论海洋档案服务民生

杜建军

(国家海洋局海水淡化与综合利用研究所 天津 300192)

论海洋档案服务民生

杜建军

(国家海洋局海水淡化与综合利用研究所 天津 300192)

以保障和改善民生为热点,阐述了海洋档案服务民生的重要性和必要性,提出了新形势下海洋档案服务的途径、措施和对策。

海洋档案服务;资源整合;民生;对策

民生历来是社会热点,时下更热。“民生”一词,初自《左传》:“民生在勤,勤则不匮”。档案服务民生,是档案界贯彻党的“十七大”精神之新举。其实,据《现代汉语词典》的解释,民生乃人民生计,而生计者,一是指维持生活(人类或生物为了生存和发展而进行的各种活动)的办法,二是指衣、食、住、行等方面的情况。可见,民生是党和国家施政的最高准则,民生是人的全部生存权和普遍发展权,民生是保证生活条件的全部需求和改善生活质量的普遍需求。从此意义上讲,档案作为社会生产活动的记录,无不是关乎民生的[1]。海洋档案也不例外。它虽然不能像纺织品、粮食、房屋和交通工具等那样直接供人们衣、食、住、行,但是,它的内涵以及知识,全方位告诉人们,如何认识海洋资源,怎样开发利用和保护海洋资源以供人类生存与发展。小到怎样食用海产品更科学或对健康更有益,大到我国为什么要实施海洋开发和海洋强国战略,既关乎国计,也关乎民生。所以,海洋档案服务民生乃题中之意。

1 转变观念 以人为本

近几年来,在深入贯彻落实科学发展观的实践中,档案界深入开展实现“两个转变”,建立“两个体系”的活动。国家档案局局长杨冬权为此明确提出:要“以人为本”为核心,重点实现“两个转变”,即转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识;转变档案工作中重机关团体利益、轻个人利益,重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识。建立“两个体系”,即建立覆盖人民群众的档案资源体系和建立人民群众的档案利用体系[2]。现今确有个别档案室、馆,并非“以人为本”,他们“以物为本”,见物不见人,热衷要设备,忽略队伍建设;“以权为本”,把档案部门变成衙门,资料难查,脸色难看;“以己为本”,考虑自身利益多,方便兄弟单位少[3]。这样的“传统观念和认识”,在海洋系统也或多或少地存在,应是不争的事实。因此,没有“两个转变”为前提,“两个体系”设想得再好也建设不好。

海洋档案部门虽然一直在开展为“今人”服务,为“后人”收藏的工作,也知道“收藏”为“利用”,但是,服务面相当窄,社会效益低。在本系统、本单位中,档案服务长期存在“向上不向下”“对内不对外”的现象,罕见为社会公众服务,且渐成惯性,乐此不疲。目前,绝大多数海洋档案资源,尤其是收藏在档案部门的档案,均为国有资产,理应作为公共资源为社会公众服务,为民生服务。但是,传统观念作怪,档案服务要适应新形势,困难重重。思想决定思路,思路决定出路。要切实做到以人为本,以民生为本,关键是要转变观念,深入贯彻落实科学发展观。

2 分级管理 分层服务

这里借用《档案法》中“分级管理”一词,此分级是指档案开放程度的级别划分,而非档案部门的行政级别。笔者以为,海洋档案要服务民生,既要考虑海洋档案的特点,也要兼顾民生需求,尽可能扩大服务面和提升服务质量。以往,海洋档案及其保管部门,因保密二字,使人讳莫如深,望而却步。确实,海洋档案中有相当数量的密级材料,但保密不等于拒绝利用,更没有理由把许多非密级档案和依法解密的档案游离于服务之外。《档案法》第十九条明确规定,“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”,“档案馆应当定期公布开放档案的目录”;《国家海洋局保密工作规定》第十八条指出,“在确保秘密安全的情况下,要积极开展秘密资料的利用服务工作,不得以保密为借口,垄断封锁信息源,拒绝资料、信息交流而影响正常的工作活动”。这对海洋档案的“分级管理,分层服务”提供了法规依据。为此,首先,应对海洋档案按其密级和重要程度进行鉴定,按保密规定和审批程序,该解密的解密,该降密的降密,该推迟开放期限的推迟,该控制使用的明确控制使用的范围、时间和审批权限;其次,进一步核查档案材料,确认按绝密、机密、秘密、内部、公开五级进行划分,以便分级管理;在不同级别内,还可以按照不同学科领域或专业加细分类,以适应民生或利用者的不同需求。

有了对海洋档案资源的分级管理,就有了为社会公众分层服务的物质基础和条件。因为,不同层面、不同行业、不同部门的人群,查档目的多有不同。除了民生的共性需求外,分层服务就是为了满足不同人群的特别民生需求。同是开放的公开级档案,也需要分层服务。在利用需求研究的基础上,我们要针对不同层面的公众需求,主动、便捷提供不同级别、不同种类的档案信息和产品。如果说,档案分级、分类是一项档案管理的业务工作,而把整个社会公众作为档案利用者,对他们进行分层、分类,就不是单纯的档案业务了,它需要社会学知识、社会性调查研究和档案利用服务的经验积累。如果说转变观念是一个痛苦的过程,而要建立服务群众的档案利用体系,更是一个艰苦的过程。无论如何,建立“两个体系”,应该成为海洋档案人的战略选择。

3 整合资源 拓展服务

3.1 创新机制

资源优势是服务的基础。要统筹做好海洋档案服务民生,资源整合必不可少。长期以来,海洋档案资源一直分散保存在多个涉海系统的档案部门甚至个人手中。对于私人和私企所有的海洋档案应该依据《物权法》实施,协商整合资源的途径。重点是国有海洋档案资源的整合,由于条块分割,部门所有,海洋档案资源整体优势一直难以发挥。靠行政管理机制要达到全国海洋档案资源的整合目的,起码在可以预见的时期内不具可行性。笔者也以为,跨系统、跨部门的档案资源整合或业务合作,拟采用业务协调机制、合同管理机制等不同形式或混合模式[4]。通过近些年来的实践,尤其是海洋专项的不断实施,主要涉海单位已成海洋专项主力军,档案资源整合和业务合作已有一定基础。但是,就全国整个海洋档案资源而言,尚未从根本上走出行政分割的窘境。对此,统筹协调,整合资源,尤为重要,并应成为海洋档案服务民生的着力点和突破点。行政上管不了,坐下来协商总是可以的。毕竟“民族复兴,海洋强国”是我们一致的大目标。通过协商协调业务,通过合同开展合作,通过合作发挥整体优势,从而使海洋档案在民生服务或为群众服务中发挥更大的作用。

3.2 逐步整合

条块分割,非一日之寒。对海洋档案资源整合的实现,可在协调机制下,按照合同或章程规定,本着由目录到全文,由案卷到文件,由公开到密级,由远及近,由少到多的思路,先易后难,逐步整合。第一步,先整合海洋档案目录,建立全国海洋档案目录数据库。并由办事机构定期汇集各馆(室)藏海洋档案目录,及时更新,进行必要的分级、分类,提供《联合目录》的电子版和印刷版,分发各协作单位,便于检索服务。第二步,数字化整合,建立全国海洋档案“全息”数据库,包括目录和全文扫描影像。对于该全息数据库,可按年代时段,由远及近,分级、分类,在确保档案信息安全的前提下,实现网络服务。第三步,原本资源整合。这一步最难,各条块的档案,谁整合,整合给谁,会牵动各路“诸侯”的神经。现阶段,可先按原先的进馆渠道实现原本档案资源整合,然后,在国家级档案馆的基础上,开展馆际合作,根据合理布局,优化配置、互通有无、协商一致的原则,逐步实现原本档案资源整合。对于原本档案资源的整合,不能简单理解为原本档案资源的集中。如果是那样,既不科学,也无必要。

3.3 多样化服务

多样化服务,是指利用现代信息技术,采用多种方式综合开展档案利用的服务。除了传统的档案阅览服务、编研服务、展览服务外,更多地应该利用互联网络和手机通信等手段,利用相关正式注册或档案部门自注册的网站、信息台等,同步响应社会公众的即时需求,以及同步响应特殊情况下的用户应急需求。对这些新型服务,说易做难,对海洋档案部门是一个严峻的挑战。虽说现有技术完全可以支持,但对档案人员的综合素质具有很高的要求,对服务系统的功能设置要有很严密的谋划和论证。难度无外乎是人的发展和资金的投入,只是前者比后者更难。但是,为了强国复兴,早日建成“两个体系”,服务民生,相信知难而进,必将成为海洋档案人的无悔选择。

为此,倡议在海洋档案界进一步深入开展“两个转变”、建立“两个体系”的活动,并建议尽早成立全国海洋档案工作协调组,负责全国海洋档案“两个体系”建设的统筹规划、申请国家立项、协调组织和实施,开创海洋档案服务民生,回报社会的新局面,为海洋强国做点实事。

[1] 张天佩.从“泛档案”到民生档案 [J].山西档案,2009(1):22-23.

[2] 杨冬权.在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话[N].中国档案报,2008-01-24(1).

[3] 阿昆,李贵,意言,等.何为档案事业的科学发展[J].北京档案,2009(6):43.

[4] 侯秀生.试论我国海洋档案的管理机制与模式[J].海洋通报,2003,22(4):60-65.