关于乡镇档案工作综述

徐 颖

（哈市房地产交易中心 150000）

关于乡镇档案工作综述

徐 颖

（哈市房地产交易中心 150000）

一、乡镇档案工作的现状和存在的问题

1.档案管理体制不完善

档案管理达标时，各乡(镇、区、处)都设立了与政府办公室合一、合署办公的综合档案室，并明确了一位乡级领导分管档案工作，制定了档案工作发展计划，指定了档案员和档案网络员．建立了相关的管理制度，确立了档案管理体制，形成了档案管理网络。但由于所设综合档案室没有经过有关部门的批准。没有人员编制没有专职档案员、给乡镇领导干部误认为乡镇档案工作不多、难度不大，不管领导或科室负责人需要抽人时，第一个想到的就是档案员，档案员成了“突击队员”，长期从事着其他工作，档案工作的时间越来越少，甚至没有。档案整理任务日积月累，无法按期完成归档任务，更谈不上做好档案信息的开发利用工作了，到头来领导不理解，其他干部也不理解，久而久之，没有人愿意干档案工作，指定的档案员也想方没法离开档案工作岗位，所拟定的计划无法实施。建立的制度也未能很好落实，究其原因，就是因为体制问题没有很好解决。

2.基础没施较薄弱

档案库房、档案箱柜、灭火器、温湿度显示仪、档案整理所需用具等是档案室最基本的设施。但由于各种原因，绝少数乡镇的档案库房面积狭小，该调整的没有调整，需更换或添置档案箱柜的也没有更换或添置，有的灭火器没能保持在能工作状态，温湿度显示仪成了摆设等，这些问题的产生很大程度上除乡镇档案管理意识有待提高外，与档案员未能履行职责有很大的关系。

3.业务建设有待于规范

档案业务建设规范与否直接关系到一个单位乃至一个地区档案管理能否实现科学化、标准化和现代化的问题。山于乡镇档案员更换频繁新手多、业务生，再加上没能保征充裕的时间让档案员去学习专业知识、钻研业务和实践锻炼，档案员的业务素质不适应档案工作的需要，履行其职责，档案的收集、整理、鉴定、分类、编目等不同程度地存在着问题，归档质量难以保征，档案的保管保护也只能做到锁好门窗、避免火灾、对破损档案和字迹扩散、褪变的档案没能及时修复，库房温湿度的记录和调节也断断续续，档案信息的开发工作特别是深层次的加工也没能开展，乡镇档案业务建设令人堪忧。

4.提供利用工作需加强

档案整理的最终目的是提供利用。但乡镇档案信息的提供利用工作电存在着一些问题。主要反映在以下几个方面：一是检索手段单一。档案检索手段单一是乡镇档案室存在的共性问题，由于没有编制专题检索目录和参考资料，也没有或没能使用档案现代化管理设备，只能通过全引目录以手工方式进行查阅，检索档案信息达不到快捷、准确的目的。二是被动服务。由于各种原因，多数乡镇档案员采取你来我查、你要我给的坐等服务方式，不能主动出击，“上门”服务，档案信息的作用没能最大限度地发挥。三是缺少必要的登记和信息反馈记录。档案查借阅登记和利用效果反馈记录是提供利用档案信息的历史记录。是档案工作的最终成果。通过其可以发现档案工作的不足，能依据其改进和完善档案工作方法，遗憾的是能坚持做好这方面工作的档案室不多，有的乡镇甚至没作任何登记和记录。

二、几点对策

1.进一步完善档案管理体制

为认真贯彻依法治档、科技兴档、强化服务、发挥效益的工作方针，使乡镇档案管理工作走上规范化、标准化、科学化、法制化的轨道，需对现行乡镇档案管理体制进行改革和完善，即确立统一领导、分级负责、承上启下、步调一致、发挥效能的科学管理体制。

2.加强基础设施建设

加快乡镇档案工作的基础设施建设步伐，改善档案保管保护环境，是档案保管保护的客观要求，是保护国家档案的重要举措，乡镇政府设置必要的符合要求的档案专用库房、档案阅览室和档案员办公室，购置必要的档案箱柜、灭火器、温湿度显示仪和档案整理所需用具等，有条件的还应购置去湿机、加湿器和现代化管理设备。为有效保管保护国家档案和实现档案管理现代化创造条件。

3.强化档案管理监督与指导

当地档案行政管理部门应当根据档案法律法规、规章和方针政策的规定。加强对乡镇档案工作的领导，协助乡镇人民政府结合乡镇工作实际和乡镇档案工作的规律、特点有计划、有步骤对所属单位的档案工作进行业务指导和监督，定期不定期地对其档案工作进行行政执法检查。特别是对其文件材料的归档、档案的安全和利用进行重点检查或抽查，发现问题，及时解决。

4.加快档案干部培训步伐，规范档案业务建设

一是加强档案法制教育。通过档案法律法规的宣传和学习，使乡镇档案员充分认识到档案工作的重要性，明确乡镇档案机构和档案员的职责，掌握有关档案工作的法律规定，学会依法治档。二是加强档案业务培训。当地档案行政管理部门应根据乡镇档案的不同门类，用联系实际、通俗易懂的教学方法分门别类地对乡镇档案干部进行业务培训，逐步提高其工作技能，达到学以致用、学了会干的目的，同时做好继续教育工作，适时更新他们的专业知识，乡镇政府要创造条件，鼓励乡镇档案干部多渠道、多方式去参加档案专业的学习或进修，全面提高其档案管理工作水平。三是加强计算机技术的学习。随着办公自动化的推广和应用，电子档案的大量产生，电子计算机技术成了当代档案部必须掌握的一门技术，乡镇档案干部应参加各有关部门举办的计算机技术培训，熟练掌握计算机操作技术并应用于档案工作中，逐步实现档案管理现代化。

5.开发档案信息资源

充分发挥档案信息作用。开发档案信息资源的目的是有效利用档案信息资源，最大限度地发挥档案信息的作用，更好地为各项工作服务。乡镇档案员要做到对室藏档案信息了如指掌、如数家珍，除准确、快速提供利用档案信息外，根据本乡镇各位领导决策和各项工作的需要，主动出击，“推销”信息，上门服务，使档案信息的作用发挥得淋漓尽致、彻彻底底。