浅议电算化条件下会计前台记账存在的问题及对策

薛杰远

浅议电算化条件下会计前台记账存在的问题及对策

薛杰远

越来越多的单位实现了会计电算化，在会计电算化记帐过程中，经常遇到一些问题，如何面对这些问题，怎么去解决，本文就此根据实践工作中的经验，浅谈一些看法，旨在提高会计电算化工作的质量。

会计；电算化；记帐管理

会计电算化是集计算机学、信息学、管理学、会计学等学科知识为一体的一门综合性的边缘学科。我国的会计电算化工作，经过10多年的发展，已经取得了很好的成绩。许多单位在具备条件后，实现了计算机替代手工记账的飞跃。我单位在2004年开始实现会计电算化工作，经过半年的人工与机器并行，彻底甩掉了手工账，本人在会计前台岗位工作多年，下面仅就我在实际工作中遇到过的一些问题，做试探讨如下：

一、前台记账过程中存在的问题

（一）会计人员所掌握的计算机知识不够

根据对本地一些单位的调查得知，目前各单位的会计人员知识层次较低，本科以上文凭所占比例较小，由于诸多因素所限，相当部分财会人员只经过短期培训，尽管他们手工业务经验丰富，能满足手工会计核算，但是会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求。由于缺乏对网络会计基本理论的深入了解，他们就不能灵活运用软件满足工作需要。而且当在财务软件的使用以及保养和维护遇到问题时，只能找软件的维护人员，而维护人员又基本上是计算机专业出身，对财务知识知之较少，也就是说，懂会计的不懂计算机，懂计算机的不懂会计，双方不能很好地配合。作为前台的记账员在处理业务的过程中由于对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，出现了故障不能及时排除，导致系统不能正常运行是常有的现象，碰到一些原因机器死机或者有一点小障碍数据无法输入或输出时，往往会束手无策。如果多一点计算机方面的知识，很多问题都是可以自己解决的，这个问题已成为各单位在实行会计电算化过程中一大障碍。如果计算机专业知识很匮乏，是难以胜任用计算机处理会计业务工作的。

（二）会计人员过多重视账务处理功能，忽视管理功能

传统的会计人员，就是记账、算账，而作为现代条件下的新时代会计人员，如果还仅仅满足于老形式，那么就与时代相脱节了。目前各个单位使用的会计软件虽然不同，但功能差别不大，这些软件大多属于业务信息系统的范畴，只能完成事后记账、算账、报账，以及提供初级管理功能，大多不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等财务管理功能。而前台会计人员也往往不重视会计分析。我校财务目前采用的软件有工资核算、固定资产核算、学生收费等等系统，内容功能较强，大大节省了人力和时间，解放了劳动力，可以说相对于过去，财务人员的工作强度降低了，但是长期以来形成的思维模式，仍然束缚着财务人员的大脑，我们的记账人员仍将过多精力用于成本核算、报账、记账及简单的操作上，很少去考虑财务指标分析体系以及资金供求预测等等，这样计算机的功能大大降低，虽然核算功能提高了，但整个财务管理职能依然没有改变，这样的财务是很难为领导提供出具有参谋意义的报表分析的。

（三）记账凭证的填制要求方面欠规范、明确

电算化账务系统与手工账务系统中的科目级次结构设置基本一样，但在使用方向上是不一样的。在手工账务系统中，会计人员记账一般是以一级科目为核心，根据自己的经济业务特点，设置相应的明细科目，凭证由于受规格限制一般只反映一、二级科目。在电算化账务系统中，一般是设置最详细的分类项目，作为电算系统的录入主信息，前台审核制单时直接进入最低一级的科目，因此记账凭证的填制包括凭证编号、凭证摘要、凭证内容等方面，与手工记账时要求是不一样的，前台会计人员容易忽视这方面的差别，录入凭证时如果填写不规范，就会出现记账凭证计算机记账与明细科目不一致的情况。所以，如果在这里把关不严，造成原始凭证失真或是手续不完备，那么首先是前台经办人员的责任，经办员要负责此笔业务的后续追查工作，一方面给工作造成麻烦，另一方面让人对财务产生不好的印象。

（四）缺乏统一性和协调性，形成各自为战的局面

前台报账员对原始单据进行真实性、合法性审查，并根据原始单据分类汇总，然后将数据输入计算机并打印出来，同一类业务，不同的人做法不完全相同。由于缺乏统一的规划和组织协调，往往各自为战，闭门造车，信息交流不畅，使有限的人力、财力并没有充分发挥作用，不可避免地有一定差别。一些单位通过电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以被单位领导和主管部门以及社会公众有效利用。例如，我校下属的附属医院，俗称一附院，我们在处理附属医院有关业务时，由于前台报账员共3人，不可能每次都是同一人经办，即使是同一人经办，也未必每次就一致，所以在打印记账凭证时，有的输入附属医院，有的输入一附院，这样一来，在进行模糊查询的时候，就遇到了无法确定关键词的问题，无论你输入一附院还是附属医院，都不可能全部显示业务内容。还有我们对个人借款这笔业务的处理，有时我们输入XXX人借款，有时输入XXX人个人借款，这也是同样的道理，机器查询无法正常统计，再费力气去人工统计，真是事倍功半。

（五）关于会计差错方面的处理

前台经办员的任务就是要熟悉并认真执行各项费用开支标准和开支范围，熟练掌握会计科目及经费收支体系。但是，会计人员也不是万能的，不可能不犯一点错误，如果过账前发现录入错误并及时进行修改凭证是允许的，但在过账之后，就不太可能逆结账或将备份取出来解决了，只能填制更正凭证进行改错。无论是账簿错误还是凭证错误，或者账证都有错误，都无法象手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或赤字冲消法来更正，最好的办法就是反记账，如果有一张凭证输入错误，只能另外做一张凭证冲回或改正。这样，会使一些会计资料失真。例如：错计入某个科目的借方，再在贷方冲回，则在打印试算平衡表时，借方和贷方都虚增了记错的一笔。现在的财务软件几乎都解决不了这一问题，这也是经办员最麻烦的事情，前台记账中常常出现。

二、针对前台记账中存在的问题提出以下对策

（一）培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求

会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位更应注意培养“会计——计算机——管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。会计软件年年都在更新版本，甚至一年更新几次，所以我们必须注重专业人才的素质，加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度，特别是对电算化管理人员的培训工作要经常进行，并结合经验交流，使培训收到实效，不断提高信息化会计从业人员的综合素质。

（二）完善办理报销手续、熟悉和掌握各项财务规章制度，严格遵守财经纪律

前台报账员是财务的一个窗口，直接与来办理业务人员打交道，代表财务的形象，同时也是把关审核的第一个关口，所以经办员责任重大。在办理业务时要严格把关，对支出费用的办理，要严格按照行政事业单位各项经费支出标准执行，节约使用各项资金，提高经费使用效率，对专项资金做到专款专用，以保障本单位各项工作正常运转。在报销各类支出费用中须注意：该附的附件一定不可少，例如报销会议费，须附会议通知；报销接待费，须附接待标准和审批表；报销大额装修费，须附相关审批文件；购买专控物品要按规定程序先报批后统一采购，属于政府采购范围的，须按政府采购程序办理。照章办事，坚持原则，减少不必要的麻烦。

（三）加强内部沟通与协调

我们强调团队精神，就是要注重内部的沟通与协调，财务要根据自己的实际情况，制定符合本单位、本部门的规章制度，加强经办人与经办人之间、经办人与客户之间、领导与同事之间的联系，对经常发生的，对有争议的一些事项约定成俗，按统一的口径标准执行，像上述的一附院和附属医院，虽系同一部门，但叫法不一，在查询时就是遇到困难，所以，沟通与协调这方面很重要。

（四）加强对往来账编号的管理

会计科目设置应满足会计核算的要求，在国家制度规定范围之内，有的则可根据工作需要由单位自行规定。特别是往来账项管理，作为财务账的重要组成部分，目前编号管理存在不科学及混乱现象，通过我们实行电算化一年之后的经验，我们知道，编码的意义非同一般，不是随意乱编，信手拈来的，我单位刚开始实施电算化的时候也没有在意这方面，认为就是一个代码而已，结果在往来账登记及查询时遇到很多麻烦，出现重号或多笔业务区分不清的现象，因此在第二年的时候我们对它进行了科学的归类编码，比如，按日期或按字母顺序等，效果非常好，只要一敲代码，这笔账立刻就出现了，所以初始化时一定要考虑到将来的需要，不要为了当初小小的偷懒，造成的后果是无法弥补。

当前，随着计算机网络技术的大规模应用和发展，以及会计核算业务量的增大、业务种类的繁多，会计电算化系统出现许多新的特征，要求我们在日常的工作中必须善于动脑，不断总结经验教训，使会计工作提高到新的高度，以适应会计电算化迅速发展的需要。

《会计电算化指南》

（作者单位：南阳医学高等专科学校审计处）