巧用一个函数式快捷完成考试监考表的编排

吉林省桦甸市二道甸子中心校 李顺荣

Excel是一款多功能的电子表格软件，其强大的统计功能多运用于数据统计。笔者在学校教导处工作，与一位经常在专业电子刊物发表文章的资深老师结成师徒。并在其指导下，运用电子表格，高效、快捷地完成全校的学生成绩统计工作。

随着办学水平的不断提升，我校的教学班级越来越多，每逢考试的时候利用手工编排监考人员表就会颇费周折，于是想起这款软件。经师傅的指点，不断地摸索出新功能，拓展Excel的统计功能，只利用一个函数公式，设计了一套能够迅捷安排考务工作人员的表格模板。有了这个能够自动统计教师分工的模板，避免了出现监考场次不均，同场人员重复，同科教师监考的事情。

现将此制作的方法分享给大家。

首先，在同一工作表中建立两个电子表格，如图1，图2。

然后在表①A2－H2中输入：年级、人数、考场、考试科目、考试时间等相关项目名称。

在表②K5－P5分别填入：教师姓名、监场总数、数学、语文等考试科目名称。

在K1O－K7O列内输入单位教师姓名，在L1O内输入函数：“=COUNTIF(E5:H7O,"=王萍")”，COUNTIF是Microsoft Excel软件中的一个函数，能对指定区域中符合指定条件的单元格计数。在这里函数的定义是统计表①E5－H7O区域内教师“王萍”的个数，以此数据统计教师“王萍”的监考场次总数。

在M1O输入函数“=COUNTIF(E5:E7O,"=王萍")”，此函数的定义是统计E列内教师“王萍”的数量，出现数值“O”为空场，出现数值“1”为正常，出现大于“1”的数字，表示排列重复，需要重新调整。

以下类同，利用“填充柄”复制相应函数。

这样就做好一张可以排列监考人员的电子表格模板。

此电子表格模板使用方法：

图1

图2

1.在k1O输入学校全体教师姓名。

2.利用逐一复制教师姓名，粘贴到表①E5-H7O相应表格内的方法，按工作要求编排监场顺序，或者直接输入教师姓名进行编排。这时，表②中的数字自动发生变化，如果表②中相应数列中出现大于“1”的数字，就是该行的教师编排重复，需要调整表①对应教师所在列的位置。

3.根据表②L列出现的数字，调整教师，平衡工作量。

此模板只利用了Excel软件中的COUNT-IF一个函数，稍有电脑基础就可以设计出来，简单实用。按以上设置做成的模板，考试前只要将所有教师输入表格内，在相应监考科目下填入教师名字即可，能够快速调整教师，完成考务安排。下次考试前，只需输入调整后的教师名单，便能即刻编排，投入使用。