放在首位。对引进的计算机专业人才进行档案专业培训；对档案管理和非计算机专业人员进行计算机专业培训，提高专职档案工作者现代化档案管理理念，具有熟练的档案管理、档案保护专业知识和能力，熟练地掌握计算机应用技术，电子文件管理、档案信息存储等方面的工作能力，培养适应高校档案管理的复合型人才，提高档案管理的水平、应用能力，为建设数字化大学作出贡献。

2 结论

档案管理在学校管理工作中享有重要的地位，它是一个学校发展历史，人文精神、校园文化、科学素养养成的历史记载。档案信息化有效的整合了学校的历史资源，使这种资源以科学、便捷的方式迅速对外传输，扩大了学校的影响力，为提高学校的知名度起到传播的作用，因此受到广泛关注，档案信息化水平是衡量高校档案管理现代化程度的重要标志。档案部门要有改革创新的勇气，充分利用先进的科学技术，使沉睡在档案架上的档案生命复苏，为学校的教学科研服务。档案馆要建立起一个结构合理，信息收集渠道畅通，运转灵活，管理科学，服务高效的档案管理服务模式，为学校的发展建设做出应有的贡献。

[1]全国档案信息化建设实施纲要[S].国家档案局，2009.

[2]何建宇浅谈高校档案信息化建设[J].广西医科大学学报，2009：45-46.

[3]陈淑香.以校园网为依托推动高校档案信息化建设[J].中国档案，2007(7).