论适应知识管理的图书馆组织文化塑造

余晓华

郑州轻工业学院图书馆

〔河南省郑州市 450002〕

知识管理是图书馆管理的发展方向,正日益深入到图书馆的各项变革之中,建立并逐步形成适应知识管理的图书馆组织文化。从管理的角度来看,一个健康、积极向上的组织文化可以调动工作人员的巨大潜能,有利于图书馆的发展,使图书馆在激烈的竞争中立于不败之地。因此,在知识经济时代,塑造优秀的组织文化,充分发挥组织文化在知识管理中的作用,就成为图书馆亟待解决的一个重要问题。

一、图书馆组织文化的内涵及结构

图书馆组织文化,是其在整合内部环境与适应外部环境的过程中、在长期的生存与发展中,通过累积、凝聚与升华而逐渐形成的,是其特有的管理风格、人际关系、思想认知、行为准则、价值观念、愿景使命、规章制度、习俗风气、建筑样式、服饰打扮等文化现象,是其价值、文明、保障措施的总和。图书馆组织文化可以划分为物质文化、制度文化与精神文化三个层面。物质文化包括图书馆的馆藏(纸质书刊、各种数据库、学科导航及电子图书等)、外貌(馆舍建筑风格,所处自然环境与周围环境美化、绿化情况,内部空间总体布局及环境治理等)、文化传播网络(自办的宣传栏、有线广播、报刊及计算机网络等)、设施(为其开展知识导航,文献编目、查询及借阅,管理工作等所需);制度文化包括图书馆风俗(其约定俗成、长期相沿的习惯与行为等)、一般制度(馆长与工作人员的岗位责任制度,图书馆文献资源采访、编目、典藏与借阅制度等)、特殊制度(工作人员福利开支规定、考勤制度及图书馆会议制度等);精神文化包括图书馆宗旨(对社会的承诺及存在的价值等)、职业道德(品德、信念、技能、态度)、风气(人际关系、精神风貌、办事作风等)、精神(行为方式、传统习惯、观念意识等方面积极因素的提炼、培养与倡导的优良成果)、哲学(馆领导对图书馆发展战略、策略与发展目标等的基本信念)、最高目标(共同追求)。物质文化、制度文化与精神文化是紧密联系的。物质文化标志着一所图书馆信誉、文化魅力、服务能力、服务效果、服务风格等方面综合实力的高低,是制度文化、精神文化的物质基础;制度文化是图书馆组织文化规范性的反映,约束、规范着物质文化、精神文化的建设,是图书馆组织文化发展与强化的重要保证;精神文化既是物质文化与制度文化的支撑,又是物质文化与制度文化的升华和结晶,是图书馆组织文化的灵魂与核心。

二、图书馆组织文化建设的现状

目前,在图书馆的知识管理实践中存在着许多问题,如缺少学习与共享的氛围、隐性知识难以扩充、显性知识数字化程度不够等,其主要原因是图书馆的组织文化与知识管理活动不够融洽。

(一)决策模式欠科学

在知识经济时代,我国的大多数图书馆仍然沿用金字塔式的、传统的组织结构,通过行政命令的方式与等级森严的组织对工作人员进行管理、任用、奖惩、绩效考核与外部控制,采用层层汇报、高层决策模式进行图书馆管理。这种模式灵活性较差、比较僵化,不利于调动工作人员的积极性、创造力与工作热情,无法实现人性化管理。

(二)学习精神较匮乏

过去,由于工作人员长期受“干好干坏一个样,干多干少一个样”思想的影响,逐渐形成了不思进取、安于现状的意识,不想用新的理念指导工作,不愿改革现有的工作方式,不去主动学习新知识。这种落后的行为与思想不仅无法满足知识经济时代社会对图书馆日益增长的文献信息需求,而且阻碍了图书馆实施知识管理的进程。

(三)规章制度不完善

目前,在大多数图书馆的规章制度中,对于工作人员的管理,无形规范较少,有形规范较多,提升人文素质的要求较少,加强业务工作的要求较多,忽视对工作人员行为模式的影响与共同价值观体系的倡导,不利于在图书馆内形成勇于创新、积极工作的文化氛围。

(四)知识共享不活跃

在图书馆传统的金字塔式组织结构下,工作人员思想相对封闭,知识共享氛围不浓厚。一方面,工作人员认为,个人掌握的知识是其事业成功的资本,是其获得比别人更多晋升机会、更好待遇以及做出比别人更好业绩的基础,属于个人的财富,不愿意与他人共享自己的知识;另一方面,大多数工作人员长期从事业务技能单一的各自部门范围狭窄的具体工作,加之图书馆各部门之间、工作人员之间缺少必要的交流与接触机会,势必造成工作人员对图书馆整体工作把握与认识不足的局面。这种局面不利于图书馆知识管理的实施。

(五)人力资源不乐观

人力资源是图书馆实施知识管理的关键因素。长期以来,大多数高校图书馆几乎成了引进博士家属的聚居地、其他部门分流人员的安置点。在吸引人才、招募人才与留住人才方面,图书馆缺乏有效的激励机制,专业人才普遍缺乏,人力资源状况不容乐观。同时,一些专业人才在图书馆又不能学以致用,没有实现其自我价值,没有感受到工作带来的成就感,没有得到应有的尊重与重视,对图书馆现状十分不满,他们无奈地选择消极对待工作或跳槽,致使图书馆人力资源严重流失。

三、图书馆组织文化对知识管理的影响

当代美国组织理论、公共管理学领域的著名学者威尔逊(W ilson)认为,组织文化将使组织在内部管理方面变得更加容易和富有成效。大量实践也证明,一个组织创建、传递与应用知识的能力可以依靠组织文化来提升,这是现代组织生存与发展的基本思路。图书馆知识管理是其以知识信息为对象,以读者与工作人员为主体,以读者需要与知识增值为中心,以创新知识与实现知识价值为目标的管理。优秀的组织文化,对于构建图书馆知识管理系统具有重大作用。

(一)导向作用

优秀的图书馆组织文化包含着崇高的目标追求,是全体工作人员共同的价值观念,是引导工作人员勇往直前的一面旗帜。优秀的图书馆组织文化,能以完善的规章制度作为工作人员日常基本行为的规范,引导工作人员走向正确轨道;优秀的图书馆组织文化,能把图书馆整体的价值观念及行为取向引导到图书馆的既定目标上来,指引图书馆前进;优秀的图书馆组织文化能对工作人员的心理、性格、行为加以引导,指导其始终不渝地为实现图书馆的目标而奋斗。

(二)规范作用

优秀的图书馆组织文化中的道德规范、价值观念、约定俗成的行为准则,能够规范工作人员的言行举止,使图书馆能够稳定、健康地发展。优秀的图书馆组织文化构成工作人员内心的一种职业信念,促使工作人员自发、自动地为图书馆忘我工作,并奉献自己的一切。

(三)凝聚作用

优秀的图书馆组织文化通过珍惜工作人员的感情、尊重工作人员的价值,把工作人员团结在图书馆文化周围,使工作人员对图书馆产生聚合力与归属感,将工作人员的命运、思想、感情与图书馆的安危紧密联系起来,同心协力,不断增强图书馆的核心竞争力。

(四)激励作用

所有的工作人员都往往比较关注自身的发展空间、自身的能力发挥及自己的薪酬待遇,前两个愿望的实现与图书馆组织文化密切相关。优秀的图书馆组织文化可以创造一种人人受重视、人人受尊重的文化氛围。这种良好的文化氛围能够最大限度地激发工作人员的创新能力与工作热情,使其产生进取心、责任感与荣誉感,满足其高层次需要,从而为图书馆的发展贡献更大力量。

(五)辐射作用

优秀的图书馆组织文化不仅会对工作人员产生影响与发挥作用,而且会通过宣传、交往等渠道对社会产生辐射功能。随着图书馆知名度的扩大,优秀的图书馆组织文化必将辐射到社会的各个角落,对整个社会的价值观产生深远影响。

(六)协调作用

优秀的图书馆组织文化会使工作人员在工作中保持共同的价值观念与行为模式,促进工作人员之间的信任、沟通与协作,减少工作中不必要的摩擦、冲突与矛盾,确保彼此间和谐相处,提高图书馆服务质量。

(七)塑造作用

优秀的图书馆组织文化塑造着图书馆的形象,良好的形象是图书馆成功的重要标志。良好的形象:对内可以激发工作人员对图书馆的荣誉感、自豪感与责任感,提高工作人员之间的相互支持感,增强工作人员的满意度,提高图书馆的绩效;对外可以提高社会对图书馆的美誉度与好感度。

(八)创新作用

创新是图书馆生存的手段与发展的关键。创建具有鲜明特色与独特风格的优秀图书馆组织文化,是激发工作人员创新精神的动力与源泉,是图书馆创新并在竞争中获胜的一个重要保障,是影响图书馆知识管理实施效果的重要因素之一。

四、塑造适应知识管理的图书馆组织文化的有效措施

(一)实行民主式德行领导

民主式德行领导要求领导者以身作则、公私分明,不断提高其领导水平,适当改善其领导风格,努力在组织内营造一种民主的文化氛围。只有这样,才能有力推动知识管理的实施。为此,图书馆馆长要做到:(1)在领导风格上,馆长对工作人员不宜过分求全责备,要勇于接受自己或他人因创新而产生的错误与失败,只有适度地容许失败,才能创建一个勇于创新、乐于学习的图书馆组织文化,才能增强工作人员追求新知的愿望;(2)图书馆的学习风气、民主氛围及工作人员的创新行为可能对图书馆现有的领导权威与运作方式带来冲击,馆长要心胸开阔、勇于接受;(3)馆长要身体力行,以身作则,积极参与和规划图书馆的知识管理,注重知识在图书馆内的应用与传播。

(二)重构图书馆价值体系

图书馆价值体系的重构,要做好两方面的工作。一方面,要以尊重工作人员为基础。只有尊重工作人员才能使其释放出创新精神,运用其智慧不断开发、传播、共享、创新与应用知识,这是知识管理的关键与灵魂。另一方面,要以知识为重心。要自觉地把知识的生产、传播、共享、创新与应用作为图书馆工作的重要组成部分,改变工作人员的旧有价值观念,建立新的价值体系。只有这样,才能充分发挥工作人员的主观能动性,激励工作人员为实现图书馆的共同目标而努力工作。

(三)营造信任、关怀的图书馆组织文化

信任是知识共享的必要条件。工作人员之间面对面地交流,在知识转移与创新过程中的重要作用是知识管理技术、数据库等无法取代的。充满信任与关怀的图书馆组织文化可以使工作人员认识到自己与图书馆是生命共同体的关系,使工作人员发自内心地支持与拥护图书馆的知识管理。充满信任与关怀的图书馆组织文化的营造关键在于:(1)馆长要鼓励工作人员之间的人际接触(工作经验、技能、技巧及学习体会等的交流),发展互相信任的基础;(2)完善图书馆的激励机制,使工作人员在共享知识的同时获得图书馆的物质和精神奖励,体验到知识共享给自己带来的好处,促进知识转移,推动工作人员与图书馆的共同发展;(3)信任与关怀要从馆长、部主任做起,不能利用工作人员的知识达成个人利益,否则就破坏了互相信任的基础。

(四)重构图书馆制度文化

在知识经济时代,为了提高工作人员的创造性与积极性,满足图书馆知识管理的要求,必须从制度层面进行文化重构,即创立图书馆柔性管理机制。重构图书馆制度文化,要通过运用思想情感、道德规范、价值观念等精神要素及微妙的文化暗示,对工作人员的内心世界进行内在的、隐性的管理,引导他们的行为取向,施行心灵塑造,开发人力资源;重构图书馆制度文化,要以人的管理为中心,采用非强制的管理方式,通过工作人员的自我激励与自我约束,促使工作人员为实现图书馆的目标而自觉奉献其聪明才智。

(五)建立灵活、开放、自由、多元的知识沟通网络

图书馆的沟通网络由正式与非正式两大类构成。正式沟通网络有助于馆内显性知识的传递与共享,包括程序操作手册、政策说明、各类统计分析报告、馆内专题研究或研讨会报告、馆务会议记录等内部文件。图书馆在重视发挥正式沟通网络作用的同时,也不能忽视非正式沟通网络(内部信息网络等)的影响力。图书馆要重视建立灵活、开放、自由、多元的知识沟通网络,使工作人员的工作技能、工作技巧与工作经验等隐性知识在图书馆建立的信息交流平台(以馆内计算机信息网络为基础)上得以流通,逐步在图书馆内部形成良好的交流气氛。同时,要为知识沟通网络的运作提供必要的资源,确保工作人员之间畅通无阻地交换信息、开诚布公地分享彼此的思想与知识,充分发挥知识沟通网络创新知识与传递隐性知识的功能。

(六)创建学习型组织文化

图书馆要推行知识管理,必须创建学习型组织文化,鼓励工作人员创造与共享知识,培养工作人员终身学习的理念,逐步将图书馆培育成学习型组织。学习型组织所构建的“高自主性学习意愿”的组织文化:一方面可以使工作人员充分实现自我,激发个人的学习潜能,充分参与图书馆的决策活动,在馆领导与工作人员之间实现高效沟通与信息快速传递,形成优秀的图书馆组织文化与图书馆气候,从而促进图书馆的进步与创新;另一方面可以使图书馆以正确、快速的方式适应内外环境的变化,使经验与知识在图书馆充分流通,达到图书馆持续发展与顺应时代变迁的目的。

五、结束语

优秀的图书馆组织文化建设是一个长期培育、不断发展与逐步完善的过程。图书馆推行知识管理,必须在馆内营造信任、关怀、尊重与合作的人际关系,充分了解工作人员的心理需求,完善促进知识转移的激励制度,鼓励工作人员之间工作经验、技能、技巧的交流,培养有助于知识创新与共享的组织文化。只有将适应知识管理的组织文化真正融入到图书馆的管理工作之中、融入到工作人员的价值观念及行为取向之中,知识管理的精神才能落实到实处,才能不断提升图书馆的管理水平及文化品位,最终实现知识管理的目标。

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