建立信息管理系统，实现高值耗材全程动态监管

2011-05-31刘晓华薛昕昀许锋田金栾笑笑

中国医疗设备 2011年5期

刘晓华，薛昕昀，许锋，田金，栾笑笑

北京大学第三医院医学工程处，北京100191

随着《医疗器械临床使用安全管理规范（试行）》的颁布，医用耗材使用安全及管理越来越受到政府及医院的关注，如何提高以植入耗材为重点的医用高值耗材管理已经成为政府监管部门、医院和行业研究的热点。随着医用耗材使用量的逐年增加，高值耗材的管理是否科学、规范，关系着医院的诊疗水平甚至直接关系到患者的生命安全。因此，加强高值耗材，特别是植入耗材的管理意义重大，建立一套科学的高值耗材监控管理系统势在必行。

我院通过多年来在高值医用耗材管理过程中的总结，把条码技术应用到高值医用耗材信息管理系统当中，对高值耗材管理流程进行了优化，最终取得了比较显著的管理效果。

1 现代医疗技术快速发展给耗材管理带来的问题和挑战

现代医疗技术的快速发展给高值耗材管理带来了如下问题和挑战。

1.1 高值耗材管理难度大

高值耗材使用量大，覆盖面广，品种繁多，规格型号复杂，专业性强，造成了管理难度大。尤其植入材料是医用耗材产品中潜在风险最高的一类，一旦出现问题，将对患者造成伤害导致医疗纠纷，因此其有效性和安全性必须要严格控制。

目前，骨科植入耗材管理成为各大医院耗材管理工作的难点和重要环节。骨科植入材料的使用存在一些特殊性：① 骨科材料分创伤、脊柱、人工关节等几类，在品牌、种类、规格型号及价格等方面存在很大差异，造成对骨科材料追溯困难，增加了管理难度；② 所用骨科植入材料往往只有在手术台上才能确定，普遍采用的方法是术后管理，存在滞后性等弊端。因此，建立规范的骨科材料管理体系势在必行。

1.2 原有管理流程存在管理弊端

高值耗材管理物流环节多且相对独立，虽然多数医院耗材库房都已引进计算机，但往往只涉及物资出入库管理。高值耗材信息管理系统需要对准入、出入库、使用、计费、追溯等各环节进行全程监管。目前，医院高值耗材管理流程普遍存在如下一些问题：① 耗材管理系统没有与HIS系统集成，凭借人工传递纸质单据进行耗材计费，往来票据混乱，使收费缺乏透明度，无法控制收费准确性。② 耗材管理部门无法实时监管高值耗材使用情况，仅根据纸质单据补办出入库及结账手续，充当为耗材货款报销的角色，造成高值耗材全方位监管职能的部分缺失。③ 耗材管理过程中，物流、信息流和资金流无法做到有效整合，无法实现对植入耗材的有效追溯，及有效控制已结账耗材外流或非准入耗材流入现象。

1.3 耗材管理服务质量的高要求

随着医院业务量逐年增加，物流量不断增大，库存量的攀升使得库存面积和人员紧张，对医用耗材服务质量的提高提出挑战。

对于采购人员，需要确定耗材各项信息以及最佳的采购周期，客观评估和管理供应商服务质量；对于库房管理人员，需要从繁重的物流工作中解脱出来，获取准确数据，进行全局统筹；对于临床科室和二级库管理人员，需要实现耗材请领准确，频次适当。这些都需要通过信息系统便捷的数据收集和信息共享来实现。

2 我院高值耗材管理系统的建立

我院骨科、运动医学学科在国内处于领先水平，每年手术量达6000多例，骨科及运动医学科医用耗材使用价值占到全院的49%，是我院耗材管理工作的重点。2010年1月，卫生部印发了《医疗器械临床使用安全管理规范（试行）》，要求医疗机构按照国家分类编码的要求，对医疗器械进行唯一性标识，并确保这些信息具有可追溯性。在此背景下，我院成立了医学工程处牵头的项目组，建设高值耗材全程动态监管系统。管理流程如图1所示。

图1 骨科、介入类高值耗材管理流程图

2.1 骨科类植入材料的管理

我院利用信息系统优化了骨科材料的管理流程，具体方法是：

（1）骨科组套条码化管理：针对骨科材料的特殊性，我院对其采取以“组套”为基本单位的管理模式，共整理现用骨科组套153个，并结合我院耗材管理经验和实际需要，将组套按4层14位进行分类编码，按照耗材码、分类码、供应商编码、流水号等信息进行编码。以人工膝关节组套为例，标签如图2所示。

图2 人工膝关节条形码标签

（2）耗材编码与物价收费编码作对应：目前我院对应耗材编码与物价收费编码数据4000多条。对于新增的骨科耗材，在字典更新后，相关信息会通过系统传递到物价科，提示及时添加收费编码。以此有效建立起耗材与收费信息的对应关系，保证正常收费。

（3）术中计费：贴有条形码标签的手术包消毒后进入手术间。手术结束前，由巡回护士在计费系统中扫描组套条码，根据实际使用情况勾选确认耗材组套明细，系统自动核算高值耗材费用。

（4）双签确认：耗材使用信息填写完毕后，需要双人进行再次审核，确认无误后输入密码进行数据提交，完成高值耗材术中计费。

（5）实耗实销：手术室收费信息提交后，由HIS实时反馈到高值耗材管理系统中。术后，医学工程处与系统中信息核对无误后，办理相关手续。

2.2 二级库的管理

传统的“采购→库存→发放”供应模式会造成大量库存资金的挤占，针对这一问题，我院在心内科导管室及介入血管外科导管室实行“二级库房”信息化管理。供应商将耗材送货到医学工程处库房，验收合格后扫描产品条形码办理代销入库和代销移库手续；使用科室二级库管理人员清点所收耗材，并根据货到情况在系统内进行移入确认。

临床科室在耗材使用后扫描条形码进行计费，耗材及收费信息进入HIS，并实时反馈给耗材管理系统，由医学工程处进行耗材出库确认。医学工程处能够实时监管二级库高值耗材使用情况，包括产品名称、规格、批号、费用、入库出库时间、使用日期、病人姓名、主刀医生等。二级库房信息化管理把医学工程处、临床科室、财务处有机地联系在一起，为我院对高值耗材的有效监管提供了保障。

2.3 其他功能

我院医用耗材网上请领模块实现了临床科室通过登录系统客户端进行医用耗材网上请领。目前我院医用耗材网上请领量每月约400单。填写请领信息后，系统自动生成请领请求并发送给耗材库房，库管人员通过审核、配发、上账等流程完成对临床科室耗材的发放。系统还提供请领记录查询、请领统计报表等功能，以完善信息系统对医用耗材请领业务流程的控制管理。

供应商资质管理模块实现了耗材供应商注册证等资质文件的电子信息储存、查询以及注册证有效期预警等功能，避免了纸质文件存放难以及时了解供应商的注册证或授权是否过期的问题。

库存预警模块提供了设置耗材的安全库存及最高库存量的功能，实现了耗材订货策略的科学制定，防止出现耗材的积压或短缺。