档案信息化建设的探讨和研究

李 爽

（白城市农牧机械化研究院 吉林）

档案工作深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

一、当前档案信息化管理面临的几个问题

电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。

1.面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

2.面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

3.技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

4.人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

二、档案信息化建设应注意把握的几个方面

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。党和国家十分重视信息资源开发利用工作，我们必须切实从各方面加大力度，予以解决。

1.要把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。档案信息化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规划，确保档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一，数据规范，长期可读，便于共享。

2.要通过档案信息化整合，带动各项档案基础业务工作。档案信息化建设是一项科学体系工程，涉及到档案工作的方方面面。档案信息化的顺利开展，必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

3.要确保档案信息化建设的整体效益和质量。档案信息化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时，要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位。对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

三、推进档案信息化的几点建议

1.建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

2.完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

3.提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

4.加强人才建设。档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

综上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用。因此，档案从业人员计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界发展的大趋势，档案工作只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。