浅析我国高校图书档案一体化管理

杨 素

（达州市水电学校，四川 达州 635000）

随着科学技术的不断进步和网络时代的到来,社会对信息资源的需求方式及内容发生了根本性的变化,人们不再满足于单一的馆藏信息服务方式,而是需要无时间、空间、地域、借阅限制的多元化的个性信息服务,需要内容新颖全面、类型完整、形式多样、来源广泛的信息,需要从尽可能广的空间、用尽可能短的时间获取尽可能多的有价值的信息。社会的这种全方位、综合化的信息需求显然已不是一个图书馆、一个档案部门所能满足的,所以进行信息资源整合、实现信息资源共建共享已成为信息服务界急需解决的问题。在这种大的背景下,高校图书馆与档案馆(室)作为高校信息服务的主渠道,为适应广大读者和利用者的新需求,进行图书、档案一体化管理、实现信息资源的有效整合成为一种必然趋势。

1 图书档案一体化管理的必要性

1.1 顺应图书馆与档案馆事业的发展

信息时代最显著的特征是信息量的爆炸式激增。面对知识总量急剧增加和知识更新频率加快的发展形势,高校图书馆、档案馆(室)限于种种原因,不可能将所有文献资源搜集储存起来,这样,图书、档案资源共享形成网络化就适应了社会发展的趋势,因此实现资源共享是社会进步与图书馆、档案馆(室)自身发展的要求。图书馆、档案馆(室)馆藏建设各有侧重和片面性,文献、档案资源共享是解决这个问题的最好方法。每个图书馆、档案馆(室)根据本馆的实际需求、实际情况进行馆藏建设,从一定程度上来看,馆藏一般都能满足本馆覆盖范围内大部分读者的查、借需求,而要满足更多读者更高的需求,则必须通过图书馆、档案部门资源共享的途径来满足。文献资源在空间的客观分布是历史形成的,随着时间的推移,它的不合理性、局限性就会逐渐地表现出来。图书馆、档案馆(室)只有通过资源共享才能形成相对完备的文献资源合理布局,进而促进共同的发展。

1.2 一体化管理可以实现图书与档案的优势互补

（1）人才资源和现代化设施优势的互补。高校图书与情报已经是一体化管理,没有独立的情报机构,参考咨询部承担了情报信息服务工作。图书、档案自立门户、各成体系,这在过去相当长的一段时间内有其合理性,一定程上都能满足学校教育事业的需求。随着科学技术的进步、网络时代的到来,广大利用者对信息的需求呈现多元化、综合化。图书馆尤其是档案部门越来越感觉到服务功能不全,服务也感力不从心,档案人才队伍素质低下是其中主要原因之一。但由于历史的原因,高校档案管理人员的素质建设仍存在严重问题,档案干部队伍中专业技术人员偏少,高层次档案专业人员奇缺,专业技术人员所占比例偏低。高校尤其是普通院校对档案的重视程度不够,经费投入不足,现代化设备短缺。巧妇难为无米之炊,档案资源网络化建设成为遥远的梦想。图书馆较档案部门无论是人才结构还是现代化的管理手段和技术都有一定的优势。走一体化道路,实现图书、档案一体化管理可以对人才资源、各种设备和设施集中管理和调配,实现工作效益最大化。

（2）文献资源的优势互补。图书馆、档案馆(室)馆藏建设各有侧重和片面性是历史形成的,档案部门具有独特的本源性档案信息需要开发利用,为社会提供服务。但受技术与社会经验等种种条件的限制,信息服务工作滞后。虽然图书馆具有成熟的技术与社会化服务的经验,但现代化的数字图书馆需要门类齐全、来源广泛的信息作支持,需要挖掘更多的信息。在信息服务领域引进市场经济规律,在平等和效率的原则下最大限度地发挥图书、档案信息资源的效用,提高使用效率,打破条块分割下形成的专属性和封闭性,实现社会对信息资源的共享,是资源贫乏的条件下推进社会信息化进程所要求的。

2 对一体化管理的认识

图书、档案一体化管理不是简单地对行业、部门的增减,而是在强调分工合作的基础上,实现行业、部门在更大范围、更高层次上的资源共享。某些学校在机构改革中将档案部门隶属图书馆管理而导致工作中出现一系列问题的简单做法,显然不是真正意义上的一体化管理,具体做法应是采取统一建立数据库、统一管理、统一检索、统一提供服务的模式来实现。这就使图、情、档成为一个真正意义上的联合体,从而最大限度满足用户的不同层次的多方位的信息需求。

3 高校档案与图书一体化管理实施的保障

（1）理论指导是一体化管理的前提。图书、档案各自的理论已相当完善,但图书、档案一体化管理的理论研究和指导却显得苍白无力。缺乏理论的指导必然使一体化的实践迷失发展的方向,失去发展的动力。图书、档案一体化管理要向纵深发展,就必须加强理论上的研究,使一体化实践有章可循。

（2）综合性人才是一体化管理的基本保障。一体化管理尤为需要人才队伍的支持。培养一支具有新型知识结构、懂得多学科知识、熟悉各领域结构的高素质综合性人才队伍,对一体化综合管理具有极为重要的意义。

（3）强有力的计算机网络技术是一体化管理的物质基础。图书、档案系统是庞大而复杂的系统,一体化管理不是简单的融合,而是一种数字化的网络环境下的融合,即所谓虚拟图书馆和虚拟档案馆的融合。高速发展的计算机信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业的限制,使得全方位的信息共享在技术上成为可能。利用网络技术,将分布于不同地点的数字化图书、档案信息资源以网络化方式加以互相链接,实时发布利用,实现资源共享。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化、异地存取信息的便利是虚拟馆库建立的立足点,也为信息概念下的图书、档案脱离其载体进行统一管理创造便利条件。

（4）统一的信息处理技术标准。通过现有的网络平台,建立图书、档案的统一网站,在各数字化馆的基础上实现有效的动态链接,使其进一步公开化、社会化。但这并不意味着有了因特网信息资源共享就水到渠成,目前网络信息资源共享还面临许多问题,网络型信息共享是资源共享的最理想模式。除了包括将馆藏数字化的工作外,还涉及馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程。图书馆、档案馆工作标准化是实现资源共享的基础,网络化是实现资源共享的关键,只有实现网络化,才能打破时空的限制,真正实现馆际资源共享。高校图书、档案一体化管理是信息化浪潮下的一种必然趋势,但一体化的真正实施还有许多工作要做。面对挑战,高校图书、档案部门都应认真落实科教兴国、兴校的战略,在图书、档案一体化这项具有重大意义的信息管理工作上,提交一份出色的答卷,以不辜负时代所赋予我们的使命。

[1]李凤莲.高校图书、档案、情报不能一体化管理[J].机电兵船档案,1991，(4):11-13.