石化工程公司区域性采购催检中心设置研究

2011-06-13周然华中国寰球工程公司北京100029

化工设计 2011年4期

周然华杨军中国寰球工程公司北京 100029

1 项目催检特点及问题的提出

工程项目采购阶段的催交和检验是指为了保证设备、材料的进度和质量符合订货合同的规定和要求而所进行的提醒、督办和催促 (统称催交)、验证、监造和终检 (统称检验)工作。

在石化工程项目的采购工作中，订货合同(订单)的签订是一个重要里程碑，但以签订订货合同为阶段性标志的采买工作，一般而言仅占整个采购工作量的30%左右。订单后的催交、检验工作是工程项目采购活动中的两个关键环节，由于工程项目的时间性特点，两者的重要性远远超过普通概念上对采购的认识。对于检验，工程公司的订货合同中一般规定，买方检验人员的检验结果不能解除供货方对设备材料的质量承担的责任和义务。但由于工程项目整体的进度、质量对承包商的压力，以及单个设备材料的状况对工程整体建设“牵一发动全身”的牵制性，使得催交检验在工程项目采购管理中的重要性尤为突出。因此，对于工程公司的采购部门如何根据项目采购特点和工程需要合理安排和使用催检资源，如何发挥跨项目的部门催检协调作用就显得尤为重要。

2 采购数据对催检管理的启发

2.1 工业制造的地域性特点分析

根据中国机械工业企业管理协会、机械工业经济管理研究院发布2010年《中国机械500强研究报告》，其中前100强中除汽车行业占36位，其余64家制造企业分布在18个省市，企业行业覆盖金属加工、设备制造和电气仪表等制造行业，具体比例分布，见图1。

图1 500强前100名企业地域比例分布

从图1可以看出64家制造企业的地域分布比例，其中华东的上海、江苏、浙江、山东、安徽集聚了32家企业，占总数的50%。可见，这个地区是中国机械制造业名副其实的大本营。其次为华北和东北，从份额看各不到华东的一半，它最大的特征是机械制造业高度集中于北京、辽宁、黑龙江、山西等少数几个老工业基地省份，共集聚了20家企业，占总数的31%。西南地区和西北地区各有2家和1家制造企业入围。

从以上的数据不难看出我国工业制造业地域分布存在东强西弱，南北不均衡的特点。

2.2 合格供应商的区域特征分析

对工程公司采购而言，拥有庞大的、不同规模和层次的合格供应商资源是顺利完成各类工程总承包项目采购工作的基础，同时在供应商资源布局上应考虑各专业合格供应商区域分布相对均匀，以满足不同项目地点的需要，降低项目采购物流和信息交换的成本。但由于区域经济差异及发展不平衡等原因，导致了供应商分布区域不均衡。ENR(工程新闻记录)排名前225名中的国内某工程公司 (以下简称A公司)的合格供应商资源地域分布也证实了这一特点，见图2。

图2 A公司合格供应商按地域划分百分比图

A公司目前拥有国内合格供应商约3000家，按所属区域划分，华东地区数量超过库内供应商总数的一半，占据了国内合格供应商库的56%，其次是华北、中南、东北地区各占16%、12%和10%，其余西南、西北各占3%。合格供应商的地域分布呈现出同制造业区域分布基本相同的格局。

2.3 采购签约供应商区域特征分析

2.3.1 各地区采购额

通过对A公司采购数据进行分析，累计2007～2009年度每个项目的采购合同在该地区的合同金额得到地区采购合同额、累计所有项目在该地区的合同金额得到A公司在该地区的总采购金额。以2007～2009年公司总采购额为基数，得到A公司2007～2009年累计在各地区采购金额所占比例，见图3。

图3 A公司在各地区采购金额统计百分比图

2.3.2 各地区采购合同数

累计A公司2007～2009年度每个项目的采购合同所在地区的合同数量得到地区采购合同总数、累计所有项目在该地区的合同数量得到在该地区的总采购合同数量。以2007～2009年A公司总采购合同数量为基数，得到A公司2007～2009年累计在各地区采购合同数量所占比例，见图4。

从图3和图4可以看到，A公司的采购合同的区域分布有明显的特点，江苏、北京、上海、浙江、辽宁等省市占据前五名，它们占据合同总数的68.5%，是绝对的供应资源集中区域。分析原因，一个是与经济发展程度和制造厂的集中分布有关;另一个是因为物流成本与A公司的项目所在地有关。比如沈阳、抚顺等东北地区是我国历史上的重工业基地;华东地区则是改革开放后经济发展的活跃地区，从乡镇企业开始到现在的民营经济，造就了一大批制造企业。这就是与国内各地区经济发展的程度和水平以及我国的经济发展历史有必然的关系。还可以注意到甘肃和四川等西部省份，也在第二梯队中占据了一席之地，这与兰州、成都地区的几个著名制造厂以及A公司近几年在西部的几个大型项目有关。另外一个方面，国外合同的集中度也很高，基本在日本和欧洲地区，日本的合同额占5.4%，但合同数所占比例几乎可以忽略，这主要是A公司近年来若干项目都在日本采购了转动设备，单个合同金额较大。欧洲地区采购额和合同数均排在A公司的境外采购统计的首位，说明欧洲地区的专利技术拥有量、装备制造技术的领先性和水平，以及供应商活跃程度均高于境外其他区域。

图4 A公司各地区签订合同数量统计百分比图

3 区域催检中心设置的可行性

通过对国内制造业区域分布特点、工程公司供应商资源分布及近几年采购数据的分析可以看出，执行订单的供应商分布存在着明显的区域趋向性特点。作为石化工程公司可以利用供应商分布区域性特点，通过针对性地设置区域性催检中心，拉近与供应商距离，发挥其快速响应的优势，从而达到增强催检的控制力，有效降低公司综合催检成本的目的。具体来说设立区域性采购中心具有以下优势:

3.1 兼顾项目进度和质量的要求

为了保障工程项目的进度和质量，提高催交和检验的效率是关键;与制造厂联系方便与否是影响检验效率的重要因素。建立区域性催检中心可有效解决采购方同供应商信息交换不及时的问题，提升催检反应速度，加强项目对供应商订单执行的控制力。

3.2 降低综合执行成本

区域性催检中心同总部催检部门相比具有距离制造厂近、反应速度快的优势，从而为项目节约时间成本和差旅费用，为项目整体采购进度提供了保障。同时由于区域性催检中心覆盖公司所有项目在该区域的催检工作，因此项目持续的供给量又可摊低设置成本，降低公司的跨项目综合执行成本。

3.3 充分利用分支机构实现整体利益最大化

区域性催检中心可充分利用总部各分支机构采购部门的催检人力资源和办公场所等行政资源，按照总部系统的催检管理模式，以有限的人力承接了较大的检验工作，其意义不仅是工作的转移和完成，还为总部缓解项目工作压力，提升总部采购总体的承载力，从公司整体上降低成本，实现公司利益的最大化，利于承接更多的业务。

此外，从A公司近五年来的采购合同区域分布图和分析可知，江苏、上海、浙江、四川和甘肃以及辽宁省，是A公司在国内的制造资源集中地区，欧洲和日本是海外的集中地。那么，如果能在采购业务发展趋势明确的态势下，在这几个区域设置采购分支机构，对A公司的采购工作效率以及综合业务能力是十分有利的。据了解，A公司在两年前已经利用其上海分公司资源作为基地探索成立了上海催检中心，以上海为中心辐射到华东各省，为总部的业务分担了很大的工作量。经统计，自2008年4月至2009年9月，A公司的上海催检中心共执行了22个项目的337个合同的检验任务。上海催检中心地处长三角中枢，至江浙地区交通便利，使得工作反应更迅捷，每个合同催检所花费的时间更短，成本也更低。

4 应着重考虑的因素

根据工程公司的采购工作特点和提升综合采购效率的要求，设置区域性催检中心要着眼于以下几个因素:

4.1 要覆盖制造资源集中地

从前面的分析已经可以得出，区域性催检中心适宜设立在制造业和合格供应商资源相对集中的地区，比如华东的上海，西北的兰州、西南的成都，东北的抚顺、沈阳等地都是可选的地点。不同类型的工程公司可分析各自的业务和供应商的相对集中区域，同时要充分考虑催检中心的可覆盖半径。据A公司上海催检中心的经验，覆盖半径在150～200km区域内的催检任务可最大限度地发挥区域性催检中心的经济性和及时性。

4.2 要依托各子分公司资源

新建一个分支机构，需要逐步扩充部分人力资源作为机构健康发展的新鲜血液，这部分人员不能全部由总部调配，否则总部的项目执行会遭遇“失血”;应该由总部派人牵头建立制度和程序，充分利用和依托各子 (分)公司优质的催检资源，同时以当地合格催交、检验资源为补充，达到催检资源的优化配置。

4.3 要考虑项目建设地

公司的大型签约项目集或潜在的项目集相对集中的地区应作为新区域性催检中心设置的风向标，因为项目采购必须考虑运输方便和物流成本，项目所在地附近的制造厂更可能被选择成为合同供应商。而项目集因为包含一系列项目，其采购工作量大而持续，在其周边建立新的区域性催检中心可有效地保障工程项目采购物资催检工作。

4.4 要避免覆盖重合

为达到催检资源配置效率的最大化，要充分考虑各催检中心的辐射范围，避免功能重置造成的催检资源和成本的浪费。

4.5 发挥中心的优势，设置海外机构

从工程公司的采购数据分析可以看出欧洲、北美、日本及东南亚地区2007～2009年采购合同额占据了近20%的份额，同时随着目前国内石化项目规模、复杂性的逐步增大，以及国内工程公司国际化进程的加快，预计这一比例还会增加。所以在实现国内催检中心布局的同时，为进一步发挥区域催检中心的优势，可逐步实施区域催检中心设置的海外化，以扩大区域催检中心的优势，增强工程公司的国际化运作能力和效率。