关于退耕还林档案管理工作的思考

任辉

(贵州省水城县林业局,贵州水城553001)

1 引言

退耕还林工程是一项参建单位多,涉及面广,建设周期长,群众参与度高,政策性强且兑现时间长、操作难度大的社会系统工程,工程实施过程中形成大量的文件材料,如工程规划、计划、实施方案,各乡镇的作业设计、检查验收报告、面积计算表、验收存根、分户建卡花名册、相关的合同书、责任书、以及几个主耍环节中形成的大量文件材料和县以上单位抽查、核查材料。因此,建立退耕还林工程档案是退耕还林工程顺利开展的基础工作。

退耕还林工程档案是指在退耕还林活动中直接形成的具有保存利用价值的各种形式和载体(包括图表、卡、册、声、像、计算机存储介质等)的原始记录。具体内容为小班档案,外业调查资料,设计资料包括设计说明书、设计表、工程设计图、小班位置示意图;涉及退耕还林工作的国家、省、市、县及林业局、各乡(镇)场等有关文件、会议纪要、领导讲话、资金使用和粮款兑现审计报告、退耕还林工作总结等;自检材料包括自检报告和附表;一书一表二卡二证包括合同书、林权登记申请表、小班登记卡、检查验收卡、粮食供应及现金兑现证、林权证等;登记台帐。包括年度粮钱兑现台帐、林权证等;微机化管理数据库资料。包括声、像、图片等电子档案等。

2 退耕还林档案管理工作存在的问题

(1)对退耕还林工程档案管理的重要性还缺乏足够的认识,基层退耕还林工作中“重工程质量,轻档案管理”的现象普遍存在。

(2)退耕还林工程档案管理程序复杂,面广量大,从事档案管理人员少,基层退耕档案管理设施不齐全、不到位,造成档案管理不完整、不全面。乡镇林业站工作任务繁重,人少物少,不能及时、系统的完善退耕档案;村级退耕档案基本处于半瘫痪状态。

(3)退耕还林原始材料更改、变动随意性大,变动后归档不及时,导致各部门存档材料不一致,甚至存在互相矛盾和冲突的情况。

(4)退耕还林档案管理制度不健全,退耕档案还没有一套规范的、科学的管理体系和统一的标准,各级工作人员各自按照自己的思路保存退耕档案,给档案管理工作增加了难度。

3 加强退耕还林档案管理工作的对策和建议

3.1 退耕还林档案的收集

(1)争取确立档案行政管理部门在退耕还林工作中的地位。水城县成立退耕还林领导小组,将县档案局列为领导小组成员单位,档案局长为领导小组成员,同时,以文件的形式将档案局对退耕还林档案指导、监督地位确立下来。

(2)档案行政管理部门提前介入对退耕还林工作的指导,待上级部门下达退耕还林任务之后,对工作队员采取短时间集中以会代训形式,对收集档案的范围,合同内容的完整性,手续齐备等作统一具体的要求。

(3)由各乡镇林工站负责,做到合同签完一个村接收一个村,并建立专门接收退耕还林档案登记册,随收随进行登记,收集时特别强调不能只注重退耕还林承包合同而忽视其他重要材料,包括土地原始丈量登记表、分丘块登记表、造林通知书、转让承包协议等。一个乡镇签完收齐后,统一交到县政府退耕还林办公室归档。

(4)档案业务指导人员积极主动配合有关部门跟踪指导,对退耕还林合同内容的完整性进行抽查,发现有的村公所地丘块界线不清,亩数、所在地区、承包人、责任人漏填的、没有签章的,应要求当事人及时补救、完善,为他们提供切实可行的意见和建议。

3.2 采用计算机管理信息系统对档案进行管理

(1)退耕还林电子文件的归档是将电子文件经过整理确定档案属性后,从计算机或网络的存储器上拷贝到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。电子文件的归档也可采用按年度,按阶段归档,但由于电子文件存储介质的质量、寿命等问题,归档时间不宜超过2～3个月。归档的电子文件应具有原始性、真实性、完整性和可读性。将文件的最终版本归档后拷贝到耐久性好的载体上,可采取一式三套的办法进行存储和保管,这样可以大大提高安全性和可靠性。归档的电子文件格式尽可能使用通用标准,在一定程度上保证数据的通用性和共享性。

(2)电子文件一经归档就形成了电子档案,但是由于电子文件的制作、传递、处理、归档都是在计算机软件平台支持下完成的,离开计算机系统,电子文件就什么也看不见,因此电子文件具有系统依赖性。也由于电子文件信息与载体的可分离性,使电子文件的增删改变十分简便且不留痕迹,操作不当容易丢失或被篡改。因此电子档案也具有易变性。这就给退耕还林电子档案的管理造成了很大难度,主要表现在电子档案的原始性确认上,由于退耕还林的资金兑付年限长,直接涉及到退耕户的利益,近年来由于退耕还林信访案件的查办逐步走上法制化,退耕还林的一些原始数据认定也越来越具有权威性。同时少数乡镇的电子档案几乎处于瘫痪状态,给上级的检查和资金兑付造成一定的负面影响,因此加强对退耕还林电子档案的科学管理已势在必行。

(3)实行电子档案和纸质档案的“双套制”管理是退耕还林档案管理的规定和要求。所谓“双套制”是指文件归档后两者的共存,双套归档可以使同一份文件的电子版本与纸质版本共同处于存储和可利用状态,两者将并存。现阶段退耕还林工程实行“双套制”管理有利于实现电子文件和纸质文件管理的互动,在电子文件和纸质文件的共存状态下,对两种文件分别加以管理,它们既各自独立,各自发展,又互相依存,互相影响,承担着一个共同的责任,就是更好地为林业建设工作服务,一个共同的目标就是进一步提高退耕还林工程档案管理质量和管理水平。电子文件管理推动纸质文件改革,纸质文件管理不断促进电子文件的管理和完善。它们是辩证的统一。

3.3 建立“三参加”、“三同步”管理制度

“三参加”即要求档案人员参加重要设计工作会议,参加设计项目,参加工程竣工验收。“三同步”即下达计划任务与提出文件材料的归档同步,检查设计进度与检查文件材料形成情况同步,评审鉴定成果与验收档案材料的完整准确情况同步。退耕还林档案应建立规范的数据库,应由懂计算机业务,熟悉档案管理的人员完成,只有规范了档案数据库的建设,才能为档案信息共享打好扎实的基础;只有实现了网络管理,才能将分散各地的档案信息资源连成一体,提供网上的信息服务。

4 结语

工程档案管理人员是实施档案现代化管理、做好工程档案管理工作的中坚力量和主要骨干,要充分调动他们的积极性和开拓创新意识,鼓励他们把全部精力投入到工程档案工作中。同时,随着退耕还林工程建设的不断深入和开展,以及科学技术的发展,学科范围、研究领域及学科间的相互交叉与渗透的不断扩大,知识经济时代的到来和信息技术的发展,将对档案管理人员提出新的更高的要求。因此,要做好对退耕还林工程档案管理人员队伍的培训,使他们跟上时代发展步伐,不断地学习和掌握新知识,更新知识结构,丰富和扩大知识范围,进一步提高他们的业务素质和应用新技术的能力,做好退耕还林工程档案管理工作。退耕还林是一项投资大、涉及面广、农民得到实惠最多且实施过程复杂、政策性强、时间长的一项生态富民工程。因此档案建设是退耕还林工程建设中的一项重要工作。目前延安市退耕还林工程档案管理达到资料齐全,管理规范,很好地发挥了档案服务于工程,方便于政策兑现、上访案件查处及年度考核的作用。为工程管理提供可靠的依据和保障。

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