APP下载

高校教学秘书的角色定位与工作指导

2011-03-20高伟新

文教资料 2011年19期
关键词:秘书教学管理工作

高伟新

(中国防卫科技学院 文物系,北京 101601)

高校教学秘书的角色定位与工作指导

高伟新

(中国防卫科技学院 文物系,北京 101601)

在高等教育生态系统中,教学秘书是教学管理队伍中最基层的一环,其工作质量直接关系到教学质量。为了适应高校深化教学改革、加快推进扁平化管理和教学秘书队伍专业化建设的新形势,教学秘书要以科学发展观为指导,在工作中理清思路,找准定位,创新工作,促进学校教育教学工作又好又快发展。

高校教学秘书 角色定位 工作指引

教学质量和办学特色是高校可持续发展的生命线与核心竞争力。教学秘书作为基层教学管理工作者,是教学管理的重要组成部分,也是高校教学管理工作的枢纽,在教学运行管理中起着至关重要的作用,其工作的优劣与整个学校的教学质量的高低存在高度的正相关关系。结合教学秘书的岗位职责,准确把握自身的角色定位及工作指引,全面加强自身建设,不断提高履职能力和水平,是实现教学管理精细化、科学化和规范化的重要保证。

一、角色定位

角色定位是指在一定的系统环境下(包括时间),在一个组合中拥有相对的不可代替性的定位。人最怕的就是自己不认识自己。一个人、一个社会的人,尤其是一个职业的人,要时常问自己“我是谁”,在组织中扮演怎样的角色。教学秘书与各行各业的秘书一样,都在从事辅助性、服务性工作,只是服务对象和工作内容有所不同。作为院系领导的左右手、小管家和大掌柜,教学秘书的工作贯穿于教学全过程,涉及学校教学管理的方方面面,主要工作范围包括组织教学、督促检查、提供建议和管理档案等四个方面。

二、岗位要求

基层是一切工作的落脚点。在工作上,教学秘书作为基层教学管理工作者,处在“神经末梢”,在行政上隶属于院(系)一级教学单位,并接受教务处的业务指导。由于所在部门负责教学管理的领导通常是“双肩挑”,既要全面主持所在院系的教学管理工作,同时又要承担繁重的教学和科研任务,其中一部分领导干部在社会上还有其他兼职,所以教学管理的日常事务性工作基本都落到了教学秘书身上,这就决定了教学秘书必须是具备较高综合素质的复合型管理人才,甚至是全才,主要体现在以下四方面。

(一)抡大锤

抡大锤,是抓落实的一种形象比喻,指在工作中既要真抓实干,又要一干到底。各项教育教学工作的开展,需要多方面的努力,尤其依托于教学秘书的有力执行。没有基层单位和一线工作人员的落实,再完善的程序设计和制度安排都是纸上谈兵。教学秘书作为本单位教学管理工作的具体组织者、实施者,是各项教学活动计划、组织、协调、控制的第一责任人,其工作效果直接影响到学校的教学活动的顺利开展和取得成效,由此可见,教学秘书需要具备较强的执行力。狠抓落实是教学秘书的首要任务。教学秘书在工作中必须遵循教育规律,严格按照学校的各项教学规章制度办事,善于领会和贯彻领导意图,严格落实教学常规,加大督促检查力度,抡起实干的大锤,保证贯彻执行不走样,不打折扣,才能夯出落实的实绩,确保学校教学秩序正常运转。

(二)弹钢琴

弹钢琴,在管理学上是统筹兼顾的代名词。教学秘书身处基层,是连接上下、沟通左右,联系内外的桥梁和纽带,在工作上起着“串联和并联”作用。这要求教学秘书要具备良好的组织沟通协调能力,在日常教学运行管理中多从大局的角度,用发展的眼光来考虑和处理各种关系和事务。学会十个手指弹钢琴,通过自己的积极协调、有效沟通,努力构建一个开放合作、良性互动的沟通网络。同时还要及时化解部门间、人员间、事件间的不同矛盾与冲突,保障正常教学秩序。在工作中,教学秘书既要保持与主管领导和学院教务部门的经常性沟通,密切与同事(本部门教师和辅导员)之间的联系,同任课老师(特别是外聘教师)、学生打交道,又要强化与学校其他职能部门(如学生工作和后勤保障部门等)和各院系的协调配合,积极与外校兄弟单位和行业企业建立友好合作互促关系,奏响一曲和谐动听的钢琴曲。

(三)出点子

教学秘书要利用自身良好的逻辑思维与分析能力为领导决策提供重要参考依据。学生是学校教学活动的主体,他们的学习贯穿整个教学过程,他们对所学专业的课程体系和任课教师的教学方式有着自己的看法和期盼。教学秘书工作在教学管理第一线,经常与教师和学生接触和沟通,最容易与他们打成一片,在工作中要学会“一叶知秋”、“举一反三”,善于发现问题、分析问题和解决问题。一方面应尽可能地帮助学生解决实际困难,尤其是专业学习上的烦恼。另一方面应主动倾听学生对教学工作的意见和建议,了解他们的愿望和要求,及时收集汇总各类信息,及时掌握教学进展情况,及时发现苗头性、倾向性的问题,及时找出薄弱环节,及时采取有针对性的措施,及时排除工作中的障碍和困难。同时向相关主管部门报告,不断推进教学改革,提高学校教学质量。

(四)爬格子

坊间习惯把写文章叫做“爬格子”。具备较强的文字与语言表达能力几乎是当今职场人士的一项基本功和必备素质之一。在实际工作中,教学秘书不仅要能说会道,而且要能写会记。一是起草教学文书的需要。在日常工作中,教学秘书需要根据教学管理的阶段性任务和实际情况,起草一些教学文书,如请示、报告、通知、学期工作计划或总结等。二是教学管理研究的需要。随着工作时间的增加和业务的不断深入,教学秘书会逐渐形成自己的工作思路和办事风格,应当主动结合工作实际,不断研究教育理论,不断总结经验方法,积极撰写一些教学管理论文或文章,实现理论和实践的对接。三是个人全面发展的需要。从目前高校教学秘书队伍的人员构成上看,相当一部分人所从事的工作与所学专业关联度不高。教学秘书在干好本职工作的同时,应根据自己的专业特长和兴趣爱好,多作调查研究,多出学术成果,拓展自己的发展空间。

三、工作思路

管理学中有一句话:正确地做事很重要。同样一件事,分配给不同的两个人去完成,效果往往大相径庭,在这当中工作经验和方法起到了决定性的作用。这强调了工作方法的重要性。明白了这个道理,我们就不难理解为什么企业在招聘员工时总是习惯加注上“有经验者优先”这样的字样或条款。“思路决定出路,成功源于方法”。在现实生活和工作中,方向有了,这时方法就比什么都重要。作为最基层的工作者和各项教学管理工作的具体实施者,面对纷繁复杂的日常事务,教学秘书要以科学发展观为指导,在工作中总揽全局,突出重点,总结经验,增强教学管理工作的针对性、灵活性、协同性和有效性。

(一)针对性

有的放矢,方能事半功倍。管理学上的“目标管理”和“二八定律”告诉我们工作有轻重缓急之分。教学秘书要重新审视自己的工作时间表,不能“胡子眉毛一把抓”,而要紧抓工作重点,盯住关键环节,把时间和精力优先投放在最重要的事情上,只有这样工作才能达到预期效果。教学管理工作以学年、学期为周期不停地运转,强调到什么时候做什么事情,有其例行性和规律性。每个专业的不同年级、每个学期的各个阶段按照教学计划周期性运行,不同专业、不同年级、不同阶段的实际情况和工作重点不尽相同,需要摸清底数,有针对性地开展工作。期初的工作重点是全面检查教学设备,维护正常教学秩序。期中则要把主要精力投放在教学运行监控上,保证教学进度和教学质量。考务及学生成绩管理和教学档案整理则是学期末的主要工作。以上这些重点工作教学秘书要心中有数,通过找准抓手,以点带面的方式带动整个教学管理工作健康有序运行。

(二)灵活性

“运用之妙,存乎一心”,这个“妙”,我们叫灵活性。世上没有一成不变的东西,也没有一蹴而就、一劳永逸的事情。教学秘书除了要处理日程性的事务外,在日常工作中还要见招拆招。其一是“亡羊补牢”,对错误和疏漏的弥补。教学秘书的日常事务琐碎而繁杂,出现一些考虑不周全的现象在所难免,一些院系领导和教师也会由于各种各样的原因出现失误,这个时候就需要教学秘书尽早发现问题,快速作出处理,将不良的影响降到最低,全力保证教学工作顺利进行。其二是“未雨绸缪”,对突发事件的处理。主要是一些与教学无关却又能影响教学工作的事件,比如上级领导的突击教学检查,教师或学生出现教学或生活上的紧急事件,教学设备突然发生故障,等等,这都需要教学秘书平时多做功课,做好各种应急预案,问题出现时能及时妥善处理,维护正常的教学秩序不受影响。其三是“居安思危”,教学管理工作不能安于现状。教学秘书要加强学习,勤于实践,主动将现代教育理念、科学管理方法和工具应用到实际工作中,不断提高工作成效。

(三)协同性

“人才培养,需要你我他”。人才培养是一个系统工程,需要各方面的共同努力。教学秘书处在教学管理工作的第一线,好比是一座“立交桥”、“一根针”,其作用不可小视。《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》强调教育首先要教会学生做人,高校教师的职责不仅仅是传授知识和技术,教辅人员的任务也不单单是提供管理与服务,都应该成为学生全面发展的促进者。加强和创新人才培养,要同做好学生德育工作紧密结合起来,深入研究形势和任务的发展变化对人才培养的新要求,积极探索加强和改进人才培养的新途径、新办法,把德育工作贯穿到教育教学与服务管理各个方面、各个环节,努力推动学校教书育人、管理育人、服务育人和环境育人工作取得新成效。教学秘书虽不直接参与教学,但可以利用工作中与学生联系广泛的特点在育人方面发挥积极作用。在工作中教学秘书要善于调动多方面的积极因素,尝试改变影响教育效益的各个要素之间的组合关系,打造一个全员参与、齐抓共管的良好氛围和环境,形成联动育人合力,促进学校教育教学改革和发展。

(四)有效性

有效性是衡量教学秘书工作的最好标尺。教学秘书工作是教学运转的神经中枢,某个环节稍有疏忽,教学过程就会出乱子,甚至引发教学事故,这就要求教学秘书充分认清自己在学校全面建设中的地位、作用和责任,把个人的前途命运和学校的改革发展联系起来,把领导的信任和自己所担负的责任联系起来,在工作中胸怀全局,统筹兼顾,实施科学的管理和规划,尽可能把问题想在前头,把事情做在前头,在狠抓工作落实上下工夫,在增强教学管理的针对性、灵活性和协同性上做文章,把各项工作做实、做细、做好,真正做到为学生服务、为教师服务、为教学服务。同时提倡在工作中思考问题、研究问题和解决问题,特别进行一些系统的、有深度的、有针对性的思考和研究。对经验,则转化为可操作的措施;对教训,则拿出避免重蹈覆辙的对策。只有这样,才能不断推动和促进实际工作,不断提高教学管理工作的有效性,为维护学校正常教学秩序,促进学校健康持续发展作出贡献。

“上面千条线,下面一根针”,教学秘书身处一线,责任重大,使命光荣。在工作中要顺应时代潮流,遵循教学规律,坚持改革创新,狠抓工作落实,一以贯之走内涵式发展道路,争当教学管理的行家里手,推动本单位乃至整个学校的各项工作不断向前发展。

[1]张晓梅,赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业,2007,(18).

[2]徐庆.高校教学秘书队伍现状与建设的思考[J].文教资料,2009,(35).

[3]陆瑜芳.秘书学概论(第二版)[M].上海:复旦大学出版社,2006.07.

[4]周三多.管理学[M].北京:高等教育出版社,2010.02.

book=162,ebook=23

猜你喜欢

秘书教学管理工作
秘书不在 等
教学管理信息化问题研究
不工作,爽飞了?
选工作
小学体育教学管理七要点
我的商务秘书 等