谈对EPC 总承包项目的工程资料管理

张燕 李可

工程资料管理是对有关建设项目的各类信息资料收集、储存、加工整理、使用等的一系列工作，是对工程建设项目过程检查、竣工验收、质量评定、维修管理的依据。EPC总承包项目的资料管理是EPC总承包管理的重要内容之一，是工程项目管理的基础工作，是实现项目目标控制的保证。工程资料的归档整理应根据国家标准GB/T 50328-2001建设工程文件归档整理规范，同时为满足工程资料的存档需要，还应综合考虑满足业主单位、行业标准及工程所在地城市建设档案部门具体要求来进行统一编制和整理。EPC总承包工程项目的资料管理主要分为三部分:设计资料管理、施工资料管理、设备资料管理，资料管理要达到可靠性、及时性、适用性、扩充性和安全性，能够真实反映EPC总承包项目的工程建设活动的全过程。作者依据多年从事EPC总承包项目的工程资料管理工作进行经验介绍。

1 编制资料管理分级清单

通过编制工程项目资料分级清单，可以使EPC项目的工程资料管理过程中各阶段具体工作资料编制内容一目了然，使工程资料管理在实施过程中所涉及的各项工作任务明确、清晰，同时也能使项目管理者准确的把握整个工程过程中的资料管理。另外，通过分级清单也能划分资料管理内容和责任的分解，人员的分配落实以及资源的协调。本文用EPC总承包项目的工程资料分级清单，确定工程资料管理过程中所需的资料用表，然后再依此结构形式对各阶段的资料管理工作内容做详细的经验介绍，见表1。

表1 EPC总承包项目的资料分级清单

2 设计资料管理

设计在EPC总承包工程项目的建设过程中起着承上启下的关键作用，而设计资料则是工程项目设计的重要输入文件信息，采用准确、可靠的设计资料，是对设计资料管理实现规范化和保证工程项目设计质量的关键。设计资料内容可按工作阶段进行划分，包括可行性研究、设计基础文件和设计文件三部分内容。其中可行性研究包括:项目建议书及报批文件、可行性研究报告及报批文件、环境影响报告书及批复、设计任务书及报批文件等内容，此部分主要由业主单位办理，由EPC总承包方的设计负责人进行收集整理。设计基础文件包括:工程地质报告、水文气象地震等其他设计基础资料。设计文件包括:方案设计、初步设计及报批文件、施工图设计、工程计算书、对施工图的审批意见、设计合同等内容。

设计资料的管理也可以按设计资料的来源进行分类划分，并落实相应的责任人。一般常由顾客提供的设计资料、各专业之间互提的任务资料和现场调查搜集的资料组成。对顾客提供的设计资料的管理，应由各专业设计负责人向顾客索要、接受顾客资料，并由设总组织各专业负责人进行验证，并在顾客提供资料记录单中记录和签收，形成书面文件，由各专业负责人签字，作为设计依据，由设总保留。对各专业之间互提资料的管理，各专业之间互提资料内容应满足编制的项目统一设计技术标准要求，互提资料的时间应严格按项目各专业设计进度表的要求执行，过程中形成的设计资料由设总负责将其与施工图一并归档保存。对现场搜集的设计资料管理，应确认整理完整，做出收集时间、地点等标识，并签字，经设总验证后保存，属归档范围的应予归档。

目前国内具有工程总承包资质并承建EPC总承包工程项目的企业多为甲级工业设计院，在设计资料管理上具有成熟经验，均能按GB/T 19001质量管理体系作业文件进行贯彻执行，对设计资料的管理较为规范。简单来说，设计资料的管理就是对设计资料的输入文件和输出文件的控制，设计资料的输入应按照记录控制程序进行保存，设计资料的输出应满足设计文件标识和可追溯性的要求。设计阶段的资料管理常由设计经理负责贯彻落实设计资料的管理，组织各专业负责人按照《建档、归档和档案管理规定》对设计成品文件和相关资料进行归档。另外，在设计阶段资料的管理过程中应建立和推广使用电子文档管理系统(EDMS)来管理EPC总承包项目的所有设计文件，可将不同的信息按相应的方式分层次管理，建立EPC总承包项目的设计资料数据库，设计的电子表格、文档及图形用目录方式管理，并建立电子索引，纸质文档也建立电子索引，便于检索和查询。

3 设备资料管理

设备资料主要包括设备供货文件和设备随机文件。其中设备供货文件包括:设备技术协议、设备供货合同、设备安装图纸等。设备随机文件包括:设备装箱清单、设备产品合格证、设备安装说明书、设备使用说明书、设备出厂整机检测记录、设备外购件(电机、减速机等)的产品合格证和使用说明书等。特种设备(起重设备、压力容器等)还需包括制造企业的生产许可证、安全生产许可证、监督检验证书等资料。设备资料的管理应能满足机装分包单位进行设备安装和业主单位生产使用的实际需求。完整、清晰的设备资料管理不但体现了资料管理人员和EPC总承包项目部管理水平，而且也有助于设备安装和调试的顺利进行，另外也为生产单位投产后的设备日常运行管理及维修保养工作提供必要的依据，以提高设备管理质量。

EPC总承包单位对设备资料管理环节上还存在重视不足的现象，在设备资料管理过程中经常会出现设备资料不随设备同时发到施工现场、设备厂家提供的设备随机资料不全，另外由于EPC总承包的工业项目所定设备厂家较多，设备厂家所提供的设备资料各色各样，设备资料不进行台账式登记，设备资料不分类整理成册，常常给设备资料管理上造成了很多麻烦。为加强对设备资料规范化、高效的管理，EPC总承包项目部应制定明确的设备资料管理制度:1)编制实用的设备资料管理办法，明确由设备经理负责设备资料的整理归档工作，设置专职设备资料管理员进行具体管理工作;2)在设备供货合同中应明确设备供货商提供设备资料的具体明细和时间要求;3)设备供货商已将设备安装图、设备安装说明书、设备使用说明书等设备资料在订货后即发到EPC总承包项目部;4)设备资料员将设备安装图和安装说明书整理成册，向EPC总承包项目部设备安装工程师及分包单位提供，用于指导设备安装;5)设备资料员登记设备使用说明书，汇总各设备的加油品质和用量;6)设备调试经理依据设备使用说明书编制设备单机、联动调试方案，同时业主单位也依据设备使用说明书编制生产工人岗前培训和设备维护等资料;7)设备资料员对所进场设备及设备资料进行台账式登记，在《设备台账基本情况表》中详细记录设备的厂家，型号，主要参数，出厂日期，安装地点，使用日期等，以及设备资料(合格证、使用说明书、安装图等)的具体情况，及时整理归档并建立索引目录。

4 施工资料管理

施工资料是对工程实体质量情况的真实反映，因此要求资料必须按照建筑物施工的实际进度及时整理，做到工程建设和资料整理同步进行，杜绝工程先结束，资料事后补的现象发生。施工资料由各分包单位编制和收集整理，按照检验批、分项工程、分部工程、单位工程进行划分整理资料，分包工程完成后，将与工程有关的资料整理完毕交总包单位归档。总包单位为控制施工资料的及时性、真实性，不定期的对分包单位整理的资料进行检查，确保资料与工程建设同步进行。施工资料也可根据控制资料用表、单位(子单位)工程安全和功能检验资料、检(试)验用表、建筑工程施工质量验收资料进行划分。其中控制资料用表、单位(子单位)工程安全和功能检验资料可具体分建筑与结构工程、钢结构工程、给排水与采暖工程、建筑电气工程、设备安装工程、工业管道安装工程、仪表及自动化安装工程等。检(试)验用表包括原材料检(试)验报告、施工试验报告及见证检测报告。建筑工程施工质量验收资料分单位工程施工质量验收资料、分部(子分部)、分项工程验收记录、检验批质量验收记录。

目前国内的施工企业均普遍缺少有经验的资料员，在实际的施工管理过程中经常存在施工资料编制与施工不同步，待竣工前进行补编，编制的工程资料准确性不够，反复修改，存档时间过长，甚至出现业主项目部、监理项目部已撤场还没完成，不但造成补签有关资料的麻烦，延长了项目管理周期，增加现场施工管理费用，甚至影响了工程款的支付。EPC总承包项目部应高度重视施工资料的管理工作，满足工程项目更高的管理目标要求，以体现EPC总承包企业的管理水平和成熟管理经验。1)EPC总承包项目部制定施工资料的管理制度，组织各分包单位进行单位工程的划分，经监理和业主方确认，最终满足业主方或工程所在地档案馆验收要求。2)EPC总承包项目部制定施工技术资料管理流程、施工物资资料管理流程、施工质量验收资料管理流程和工程验收资料管理流程，统一工程施工资料的编制和组卷具体要求。3)EPC总承包项目部负责审查汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位各自负责对分包范围内施工资料的收集和整理，并对其施工资料的真实性、完整性和有效性负责。4)在分包单位进场时，总承包项目部应向分包单位进行编制资料目录的技术交底。5)分包单位按EPC总承包项目部编制的工程资料分级清单进行资料的汇编，EPC总承包项目部总工程师和资料员在整个施工过程中必须对施工资料整理是否及时、系统、全面、标准等进行中间检查监控。6)总承包项目部应使用计算机资料管理系统软件，实现归档文字材料信息化管理。

5 结语

工程资料是进行建设项目竣工验收的必要条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改扩建的重要依据。EPC总承包项目的工程资料管理应该贯穿项目管理的全过程，并按照项目信息管理的要求及时整理，保证真实、准确。工程资料实现规范化、标准化管理，可以体现企业的技术水平和管理水平，是展现企业形象的一个窗口，进而提升企业的市场竞争力。为了适应现代化项目管理的需要，EPC总承包项目部应重视并加强对工程资料的管理，实行分级管理，建立项目信息管理系统，达到工程资料信息共用、资源共享，并为项目管理提供真实详细的项目资料。

［1］ 王增羽．浅谈建设项目工程总承包管理［J］．山西建筑，2009，35(35):191-192．