高校图书馆协同管理平台建设探究

张 莹

(天津市河东区职工大学,天津市 300160)

高校图书馆协同管理平台建设探究

张 莹

(天津市河东区职工大学,天津市 300160)

随着信息技术和信息化管理的高速发展,高校图书馆的管理也面临着新的管理模式、管理方法和管理手段。文章结合当前技术发展和图书馆管理,探讨了高校图书馆在协同管理平台建设的目标、原则、内容,以及安全管理和控制。

协同管理;图书馆;信息化

“图书馆乃大学之心脏,在现代大学尤为如此。”——这是已故的张维教授为清华大学图书馆的题词,点出了大学图书馆的重要性。在国际教育行业,图书馆的管理水平,是衡量图书馆发展水平的一个重要指标。从宏观上来讲,提高图书馆管理水平,关系到我国图书馆事业的总体发展和信息资源的合理布局;从微观上来讲,提高图书馆管理水平,对于图书馆的持续发展乃至其存亡都具有重要意义。

随着信息技术和信息化管理的高速发展,为高校图书馆的管理方式和管理手段提供了新的模式。因此,图书馆必须面对全球性信息网络化的挑战,加速自身的信息化建设,以适应现代科技的发展,实现图书馆全方位的现代化。

一、图书馆管理现状分析

作为非营利单位的图书馆,采用的是层层授权的金字塔式的管理模式,从控制论的角度看,这种模式的好处是容易控制全局,但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不通畅,高层了解底层的信息除了通过直接下属(中层管理者)外,就是亲自了解,这个过程往往很累,而且效果不好,效率不高,成本也高。

1.我国传统的图书馆在信息资源建设上还存在以下问题:

首先,是“大而全”、“小而全”的特点。这种建设思想导致各图书馆数据库互相攀比,造成重复建设等等,在管理中“固步自封”、“孤芳自赏”。

其次,层次管理递减。在管理过程中,由于图书馆的管理模式采取的是层级型的,虽然图书馆的管理战略没有象企业那样要求那么即时、迅速,但是由于层级的管理往往会使上级管理者的信息在不断传递的过程中信息不断筛减。

2.在图书馆的工作方式上也存在着不少的弊端:

首先,原先图书馆的很多工作还是沿袭传统的手工作坊式沟通,如电话、传真、邮件等。电话虽然便捷,但费用昂贵,信息传递不够量化,由于缺乏成文规范,工作一旦出现差错,无法明确责权,久而久之就造成内部的互相推诿埋怨的现象;邮件、传真虽然能够保留信息痕迹,但传输速度慢、安全性也不够保证,给工作效率和工作质量都带来了影响。

其次,图书馆的分馆的区域分布,分支繁杂,人员庞大,缺乏实时统一的管理。多层分支机构造成文件收发过程冗繁,审批复杂,常常是文件到了执行部门,时间已经拖延了好几天,延误的事务的处理;数据分散,无统一的信息标准,为信息的整合共享带来很大的障碍,尤其对于图书馆这个特殊行业来说,图书的存储信息、浏览信息都将影响着下一步的资金投入;流程不够规范,职责不够明晰,同时各部门之间的衔接紧密度不够高,造成协同能力差。

二、信息化平台目标

数字化是未来图书馆的发展方向,网络产品与技术、存储产品与技术是推进图书馆数字化进程的主要IT动因。协同管理平台的目的就是让数据资源共享,让图书馆的整体管理“更规范,更契合”。

1.建立网络沟通平台,减少人工传递,降低纸张打印成本

协同管理平台利用信息技术在企业内部构建一个统一的网络沟通平台,实现图书馆内部的网络审批流转,电子化传递,极大减少了日常文件打印后再修改、审批、传阅带来的纸张浪费,降低图书馆管理成本。

2.建立统一工作平台,提升员工办公效率

协同管理平台能帮助图书馆建立一个统一整合的工作平台,可以打破时间、空间的限制,让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作,大大地提高了办公效率。

3.优化工作流程,提升企业反应速度

通过工作流作纽带,能将各个组织部门连成一个整体,责权分明,大大提高了工作效率和服务效率。而且协同管理平台工作流系统可以帮助图书馆对流程进行不断的优化改造,找出流程中的瓶颈,避免人为因素的干扰,提升管理水平。

4.协同能力增强,提升企业执行力

在传统的管理模式下,团队协作不好,领导不知道下边在干什么,成员不知道其他人在做什么。有了协同管理平台以后,领导可以非常清楚的知道员工的工作情况,可以根据具体情况知道工作,团队成员之间协作也可以更加紧密,大大提升了企业的执行力。

协同管理平台实现所有的流程信息都具有可追溯性,每个管理者可以方便地查看其他人员的处理痕迹;领导可以全程监控任务的执行情况;同时领导可以全程监控任务的执行情况。

三、平台建设原则

在平台建设中要遵循以下原则:

1.实用性原则

结合目前通用技术公司的信息化应用现状,根据公司人力资源服务的业务需求,立足于现有的网络及设备资源,有针对性的满足实际工作的要求;

2.安全性原则

系统安全性直接牵涉到信息管理的各个方面,因此系统应由多层次的安全保护措施,信息的共享具有严格的保密级别和用户权限。通过提供用户名/口令、权限控制、备份等安全对策,以满足系统身份鉴别、访问控制、保密性等安全服务要求。

3.先进性原则

在保证成熟可靠的前提下,系统要达到设计思想的先进性和应用技术的先进性,采用成熟的、流行的设计与开发的平台和工具,保证一定程度的技术前瞻性,适应未来2—3年内的信息化发展;

4.易用性原则

充分人力资源人员的应用能力和计算机操作水平,系统设计要做到界面友好、操作简洁,提供丰富翔实、通俗易懂的在线帮助,根据应用惯例整理、提取、预置大量的常用的操作模板;

5.扩展性原则

随着公司信息化的发展和人力资源部门服务业务的增加,要求系统能够具有通过部署达到支持大量并发访问的能力,能够通过挂接的方式,根据需要方便的定义、增加新的信息服务类型;

6.集成性原则

根据系统数据间的内在关联关系,将孤立的业务应用系统数据经整合、集成后,形成综合数据库和数据仓库,使各业务数据做到有机集成和关联存储,做到综合信息的查询、统计、分析可直接在集成后的综合数据库和数据仓库进行。

7.完整性原则

完整性包括数据完整性和约束完整性两方面,集成后的数据要保证数据本身和数据之间关联关系的完整,保证数据间逻辑关系的一致。

8.一致性原则

不同业务系统之间存在着语义上的区别。整合、集成后的数据要根据一定的数据转换模式和商业规则进行统一数据结构和字段语义编码转换。

9.组件化原则

整个系统开发需要多个模块协同工作,在设计时坚持组件化设计的原则,提高系统的易维护性和可扩充性,同时避免因一部分程序的修改影响到其他部分,利用组件化开发技术实现系统的快速开发、部署和维护。

四、平台建设内容

1.办公平台

通过办公平台,馆内的相关新闻、通知、待办事项、计划总结等都清晰地展现到每一个人的工作平台中,与图书馆的相关工作都可以从这一平台进入开展,包括读者管理、著者管理、出版社管理、书商管理、订单管理等都可以实现系统集成,进而提高图书馆的工作效率;

2.在线交流

在图书馆工作,建立网络沟通交流记录,使沟通更加方便快捷。规范的内部网络通信系统,包括内部论坛、网络会议、个人建议和网上调查,使内部通信和信息交流通畅便捷。

3.个人办公

实现图书馆日常办公的信息化协同运转。包括工作日记,日程安排,计划总结,任务等功能。4.公文管理

建立适合图书馆内公文流转,规范公文办理,内外部的收发文、请示签报、文件审批、报表传递、会议纪要以及档案管理,实现电子化流转方式,支持WORD/EXCEL格式,真正实现无纸化办公。

5.行政办公

对图书馆馆内资源进行有效的管理,检测使用冲突,合理调控。包括:资产管理、用品管理、车辆管理、会议管理等。

6.工作流程

系统所有工作流程统一入口,灵活、高效地完成各项工作。快速简单的流程设置和编辑方法,系统管理员无需掌握专门技术即可迅速定义各种工作流程。

7.系统管理

人性化的系统设置向导功能,系统管理员在一个页面上便可以简单、快速的进行系统初始化,提高系统上线速度。

五、平台安全

目前网络中一般存在着非授权访问、信息泄漏或丢失、破坏数据安全性和拒绝服务攻击等多种威胁,影响到用户的使用,导致数据的泄漏或丢失,更甚者导致系统瘫痪。协同管理平台建设要进行全面的安全考虑,包括系统安全和安全管理体系。

1.系统安全

系统安全包括身份认证和授权访问控制。身份认证一般可以考虑多种认证方式,包括普通口令认证、AD认证、身份认证卡等。授权访问控制不仅控制应用或用户访问哪些信息,而且控制应用或用户有权执行哪些操作。

2.安全管理体系

任何网络仅在技术上是做不到完整的安全的,还需要建立一套科学、严密的网络安全管理体系,提供制度上的保证,将由于内、外部的非法访问或恶意攻击造成的损失减少到最小。

网络安全管理目标:采取集中控制、分级管理的模式,建立由专人负责安全事件定期报告和检查制度,从而在管理上确保全方位、多层次、快速有效的网络安全防护。

建立包括技术、人员与组织结构、应急事件、安全响应服务、安全培训等5个方面的安全管理规范和组织。

六、结束语

随着现代管理的发展,以高校图书馆的职能管理发展,信息平台建设将成为高校图书馆提高管理水平和服务水平的一个重要手段。高校图书馆通过信息化建设为信息化人才甚至创新型人才培养提供信息服务和教育,从而帮助克服教学科研中阻隔信息的“壁垒”和制约创新的“障碍”。

[1]高文.数字图书馆原理与技术实现[M].北京:清华大学出版社,2000.

[2]W ILLIAM Y.数字图书馆概论[M].北京:电子工业出版社,2000.

[3]李岩.对数字图书馆建设的认识与思考[J].图书馆论坛,2005,(06).

[4]索全军.论网络化图书馆的信息资源建设[J].图书馆,1999,(01).

The Research on Building L ib raries’Collabo rative Platform in Higher Education Institutions

ZHANG Ying
(Tianjin Hedong D istrict Staff and Workers University,Tianjin 300160 China)

W ith the rapid development of the information technology and computerized manage2 ment,the management of libraries in universities and colleges also faces the challenge on the manage2 ment mode and methods.This articlemakes some researches on the target,p rincip les,contents,security management and control of the collaborative p latform in higher education institutions.

collaborative management;library;informatization

TP399

A

1673-582X(2011)08-0050-04

2010-10-10

张莹(1978-),女,天津市人,任教于天津市河东区职工大学计算机系,工学硕士,讲师,主要从事计算机应用研究。