实施文献资源质量工程的设想与探索

张芳宁

(长安大学图书馆,陕西 西安 710064)

1 文献资源质量工程的内涵

质量工程(Quality Control Project)是为策划、控制、保证和改进产品的质量,将质量管理理论与相关专业技术相结合而开展的系统性活动,[1]是当代社会为了适应经济技术迅猛发展和市场竞争空前激烈的迫切要求而产生的重要建设项目。“高等学校本科教学质量与教学改革工程”就是我国为了深化教学改革、提高教学质量而开展的一项教育质量工程建设项目。这项质量工程覆盖面广,内容丰富,在全国1 000多所高校中推行,是包含了众多建设项目的系统工程,[2]力图通过立项建设来全面加强学科建设和提高科研水平。由此可见,质量工程是对项目进行严密质量控制的一系列技术与方法的总称,它从市场需求分析着手,采用科学的质量策划方法对每个环节进行优化设计,用有效的过程控制方法进行监控和管理,以达到最优的效果。

在科学技术高速发展,竞争日趋激烈的当今社会,图书馆要把“质量”追求放在突出位置,树立科学、全面、富于时代感的质量观。而文献资源建设是高校图书馆建设的主要内容,文献资源的学术水平和学术价值直接影响着图书馆对学校教学、科研的贡献率,体现着图书馆的价值和影响力。因此,把质量工程模式引入图书馆建设中,构建符合图书馆基本发展规律的、规范且完整的文献资源质量工程体系,通过科学规范的实施达到质量有效控制,能够有力推动图书馆文献资源建设目标的实现。

文献资源质量工程体系的具体构建可以从分析图书馆文献资源结构入手,通过对文献资源建设每个系统环节具体内容的细致研究,查找不适应当前建设发展的问题和矛盾,设计并实施有针对性的工程项目,深入研究能够充分发挥各个环节作用的方法,并形成制度、规范和标准,最后对工程项目的全部过程做出恰当的效果评价。

2 文献资源质量工程系统环节的划分

文献资源质量工程是一个系统项目,要通过对图书馆文献资源建设每个系统环节对文献资源质量影响力大小的分析,有针对性地设立分项或合并的主题工程项目。通过项目的实施与评价,查找制约文献资源建设的根本原因,研究提高文献资源质量的具体方法,使各个环节能够协调、高效运转,形成一个前后呼应、相互促进的统一体。因此,实施文献资源质量工程的第一步就是划分好系统环节。高校图书馆的文献资源质量工程划可分为 5个系统环节。

2.1 首要环节——规划与人才

任何一项工程都少不了规划和人才,质量工程更是如此。规划是质量工程的指导目标,人才是质量工程的实施保障。规划的制订,首先要求定位图书馆的服务对象和核心目标;其次,要明晰图书馆现有馆藏资源的结构和发展方向;最后,制定具体规划,密切结合本校的专业设置及学科建设重点,兼顾文理学科及师生业余文化需求,为本校教学科研、人才培养、素质教育、知识管理提供优质服务,慎重而科学地制定出文献资源质量工程项目实施的规划。人才是系统工程中具备先进理念和精湛技能的实施者,包括管理者和执行者。图书馆文献资源质量工程中的管理者负责制定规划、指导工程;执行者负责各个业务环节的质量控制,实施工程项目运作。两者相辅相成、密切协作,保证了文献资源质量工程的顺利进展。

2.2 重点环节——招标与采访

高校图书馆文献资源招标采购已是大势所趋,其成功与否对图书馆文献资源质量起着关键性作用,是文献资源质量工程系统的重点环节。招标决定着质量工程各个系统环节是否能顺利运行,同时由于竞标书商的实力、规模、信誉、承诺对图书馆文献资源的质量有潜在风险,因此,对招标进行有效控制才能够保障文献资源的质量。采访对图书馆整个文献资源质量具有总体协调、优化结构、指导改进的作用,决定了图书馆藏书体系的科学性,在文献资源质量工程体系中处于绝对重要的位置,是各项业务环节有效开展的基础和保障。

2.3 基础环节——编目与加工

文献资源的编目与加工是质量工程体系中的基础环节,加强这个环节的管理能够确保文献资源的使用效果。条码、书标是否端正,馆藏图章是否清晰,文献 MARC数据是否标准,每项细微工作的好坏都能给读者带来不同的感受。编目既能反映出图书馆业务工作的标准化程度,又能最直观地折射出图书馆专业水准的高低,决定和影响图书进入流通后的利用价值。

2.4 中心环节——典藏与流通

文献资源质量工程的实施将遵循“从读者中来,回读者中去”的思想,坚持把“让读者满意”效果作为考量文献资源质量的核心标准。典藏工作的原则是要照顾各种类型读者的文献需求,使文献利用率达到最大化,保障馆藏结构系统的完整性。[3]典藏的合理化是读者充分利用文献的关键所在,要从最方便读者使用、最能有效控制文献流动、最大限度发挥文献的利用价值[4]以及最少图书馆文献资源管理成本等多方面思考和加强图书馆的典藏工作。流通环节能够通过面对面的方式接收读者的阅读信息,及时向采编环节反馈文献资源的使用及需求状况,通过对读者的引导和协助,使读者能够在第一时间找到所需要的文献资源,提高文献的利用率。

2.5 保障环节——监督与评价

监督贯穿整个质量工程,是保证质量工程有效运转的重要手段,具体包括制度规范的制定和执行两方面。制度规范的制定要与时俱进,根据学校学科专业的发展和图书馆文献资源建设方向来不断改进和修订,以保证制度规范的标准性、科学性、实用性和前瞻性。在执行上要加强各个环节的内在联系和注重流程技术衔接,遇到新问题时要深入研究,确立解决方案,及时完善制度内容。评价环节是对图书馆文献资源质量工程中的规划是否具有真实性和可操作性,人才是否被合理使用,采访、编目是否规范,典藏及流通是否适应学校学科专业的分布,以及读者服务满意度调查等方面进行综合评价的过程,是对工程项目实施成果的真实反馈。

3 实施文献资源质量工程具体步骤的研究

3.1 创新理念,确立科学思路

文献资源质量工程的实施是高校图书馆改革发展模式下的理念创新,它符合高等教育的基本规律,也是高校图书馆建设发展的内在要求。创新的管理理念必须要形成科学的建设思路,文献资源质量工程建设要把握好三个层面的内涵与关系:一是图书馆领导层的宏观规划与决策。领导层要将“质量工程”运作的方法要点与文献资源建设紧密结合,总体部署和规划图书馆文献资源质量工程的具体实施步骤。二是图书馆各个业务层的自主完善与提高。业务层要结合各自环节的分项工程内容,不断提升加强专业技术水平,确保质量工程每个分项环节都取得最优效果。三是图书馆读者层的获益与反馈。读者层是质量工程的服务对象,读者对文献资源质量的评价是检验质量工程实施情况的重要标准。对这三层内容及其相互之间的关系进行正确把握,图书馆才能形成科学的思路和方法,奠定图书馆文献资源质量工程的实施基础。

3.2 正确把握文献资源质量工程及其系统环节的关系

系统环节是根据图书馆文献资源质量工程建设的目标和内涵科学划分出来的,这些系统环节构成了文献资源从进入图书馆一直到读者利用的全部过程,涵盖了图书馆文献资源建设所涉及的方方面面。每一个系统环节都是文献资源质量的影响因子,它们既有区别又紧密相连,各有侧重方向和独特作用,彼此之间又必须相互协作、缺一不可。系统环节的划分也是为了科学设立文献资源质量工程的分项建设项目,是一个由面到点的规划过程。分项建设项目的根本目标是为了保证系统环节质量的最优化和实现系统环节价值的最大化,通过单独或合并系统环节实施的所有分项建设项目,最终组合构成文献资源质量工程的全部内容(见图 1)。

图1 文献资源质量工程结构层次示例

3.3 合理设立质量工程分项项目

要实施科学、严谨、务实的文献资源质量工程,就要依托馆藏结构特色及资源优势,结合图书馆文献资源建设发展趋势和目标,科学设立与系统环节相关的质量工程分项项目,以质量为中心,严格把关、全面分析、精心设计、彰显特色、科学规划、突出重点、优化组合。每个质量工程分项项目对质量工程总项目都有很大的影响和制约作用。设立质量工程分项项目的方法可以灵活多变,根据系统环节逐个设立与之相对应的质量工程分项项目,也可以合并综合立项(见图 2)。

图2 设立质量工程分项项目示例

3.4 文献资源质量工程指标评价体系

验收和评估是对工程项目完成情况进行有效跟踪和管理的重要环节。[5]在每一个工程项目周期完成后,都应该接受验收和评估,即运用科学的评价模式来强化对文献资源质量工程整体过程的有效监控。可以通过建立读者评价、教授专家组评价和自我评价 3个渠道,使用定性和定量分析相结合的方法,[5]建立符合系统环节内涵的质量工程项目验收评估指标体系。通过规定分级指标的评价范围及评价分值,全面总结文献资源质量工程中各个系统环节的实施管理状况,对于保证质量工程在图书馆文献资源建设中长期、稳定、有效地运行具有重要的意义。

文献资源质量工程作为总项目工程有与之对应的总指标评价体系,一级指标是各系统环节,二级指标是与系统环节相对应的质量工程分项项目。每个质量工程分项项目也有具体的分项指标评价体系,其一、二级指标根据项目内容具体制定。我们以“招标与采访”环节为例,假设构建了文献资源购入质量工程项目,据此可以设立一级指标 4项,二级指标 11项以及对应的评价分值。若达到指标体系规定的分值上限,即是达到了文献资源质量工程总项目所设定的基本目标(见表 1)。

表1 文献资源购入质量工程指标评价体系

续表1

3.5 运用科学管理模式,建立健全机制

高校图书馆在实施文献资源质量工程时,可以成立工程建设小组,抽调专人专职负责整个系统工程的规划、设置、运转及监督工作。运用科学的质量控制方法,把各方面的质量环节定量化、定性化,加以考核、衡量效果,对发现的质量问题及时纠正偏差,[6]以质量为中心,实行全面、科学的管理。要不断建立、健全科学的机制,为文献资源质量工程实施提供有效保障,具体包括各项工程的实施机制、职工的激励机制、质量工程的长效机制和监督机制等。文献资源质量工程是图书馆全体人员参与的大项目,其日常的业务工作与质量工程息息相关,必须要通过职责规范、岗位要求、奖惩标准等制度来管理,充分调动广大工作人员的积极性,加强他们的责任感和使命感,树立图书馆工作人员的质量意识,切实将提高文献资源质量贯穿于图书馆工作的全过程,创造性地开展业务工作,不断深入探索提高文献资源质量的有效途径。

[1]洪生伟.我国质量工程的一项重要基础标准[J].大众标准化,2010(3):47-53.

[2]李红霞,李立明.创新“质量工程”建设管理机制的探索与实践[J].高等理科教育,2009(3):81—82.

[3]方向明,张海霞,孙爱莉,等.基于多分馆模式的典藏策略研究[J].图书馆学研究,2009(12):34—37.

[4]杨晓萍.三线典藏制在现代图书馆管理中的拓新[J].图书馆建设,2005(5):74—76.

[5]华 斌,何 丽.科技项目验收评估管理与决策模型研究[J].科学学与科学技术管理,2007,28(2):33—35.

[6]任志萍,孙丽娟.实行“质控点”控制是科学管理的有效方法之一[J].中国药事,1997,11(5):298—299.