谈数字档案管理体系建立

2011-04-01邵化梅

电力勘测设计 2011年5期

邵化梅

(华北电力设计院工程有限公司，北京 100120)

在20世纪80、90年代，企业档案管理的目标是立足建立以纸介质为代表的实体档案管理体系，为此档案及各级人员付出了艰辛的努力，确立了档案管理组织保障体系；建立了“三纳入四同步”等一系列行之有效的参与经营生产管理的方式；规范了档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定销毁等管理过程和方法；进行了归档范围、分类、编码、标识等标准化和制度建设工作；注重实体档案耐久性、档案库房和保管条件的研究；对于档案管理人才队伍建设提出了具体的建设目标等。经过了几十年的努力，实体档案管理体系基本建成并在企业改革和发展中发挥了巨大的作用。

20世纪90年代中期，特别是近10年来，信息网络技术获得了突飞猛进的发展，电子文件大量涌现，并逐步成为档案产生的主要手段和方法；电子文件及数据信息可以通过互联网快速传输到相关干系人处；硬盘、光盘、服务器、磁盘阵列、光盘塔等存储设备能轻易存储海量的电子文件和数据信息；电子文件的复制非常简单而且几乎不用考虑成本；电子文件的利用方式发生了深刻的变化，效率之高超出想象；各种软硬件系统的发展支撑并加速了电子文件形成的速度，保证了电子文件形成的质量。

档案人面对这一巨大变革并没有束手无策，更没有消极抵抗，而是积极接受、认真学习和深刻研究。但这种变革是复杂的，电子文件、电子档案、数字档案是什么？与实体档案有什么区别？网络和软硬件系统如何支撑电子文件和电子档案产生和传输？电子签名是怎么回事儿？电子档案的分类与标识、载体与信息的关系是怎样的？电子文件和元数据从源头开始的产生环境、产生方式、流转过程、归档手段、整理方法、保管方式、安全体系、利用模式和鉴定销毁等档案管理各环节都较实体档案有哪些不同？总之，笔者认为传统的实体档案管理体系已无法满足和支撑数字档案管理的需要，基于此，提出了建立数字档案管理体系的课题，请仁者见仁智者见智，提出批评，共同进步。

1 什么是数字档案管理体系

数字档案、数字化档案、数字档案馆及数字档案管理体系概念比较多，经本人研究，认为如下定义较企业档案管理更为合理。

(1)数字档案：指运用当代信息技术，自动收集在经营、生产、管理过程中产生的电子文件信息，并对其进行管理，以网络化的方式相互连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。简单地说，只有从经营生产管理程序中“流”出来的电子文件信息才是数字档案。

(2)数字化档案：是把馆藏的历史档案通过扫描等方法，将纸介质档案从传统形态转化成计算机可识别的数字形态，同时将传统的档案管理扩展到计算机档案管理, 并对此进行科学的分类存储，建立相应的数据库，以便能在网络环境中快速、简便地查阅和利用的过程。

(3)数字档案馆：是档案信息化的集中体现，主要是电子文件信息自动“流”进来并集中管理(与地方综合馆不同)，同时信息集中发布的载体。

(4)数字档案管理体系：是基于电子档案和元数据全过程管理的档案管理体系，是区别于传统实体档案管理模式的一套数字档案管理模式。

2 实体与数字档案管理的区别

笔者认为档案管理的基本方法论是科学的、合理的，我们还是从档案六个最主要的管理环节，即：档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定销毁入手谈谈实体档案(我们以纸介质档案为代表)和数字档案管理的区别。

2.1 收集

收集的难度与以往纸介质完全不同，它要规范电子文件的标识、软件环境、硬件环境、电子文件的标准化，例如：我们会关心电子文件使用什么样的形文件、使用什么操作系统、什么版本的应用软件、电子文件的存放方式和数据格式，电子文件的命名方式，甚至我们会关心这些电子文件存放数据的数据库类型、数据库表字段的定义和字段长度，我们会关心电子文件在流转到数字档案馆之前的管理权限、流转过程、审批过程、电子签名的实现方式，我们甚至会关心流转过程的日志记录和数据备份，我们会关心版次以及升版的过程，我们关心电子文件归档的数字档案馆之后的文件状态、使用权限和元数据，它远比纸介质档案管理复杂得多，难度大得多！收集范围也需要重新界定，再加之档案门类较多，包括图纸档案、文书档案、会计档案、声像档案、设备档案、总承包档案、监理档案等，载体格式较多，包括文本文件、图纸文件、扫描文件、多媒体文件等多种格式多种版本文件，就显得数字档案的收集越发困难，管理深度越发深刻。

2.2 整理

数字档案进馆之前和之后的整理工作也有着非同以往的特点，收集工作是整理工作的基础，这点要求档案人员工作前移和广泛。数字档案的整理必须依赖数字档案馆软硬件系统，整理的效率和质量很大程度上取决于系统能力，如判定归档电子文件的合规性，包括电子文件命名、版次、电子文件依托工具软件的版本、形文件、甚至电子签名的正确性。整理的另一个重要特点在于数字档案的分类与编码的科学性，电子档案管理的单位是文件，传统的纸介质档案通常按卷进行管理，管理颗粒度的不同使档案的分类与编码发生很大的变化，精细度、管理深度要求建立以“件”为单位的分类与编码，要求打破传统的档案分类模式，建立与经营、生产、管理过程匹配的、甚至是一致的分类编码体系，这个过程需要与各级各类人员共同完成。收集范围的扩大使整理范围和内容增加。

2.3 保管

数字档案的保管是建立“电子库房”的过程，传统库房需要赋予档案库管号(或称排架号、调卷号)、电子库房需要赋予每个电子文件数据通过数据库管理，每个电子文件都有自己的路径位置，传统库房需要架位标识、架位图，电子库房需要服务器、磁盘阵列或光盘塔的标识和编码；传统库房需要有防火、防盗等“八防”要求，电子库房需要数据网络系统安全，可靠的数据备份系统、防病毒系统、文档保护系统、容灾系统等，其安全级别明显高于传统档案库房的要求。虽然电子库房占用的物理空间减少了，但它的投资规模、管理难度比传统库房更高、更大。

2.4 利用

企业档案管理逐步向其价值本源回归，从“整理档案”、“保管档案”，更多地向“利用档案”过渡。数字档案的利用比传统档案利用有着无与伦比的优势，但利用的前提是数字档案与纸介质档案的一致性。因此，为了解决这个问题，不少企业采取扫描的方式保证纸电一致，扫描文件的稳定性、标准的通用和完整性是选择这种方式的原因，但这种方式无疑会增加资源投入，但现阶段未尝不是一个较好的过渡方案。

原来只是借纸介质档案参考，现在是直接在电子档案上修改、创作，形成新的产品。

纸介质档案存储的必要性体现出来了，信息与载体的不可分离性使纸介质档案长久保存后信息可读、易读性不会产生很大差异，但电子文件则不同，它的读取必须基于一定的软硬件环境，如：15年前DOC操作系统下的文档现在几乎没有办法读出来，5年前的3寸、5寸软盘还在通行，而当下，要找到能识别软盘的软驱都非常困难。无疑，企业不可能把所有系统软件和硬件保管起来，不可能定期将海量的电子文件转换成新的版本，因为这样，即投入大量的人力、物力，又无法保证转换后的电子文件可用、可读，信息完整。

数字档案利用便利性也在很大程度上取决于数字档案馆系统的能力，检索查询的速度、搜索引擎的能力、数据库规划的科学性、人机交互界面的友好性、标准化程度、甚至权限设置的合理性、报表设计的灵活性、网络速度等都直接影响用户的利用效率和接受度，再加之资源的数量和质量也是保证数字档案利用的重要原因。

编研是档案深化利用的体现，历来被视为档案工作努力的方向，数字档案的建立使编研工作效果更加突出。

2.5 统计

数字档案管理体系建立使统计工作变得简单而准确，使工作更量化、可测量。

2.6 鉴定销毁

有些人认为电子档案只是占一点硬盘空间而异，多多益善，但笔者认为，电子档案的鉴定销毁工作不仅应该做而且应成为更为常规的一种行为，因为，电子文件的质量直接影响使用者的利用，原来只是借档案看看，现在是直接在档案上修改、创作，形成新的产品，对原文的依赖性更高，因此要求电子垃圾或作废档案及时清理，避免误用。

3 如何建立数字档案管理体系

3.1 制定规划

数字档案管理体系建设需要系统地研究和规划，企业应组织专门的人员，如生产管理人员、信息技术人员、质量管理人员、档案人员共同策划，结合本单位实际情况，分门别类地研究各类电子文件产生、流转、归档过程，研究数字档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等各环节管理过程，研究历史档案资源的电子化方式，数字档案馆的架构，数字档案馆与其它应用系统的接口关系，信息系统及文档安全等。

数字档案管理体系规划还包括实施方案，提出系统建设组织体系、责任部门和责任人、进度、阶段目标、实施策略、资金投入等，保证规划落地。

数字档案管理体系规划应通过公司评审，得到相关领导和部门的认同和支持，规划须按年度进行滚动修改，持续不断地完善和丰富规划内容，使规划可行、有效。

3.2 组织保障

数字档案管理体系建立需要有一定的组织保障，数字档案管理体系绝不是档案管理部门一家的事情，需要动用各方力量共同完成，领导作用固然重要，更重要的是各级责任部门和责任人，如在通过信息系统收集档案的过程中，在推行标准化过程中会涉及所有经营、生产、管理人员，会涉及各级领导和员工，难度很大、周期较长，必须由各级责任人各负其责，全力以赴，共同推进，才能把这项工作做好。

档案部门是其中最重要的部门之一，档案人员要努力学习、认真研究、善于沟通、专业指导，按照规划不折不扣地贯彻实施下去，通过归档率等控制措施保证体系建设的落地。

3.3 配备资源

数字档案管理体系建立需要较大资源配置，网络软硬件系统建设、数字档案馆建设、数字资源的积累，尤其是历史档案的电子化、外购数字资源、数字档案系统安全保证体系建设，甚至出版设备、远程及移动应用设备、影像设备等都是不小的开支。

另外，数字档案管理系统要配备高素质的人员，主要包括信息技术人员、生产人员、档案人员等。要增加数字加工人员、扫描人员等阶段性人员投入。

3.4 组织实施

数字档案管理体系建立是一个长期的工作，需要分阶段有步骤地进行实施。主营业务产品(根据企业不同有所不同，如设计档案、项目管理档案、监理档案、施工档案、采购档案、设备档案等)的数字化是企业首先解决的问题，在这个过程中，数字档案馆的建立也应该同步进行，使档案的接收、整理能及时进行，数字档案的利用有渠道，方便易行。

数字档案的资源建设也需要按照规划逐步增加，历史档案的数字化是较好、较快地解决方案，应在数字档案管理系统建立初期进行。文书档案、会计档案、荣誉档案、声像档案、合同档案、招投标档案等应按规划逐步实现数字归档。

数字档案管理体系实施应按阶段进行验收和评审，提出修改意见和建议，供相关方持续改进。

3.5 标准化建设

数字档案管理体系对标准化的依赖尤为明显，前文对此已多次阐述，传统纸介质档案的产生主要是个体行为更突出些，文件产品质量很大程度上取决于个体的责任心和熟练程度，而电子档案的产生更多依赖系统软硬件环境、信息环境下管理过程的受控和标准化。

数字档案管理不同于纸介质档案管理，需要以新的视角和管理模式审视和梳理管理过程和方法，标准化和制度建设是保证数字档案管理体系建立和实施的保障，应引起重视。

这些标准化包括：信息结构标准化、电子文件命名、版次、电子文件依托工具软件的版本、形文件、数字档案的分类与编码的科学性等。

3.6 持续改进

持续改进是做好工作的一种有效的方法论，数字档案管理体系建立亦应如此，虽然任务很艰巨，难度很大，但有了坚强的组织体系保证，合理的资源配备，系统的较为完善的规划及好的实施方法论，再加上我们的信念和坚持不懈，数字档案管理体系建设一定能实现，一定能见到好的效果。

4 几点看法

4.1 业务系统与档案系统的定位

现在信息技术的迅猛发展使有些人员认为：所有过程的文档和交付产品文档都能够通过各个业务系统收集和管理，没有必要再建立档案系统，没有必要再存储一套数字资源，认为这是一种浪费。

笔者认为，各业务系统存储的是企业运行过程信息和产品信息，档案系统存储的是经过筛选的，有查考利用价值的档案信息，因此，业务系统存储信息量大，档案系统存储信息是企业精华；业务系统存储各版本信息，档案系统存储最终版成果；企业业务系统较多，信息分散、管理模式不统一，档案系统信息集中，管理模式统一；业务系统更关注过程，档案系统更关注结果；此外，档案系统可以将不同业务系统归档内容整合，综合显示在统一的主题下。如：我们可以将某个工程不同期数、不同阶段的工程概况、前期文件、设计图纸、采购档案、施工档案、工程管理档案、工程照片、声像、报优成果等等内容集中展示出来，这在某个业务系统是无法做到的。

4.2 实体档案与电子档案的关系

有些人认为有了比较完整齐全的电子文件、电子档案就可以取消纸介质档案了。笔者认为，这种思路未尝不是今后发展的方向，但就目前的管理水平和技术能力看，这种做法还不成熟，有待商榷。

正如前文所说，信息与载体的分离性是电子档案区别于纸介质档案的最重要地方，电子文件长久保存后信息的完整性、可读性、易读性都没有得到很好地解决，5年后、10年后、20年后这些电子文件或许全部变成了不可读、不可用的电子垃圾。

另一方面，电子档案的法律效力问题虽然在局部有一些突破，但没有普遍性和广泛性，企业档案管理难于操作，以电子签名为例，数字认证、指纹认证等多种技术均缺乏经过长期考量的成熟产品，认证平台不断升级，谁对平台的长期有效负责？在管理上同样也缺乏充分的方法加以约束和规范。

因此，纸介质档案在一定时期内依然需要，企业可根据需要将之封存不借，存档备查，尤其是重要档案更是不能轻易取消纸介质存储，但可以减少存档份数和使用方法。另一方面，大力建设数字档案管理体系，充分利用数字档案便于利用的特点为经营、生产、管理人员提供高效、优质的服务。

4.3 数字档案与知识管理的关系

知识管理体系建设是企业发展的核心能力建设之一，值得我们深刻地思考和勇敢地实践，由于各企业情况不同，什么是知识的界定就存在很大差异，知识管理体系建立存在着各种不同定位。知识的分类、编码、筛选、确认、推送、更新，知识管理组织体系、知识积分、测量体系、考核评价体系等需要建立，这更是一项长期而艰巨的任务。

数字档案是知识数据信息的重要组成部分，但不是所有的数字档案都是知识，数字档案馆更不是知识管理系统的替代物。数字档案馆的建立是现阶段数字档案管理体系建设的需要，是为企业积累知识的一个渠道，与知识管理体系建设没有矛盾，也没有必然联系，如：财务系统、标准系统、公文系统等形成的数据信息都是知识数据信息的一部分。