谈高校图书馆如何有效进行藏书搬迁

魏朝晖

（福建工程学院图书馆，福建福州350108）

随着高等教育事业的迅猛发展和大学城的兴建，各高等院校原有的馆舍面积和藏书数量已远远不能满足众多读者的需求，许多高校相继新建或扩建图书馆，新建或扩建的图书馆落成，为改善读者服务创造了更好的条件，同时不管是新建还是扩建的图书馆都面临到图书搬迁的问题[1]。

藏书是图书馆工作的物质基础，藏书搬迁是融图书馆工作人员智力与体力劳动为一体的最繁重的工作，做好藏书搬迁工作，不仅关系到新馆及时开放，更重要的是馆藏文献资源能充分发挥应有的作用。图书馆藏书搬迁工作，不是图书资料的简单转移，而是借机重新整合，合理布局[2]。“凡事预则立，不预则废”，如果缺少周密的计划，没有科学的组织，轻者会重复劳动，造成人力物力的浪费，重者会使藏书混乱，查找不便，甚至造成藏书资源的流失。因此研究如何高效、高质、低耗的完成藏书的搬迁工作，是图书馆搬迁所要解决的重要问题。

1 前期准备工作

1.1 借鉴经验

孔子曰：三人行，必有我师。除了在网上交流和学习图书馆搬迁的经验和技巧，还可以到兄弟院校进行参观、交流和学习，了解兄弟院校图书馆先进的管理模式，服务方式和奋发向上的精神面貌。耳濡目染的熏陶，将会起到一种激励和鞭策作用。在外出调研时要尽可能的多了解他们在搬迁工作中积累的经验，再根据本校本馆的情况整理出一套适于本馆搬迁的方案，避免盲目无序给藏书搬迁带来不必要的资源损失。以尽量避免搬迁工作中的失误，让搬迁工作做到精心策划、充分准备、统一部署、细致安排、措施得力、指挥得当、管理科学。

1.2 藏书清点和清理

1.2.1 藏书清点就是将所有库存图书实数与财产账进行核对，就是要摸清图书馆有多少需要搬迁的藏书。通过清点藏书能做到对馆藏心中有数，为新馆确定库位、架位和架位预留提供最可靠的数据。通过对清点结果的分析对比，还可以反思图书采购中对品种、复本的确定，把将来图书结构中侧重的专业学科图书的种类，作为调整新馆藏书结构布局的依据。藏书情况信息采集是一项艰苦而细致的工作，需要工作人员的共同智慧，这项工作做得越深入越扎实，第一手材料准备就越充分，有效数字就越多，以后的架位预留就会越准确。

1.2.2 藏书清理整序是做好搬迁工作必不可少的前提，一般来说，旧馆总会存在一些陈年积压下来的各种问题，通过清理，可以对典藏水平做一次系统的、阶段性的总结和优化，让新馆从一个良好的基础上起步。藏书清理包括藏书剔旧和整序。藏书剔旧时可以剔除内容陈旧、不合时宜的馆藏，这样既有利于优化馆藏结构，又可卸下包袱，轻装搬迁。整序会使馆藏有序化，在搬迁前将所有未按系统排列的馆藏统统归位。比如像架位紧张时抽下的复本，临时存放在他处的书刊及乱架图书等都应按顺序排列，这样可以避免新馆规划中的盲目性及搬迁中的遗漏或错架。

借助藏书清点和清理还可以回溯建库，同一索书号，同时还能进行图书磁条改造工作。不少馆因历史原因，存在部分图书还未入库及藏书中存在两种或多种索书号并存的现象，进行回溯建库与索书号同一，可以为藏书搬迁后的排检工作带来方便。新馆一般采用藏、借、阅一体化管理模式，原来的永久性磁条已不适应新的管理模式，必须换成可冲消磁条，这样就要对藏书逐一进行磁条改造。现有藏书里的永久性磁条已经使用几年甚至十几年，要把它们彻底找出拆下再换成可充消磁条，工作强度可想而知。更换磁条是以方便读者为主要目的，是现代图书馆管理中的重要组成部分，是改变图书馆的服务模式的基础和保障，要不遗余力地做好它。

藏书清点与清理应一起进行，避免重复劳动的同时相辅相成。图书清理是一项细致又繁琐的工作，工作量很大，需要人员和时间上的保证才能完成，应从搬迁一年前开始，在正常开馆的同时重点进行藏书清点，整架、对架、剔旧、催还等工作。

1.3 规划藏书布局

科学、系统的规划是搬迁工作的核心，是提高搬迁效率的关键[3]。高校图书馆的搬迁不是单纯的搬运东西，也不同于一般的房屋搬迁，必须具有一定的前瞻性，特别是藏书布局，一定要从整体出发，合理布局。

藏书布局就是根据图书馆性质和藏书特点，结合新建图书馆的建筑结构，将整个图书馆空间作为一个有机整体考虑，科学合理地来划分藏书分布区域。新馆应考虑读者和藏书的流动路线，根据读者需要和文献特点进行馆藏布局，将不同的文献纳入不同的流通渠道，使藏书的流动更加顺畅和快捷，使读者流和文献流在最恰当的地方以最优化的方式更好地结合在一起。

从学校现状和长期发展规划以及各系学科、专业的设置，我们要从本馆的实际情况出发，设计出“藏、借、阅”一体化的管理格局，以提高藏书利用率，最大程度的方便读者借阅。科学、合理的布局新馆库房，应考虑以下几个因素：一是要根据现有藏书量和今后藏书发展规划，安排新馆库房空间总占有量；二是要以方便各类读者，并考虑为今后待发展读者留足空间，安排各个库房占地，比如英语、计算机、小说、专业设计用书等几大类的合理占有空间，不能大而不当；三是要合理排架，充分利用藏书空间，节约书库面积，同时注意光线和安全通道；四是要保证馆内工作人员的工作方便及工作台案的摆放空间；五是要考虑现代化设备占地位置和电源配置情况。

总之，藏书布局要以文献的利用率为标准，以读者需求的满足程度为依据，既要适应当前需要，又要考虑今后发展。

2 具体实施阶段

2.1 组织领导和组织动员

藏书搬迁绝不是图书馆通过自身努力就可以完成的事情，需要人力、物力和一定的财力保证为前提条件。由此，必须加强组织领导，成立一个精干、高效、权威的指挥系统，来规划、统筹藏书工作搬迁的全过程，包括确定藏书组织原则，确立藏书发展规划，安排馆舍布局，指导藏书搬迁准备工作和指挥搬迁工作过程等。

任何工作的成败，人是决定因素，做好组织动员工作，将会收到事半功倍的效果。应首先要成立以馆长为组长的图书馆搬迁工作领导小组，成员由各部室主任组成，一起组织协调搬馆各方面的工作。其次党组织要宣传发动，激励广大党员在搬迁工作中发挥模范带头作用。再次，召开全馆动员大会，进行思想总动员，让大家认识到搬迁是挑战也是机遇，在思想上要高度重视，全馆人员要统一认识，群策群力，全力以赴。员工的工作热情和使命感被调动起来，加之科学的领导，顺利搬迁才有保障。

2.2 藏书的搬迁

图书馆的搬迁是复杂、琐碎且有规模的。图书馆的藏书搬迁是图书馆搬迁工作中工作量最大、任务最艰巨、最细致的一项工作[4]。藏书搬迁，要求图书馆搬迁各个环节的协调有序，盲目无序的搬迁不但浪费人力和物力，而且还会带来一系列负面影响，拖延工作进度。藏书搬迁应严格要求藏书有序，正式搬迁前图书的下架打包与搬迁后图书的上架、排序工作紧密相连，环环相扣、密不可分，其中任何一个环节出现问题都会给其以后的工作带来麻烦。

2.2.1 图书的打包

俗话说“工欲善其事，必先利其器”。要保证打包工作的顺利进行，必须做好打捆器材的准备。打包纸、尼龙绳、记号笔等事先准备齐全，打包纸不能太脆，尼龙绳要结实。在打包过程中，要特别注意在架图书的分类及排列顺序，从书架上取书打包时不能相互串位。打包后要给每包图书标清类号、流水号，例如H13第一包标注为H13(1)，以后为H13(2)，以此类推，以便搬迁后对号入座。要调动所有能调动的力量参加图书打包工作并对其进行简单的指导和培训，包括打包图书标号的填写，打包方法与要领的示范，这样才能保证打包编号质量高，打包质量好，才能保证藏书的顺利运输和上架。可将打包人员分成两人一组，其中一人为专业人员，负责图书下架及书包的大小控制以及在书包上标注信息，另一人专门负责打包，并把打包好的书按要求放好。图书打包时最好打锁死“井”字花，就是尼龙绳做“井”字捆绑时要在前面一步走好的线上绕一下，这样可以防止绳子收到外力作用比如搬提、积压时产生滑动，可以避免书包搬运时出现散包现象。

2.2.2 书架的安装和架位预留

如果继续使用原有的书架，在图书打包后可请专业公司的技术人员拆、装书架；如果是使用新购置的书架，则由厂家按我们的要求直接安装即可。在安装时要充分遵循前面的藏书布局，书架安装完毕后，马上根据打包登记的各类图书的情况标注架号，这时要注意架位预留。架位预留是指在书架上为一定时间内要到来的某类图书预先留出摆放空间，是图书馆藏书搬迁的核心技术，是藏书搬迁中最具挑战性的工作之一[5]。架位预留分为当前预留和发展预留。当前预留是指书架上仅给已在馆的藏书预留空间；发展预留则要给将来一段时间要到馆的图书预留位置。架位预留是一项专业性很强的工作，要由专业专门和经验丰富的人员来做。除了依据经验，还有前辈们研究出的计算公式，能比较精确地计算出当前预留书架的空间，不妨借鉴一下:

第1步要计算出每层格所应放置的组件数，计算公式是：

每层各地组件数=层格长度×（4/5）÷组件的截取长度（展开长度，即每包书上架后占有的书架层板长度）

第2步要计算出每个书架所放组件的个数，计算公式是:

每书架的组件数=每层各地组件数×（书架层数－2）

第3步可计算每类藏书所应得到的书架数和层格数，也就是预留的架位数，计算公式是：

预留的书架数=每类藏书的组件总数÷每架书的组件数

预留的层格数=预留的书架数×书架的层格数在此公式中，组件指打好的大小基本一致的书包。

对发展预留来说，任何人都无法做到完全精确的测算，只能根据图书馆藏书建设的系统性和连续性，通过对近几年图书的采购情况来推测未来图书的发展趋势，兼之考虑社会热点及图书馆藏书重点等情况的变化，在当前预留的基础上来做发展预留。

2.2.3 图书的搬运

图书的搬运可以请搬家公司来协助完成。我们要首先制定出图书搬运的具体方案，内容包括搬运日期、装卸车地点和行车路线；其次进行科学合理的分工，每一步骤都有专人负责。在搬家的当天，旧馆和新馆都要安排好人员，对搬家的师傅进行指导和接应。负责出库登记的人员要认真记录出库藏书的类别、包号和数量，负责装卸车的人员要注意藏书按类号顺序装车，保持装车过程有条不紊。运输途中图书馆要有专人负责押运，防止车上图书在运输过程中遗失。卸车时要明确所运载图书的入库位置，并且清点核对包数，确保无误后组织搬运人员把图书直接搬运到它们所对应的书架附近。

在藏书搬迁过程中，发现散包图书不要姑息，要尽快采取补救措施，搬迁的整齐有序也是图书顺利上架和图书馆及时开放的保证。

2.2.4 图书的上架整理

图书上架整理是图书馆藏书搬迁的最后一个环节。搬入的藏书不要急于拆包，与出库清单核对后要再与排架序号一一对应，确定无误后再拆包上架。因为每一包图书基本上已“对号入座”，所以在拆包上架时可以把人力合理分配到各大类相对集中的架位上，然后分组包干开展，一部分人专门放书立，一部分人负责拆包上架，这样可以提高工作效率，节约上架时间。除了动员全馆人员拆包上架外，还可以请勤工助学的学生参与这项工作，由于打包时基本保留原有的图书排列顺序，上架后稍加整理即可。

整个藏书的搬迁过程及图书上架时，需要有具有一定书库管理工作经验且责任心强的人员做指导，尽可能减少错架、乱架和架位预留不足的情况。

3 结束语

总的来说，高校图书馆的藏书搬迁工作要做到科学规划，有效实施，充分调动全体馆员的积极性，才能有条不紊，井然有序地圆满完成。我们要通过藏书搬迁这个契机，合理布局，把藏书组织建设提升一个新的阶段，同时锻炼和优化图书馆的队伍，挖掘工作人员的潜力，增强团队的凝聚力，营造图书馆的新形象，实现图书馆藏与服务工作的双赢。

［1］郝朝军.架位预留是图书馆藏书搬迁的核心技术［J］.图书馆建设,2007(6):125-126.

［2］张思辉.如何规划与组织大型图书馆的藏书搬迁［J］.图书馆建设,2005(4):104-106.

［3］裴雪芬.图书馆藏书搬迁的实施技巧［J］.图书馆建设，2003(5):70-71.

［4］刘凤娟.图书馆搬迁过程中应该注意的问题［J］.山东图书馆季刊,2006(4):48-49.

［5］钱嘉燕.图书馆的藏书搬迁与藏书组织［J］.图书馆论坛,2006(3):262-263.