浅谈立卷说明在档案利用中的作用

夏 慧

（广东肇庆学院综合档案室 广东 肇庆 526061）

档案是人类文明的伴生物，具有独特的、重要的、广泛的社会作用。档案工作者对档案实体进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等具体业务工作的主要目的是使档案利用者能方便、顺利地获取档案信息，最大限度地实现档案的价值，可以说，档案的价值是由档案利用工作来体现的，而立卷说明的拟写又是做好档案利用工作的重要环节。

一、立卷说明及其主要内容

立卷说明是立卷单位在每年的立卷任务全部完成后，为了向档案馆（室）移交，为了日后的保管和利用，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况等大体内容所做的简介和说明，它是立卷归档工作的重要组成部分。其主要内容包括：

（一）本单位基本情况，说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况。

（二）现任党政领导成员任职及其变化情况。

（三）组织机构设置与变动情况，主要是内部机构的增减、分合、更名等。

（四）本年度档案立卷情况，主要说明立卷工作的组织情况、文件材料完整程度、案卷数量、有何缺陷和问题等。

二、编写立卷说明的好处

立卷说明是提示立档单位当年的简况和立卷基本情况的文字材料，与案卷目录、卷内文件目录汇编在一起成为档案目录（也称全引目录），是一种常用的检索工具。实践证明，编写立卷说明实用性强，具有以下几点好处：

（一）是查阅档案的指南。以往文件材料难以查找的大致原因是：组卷不合理，把同一个问题、同一价值的文件分开立在几个案卷里；标题不确切，没有揭示卷内文件的内容；年代不清楚，甚至几年的文件混在一起；分级不恰当，割断了文件之间的联系；文书处理制度不健全，文件收集不齐全；机构变化频繁，没有记载。利用者往往也说不清所查档案的具体时间或准确的主题词，再加上以前的档案分类整理标准与现在不一样，如果仅仅按卷内文件目录查，只能逐类、逐年、逐份档案查，不知道要翻阅多少案卷才能查到结果。但如果在整理档案时每年都附有立卷说明，利用时先查阅立卷说明，以立卷说明为指南，再查当年的案卷目录、卷内文件目录，就不必逐卷翻阅，提高了工作效率。

（二）能确定档案有与无。由于立卷说明是依据档案材料而撰写的，它揭示和介绍了本年所存档案的基本内容和成份，在一定程度上提高了档案的查全率和查准率。通过它可以解答档案有与无的疑问，特别是在内部机构变化频繁、业务时合时分、年代久远，很多事情似有似无的情况下，直接查阅立卷说明就能知道了，不需接待人员到库房取档案，缩短利用查阅档案的时间，提高了利用效果。

（三）方便领导掌握情况、研究工作。单位领导在研究工作时，如果需要查找本单位工作活动、基本数字等材料，就要翻案卷、找报表，非常麻烦。有了立卷说明就比较容易了，特别对新来的领导熟悉情况，更能起到助手作用。

（四）有利于延长档案的寿命。立卷说明的编写为利用者提供了部分档案信息，相对减少档案本身抽插次数和磨损，对保护档案原件有益处。

（五）是积聚编研素材的途径之一。立卷说明以综合记载一个立卷单位一年的全部工作活动形式的档案为主要内容，具有真实性、系统性的特点，为编写大事记、组织沿革、全宗介绍、校史等其他检索工具及编研材料提供了条件。

三、编写立卷说明应注意的几个问题

由于档案整理时有完备的案卷目录及卷内文件目录，尤其是近几年来又有了先进科学的电子检索工具，因此在利用工作中往往较少查看立卷说明，其重要性也未被充分重视；立卷说明的拟写比较随意，没有一个严格的标准，编写质量参差不齐。

在档案主管部门制订一个具体标准之前，如何保证立卷说明的编写质量呢？笔者认为：

（一）编写前要有针对性地广泛搜索所需要的材料，以确保档案信息足够丰富，最好是对照当年的文书档案卷内文件目录，收集立卷单位当年的人员编制、机构设置和变动、人事任免、主要任务和职能，重大业务活动和中心工作等方面有价值的文件材料。

（二）对搜集来的材料进行挑选和考证，并根据本单位的工作性质有所侧重，做到去粗取精，去伪存真，坚持一切从实际出发，实事求是。只有这样，才能如实地反映事物的本来面貌，确保立卷说明的可靠性和真实性。

（三）摘写内容简明扼要、文字表达准确无误，尽量不用大概、大约等不确切的字词。

（四）编写立卷说明要着重客观地记述事实，一般不加评述，不作分析和阐述，不要作者的观点，只要实事求是地提供事实的脉络即可。

（五）选编初稿，经立档单位负责人审核后再打印，以免出现大的差错。

总之，立卷说明的编写是一项非常有实用价值的工作，它不仅是档案检索利用工作的需要，也是档案整理工作的自我完善和发展，对于档案管理人员尽快熟悉档案，了解历史背景，进一步提高案卷质量都是十分必要的，同时立卷说明写起来也不是很难，只要我们在立卷时稍加重视，日后的作用就会显现出来，年代愈久，其作用愈明显。

[1]杨友秀《档案工作基本理论与方法》.

[2]冯惠玲等《档案学概论》.