高校体育档案的信息化建设对体育工作的影响

周震宇,魏建和,徐明友

(安徽商贸职业技术学院 基础部,安徽 芜湖 241002)

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程[1].随着信息社会的到来，信息将成为知识经济时代最重要的资源.体育档案是高校体育工作中形成的用于记录学生体育教育素质、运动训练和体育管理等信息的体育档案，是研究和实施高校体育工作重要的资料来源.加快体育档案的信息化建设是计算机和网络技术的发展和广泛应用的时代发展必然.随着计算机的广泛使用，在高校体育工作中产生的大量电子文件归档是加快体育档案的信息化建设的现实需求.电子文件的归档管理必须实现自动化，以逻辑归档的形式通过网络实现文档一体化；应用计算机网络技术管理体育档案信息能够实现开发、共享体育档案信息和对体育档案信息进行知识化管理、社会化开放，体育档案的价值才会得到更充分的体现.

1 高校体育档案的信息化建设意义

1.1 实现体育档案归档的自动化

随着计算机在日常的生活与工作中的广泛使用，利用计算机处理文件成为一种趋势和普遍现象，产生的大量电子文件的归档成为现实需求.目前在电子文件的产生机构中，没有相关的规定和制度来对电子文件产生的时间、程序及文件的流转方式等进行必要的约束，电子文件的管理缺乏纸质文件的规范、完善的管理流程，电子文件的归档随意性较大，这对电子文件的归档有较大的影响.通过信息化建设中的体育档案归档信息系统的建立可以实现电子文件从创建终端开始启动相应的审批流程，并自动促发下一个工作流程使电子文档的发送和流转处于一个循环有序的状态.这样的工作流程的处理可以根据电子文档的状态网络自动调整，也可以根据实际的工作需要来灵活设置.这样可以大大减少传统体育档案的归档时间，体育档案归档信息系统提高电子体育档案的归档时效.

1.2 实现体育档案的控制的智能化

电子文件的信息与特定载体之间是可分离的.这种可分离性使电子文件可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展，可以改变在硬盘上的存储地址，使电子文件中的信息变成可以流动的、随时改变的信息.电子文件制作者可以根据需要得心应手地增删修改文件信息，重新组织文件信息结构.如可以改变信息的原有位置，剪切、复制信息，多次撤消或恢复对信息的操作；也可以调用存在于不同地方的数据组织文件，在文件的任何地方加上表格，把文件制作成活动的图象和声音；可以组织动态文件，在适当的时候自动更新某些数据，保持数据的新颖、有效.电子文件中的数字信息不再是静态、消极的，而是动态、积极的信息.电子文件在形成、处理、访问、存储过程中的改变变得容易起来，以使电子文件的安全受到巨大的影响.在体育档案信息化建设过程中，利用数据加密技术、访问控制技术、认证技术等信息安全技术来保障电子文件的信息安全，实现体育档案的智能化控制.

1.3 实现体育档案利用的网络化

受传统的观念影响，长期以来在档案的利用上形成依赖纸张的阅读习惯.在档案的利用上多通过阅览室阅览服务、档案的外借服务、档案展览与陈列服务等服务方法来满足对档案信息的利用.这些传统的提供利用方法存在有利用时间、利用空间上的限制，无法满足知识经济时代利用者对信息利用的多样性和开放性的需求.通过体育档案的信息化建设，通过构建网络基础设施、网络数据库，能够适应信息社会利用者对信息的需求.体育档案信息管理系统在对数字档案信息资源安全管理的基础上，利用者可以利用局域网、办公网和因特网等网络系统实现使用者对数字档案的查询、下载、打印以及开发利用，这突破了传统档案的提供利用方法在时间、空间上的限制，只要利用者需求，在有利用终端的前提下可以在任何时间、任何地点实施体育档案的利用工作，最大限度地提高体育档案利用率，充分发挥体育档案资源的价值.

1.4 实现体育档案资源的共享化

体育档案的信息化建设可以实现电子文档利用的资源共享化.文档利用的资源共享化是指一份电子文档在同一时间中可以满足多个利用者的利用需求.这是传统的纸质文档无法满足的.传统的纸质文档在做文档的收集管理中，其文本数量多为一份，即使存在有文本的副本或文本的资料汇编其数量也有限，这会给利用者利用带来诸多不便，在利用的数量上受到时间的限制.电子文档可以在同一时间满足不同利用终端的利用需求，实现真正的资源共享.此外，在电子文档的利用中还具备有传统文档不具备的重复使用和交互使用的特征.电子文档在正当利用的活动中，重复使用不会导致电子文件本身的老化；在使用中在查找文件过程中可以按照自己需求提出要求，通过人机对话高质量和高效率地满足利用者需求.

1.5 实现体育档案决策的辅助化

体育档案是高校体育工作中形成的用于记录学生体育教育素质、运动训练和体育管理等信息的体育档案是研究和实施高校体育工作重要的资料来源.在传统的纸质档案管理方式下，对信息资源的利用难度较大.如实施体育档案实体分类管理方式时，体育档案管理体系性较强，管理方便，但这种分类方式将同一主题、专题的材料分散到不同的类别的保管单位中，体育档案信息情报价值无法体现，无法满足人们对档案信息多角度利用的需求，在体育工作中发挥的决策辅助作用有限.体育档案的信息化管理能够支持多种检索方法，能够做到按照工作需求进行信息整理、报表分析功能，发挥体育档案在体育教学工作中的辅助决策作用.

2 高校体育工作的现状

2.1 体育文档管理不规范

高校档案管理一般比较重视文书档案、会计档案、人事管理档案、科技档案等，对体育档案管理重视不够.一是专业教师的体育档案资料的积累意识不够.专业教师是体育档案产生的直接关联者，他们把在体育工作活动中形成的文件资料长期占为己有，影响到体育档案的收集.同时，由于个人的保管意识缺乏，甚至出现重要的文件纪录丢失的现象，导致影响到体育档案资料齐全、完整性.二是高校在体育档案管理上投入的人力、物力、财力不足，使得体育档案管理缺乏必要的资金、缺乏专职的管理人员、缺乏专门的体育档案管理库房，无法进行正常的体育档案管理活动.此外，现行的体育档案管理工作流程来看，存在着很多不规范.体育档案整理中的分类标准不一致，使得体育档案资料的交流难度增大；在体育档案的提供利用和编研上，缺乏主动性与积极性，提供利用的服务意识不强，在利用方式上较为单一，不能满足利用者的需求，使得许多珍贵的体育档案资料无法发挥其应有的应有价值.

2.2 有限体育教学资源限制教学手段的使用

在体育课程的教学中，主要采用“讲解法”、“示范法”等传统的体育教学方法.在体育教学过程中强调老师的主导作用，学生在学习过程中只是被动的接受，这样无法激发学生学习的主动性与参与的热情.此外在教学手段的运用上现代化的教学手段在教学中很少运用，无法满足学生在学习过程的探索欲望，对体育理论知识的接受只停留在老师的讲解层面.且不同的老师对于同样的体育技术动作在理解上存在个体差异，在表达过程中由于个体的表达能力限制及某些体育技术动作的复杂性老师在讲解中难以把握技术动作的关键部分，讲深、讲透，如投掷项目中的铅球背向滑步、铁饼背向旋转等体育技术动作，尽管老师在讲解中费尽唇舌，尽心示范，学生对这一动作依然是一知半解，体育课程的教学效果不尽如人意.无法占有足够的教学资源，限制了现代化教学手段的使用，束缚了学生主动学习的积极性.

2.3 体育科学研究缺乏系统性

在高校科研规划体系中，体育科研一般放在其他学科的后面.虽然不被重视，但许多高校的体育老师为了提高自身的体育知识与专项技能，能做到主动、积极参与体育技术动作的深入研究.在深入研究过程中，由于占有的第一手资料有限，严重制约了体育老师的科研热情，致使部分体育老师在教学中安于现状，课堂教学效果一般.高校体育档案主要记载历年来主要大型运动会的情况，包括报名、项目、名次、参赛人总数和记录；参加省市级运动竞赛获得的锦旗、奖状和奖杯之类，其他类别的体育档案资料较少.目前，高校体育档案反映为绝大多数大学生服务的体育档案资料较少，这种高校体育档案资料的偏向性很容易导致体育研究整体工作的偏向性[2].高校体育科研缺乏深入、系统性研究主要是体育资料的完整性不够.以至体育科研上有计划的整体实验性研究较少，在研究方法上一般多通过间接材料来进行比较研究，研究成果的实用价值不高，缺少重大的改革性、系列性研究课题.

2.4 体育工作决策依靠主观经验

在高校体育工作决策中受传统意识的影响一般是依靠主观经验来做出安排，缺乏必要的辅助决策系统.在做体育工作决策时，为了保证决策的科学性、合理性有时也进行必要的调查研究以保证决策的科学性，但在做具体的决策分析、决策结论时依靠的仍然是决策者的主观判断.这种依靠主观经验的决策方式，使得决策的科学性值得商榷.

3 高校体育档案的信息化建设对体育工作的推动

3.1 推动体育文档的规范化管理

在高校体育档案的信息化建设中，通过体育档案归档信息系统的建立可以实现电子文件归档的自动化，管理的规范化.较为规范的体育档案管理工作内容大体有8项：收集、整理、保管、检索、提供利用、编研、鉴定和统计登记.除“鉴定”和“统计登记”之外的6项工作基本构成一个流程性的工作过程[3].其中收集是档案管理的基础，整理是档案管理的核心，保管是条件，检索是桥梁，提供利用是档案管理的目的，编研是将档案信息主动开发提供给社会利用.在体育档案归档信息系统中体育文档收集是即时的，避免了传统体育档案管理的人工收集模式，保证体育档案资料的齐全、完整；系统在进行资料收集的同时进行体育档案的价值鉴定，保证收集的体育档案资料的保存价值；收集齐全的体育档案按照系统的提示自动进行组卷整理，避免人工整理的繁杂的劳动；整理好的电子文档，通过系统设置的数据加密技术、访问控制技术、认证技术等信息安全技术来保障电子文件的信息安全，保证电子文档控制的智能化.体育档案的信息化建设推动高校体育档案管理规范化建设.

3.2 有效提高体育课程教学效果

体育教学是一门综合性学科.在体育教学中既要传授学生体育知识，也要培养学生体育技能与体育意识.在体育理论课与体育技术课的教学中，都要重视信息化教学技术使用，这样可以使体育教学的目标得以实现，有效地提高体育教学质量.

(1)满足体育教学中教学资源的需求.传统的体育教学方法注重老师的教学主体地位，对学生的参与积极性缺乏应有的鼓励方式.但由于某些体育技术动作不仅结构复杂，而且是非常态动作.如田径跨栏教学，老师难以做到以慢动作的形式完成过栏动作的示范.老师在讲解、示范时难以透彻地让学生把握动作技术要领，教学效果受到影响.有限的体育教学资源制约了老师的授课方法的使用.体育档案的信息化系统是一个开放性、共享的资源库，可以满足老师对教学资源的需求.在教学中老师可以引用已有的大量数字资源，如数字、图片、多媒体资源，对数字档案的查询、下载、打印以及开发利用，通过现代化的教学手段，在教学中可以对复杂的技术动作进行慢镜头分节、分步展示，这样教师即可从容不迫地讲解各个分解动作的要领，学生在学习中可以精确地把握技术动作要领，使得教学效果较好.体育档案的信息化建设满足体育教学运用现代化的多媒体视频技术和网络工具向学生展示的技术需要,使得体育课授课方式多元化，让体育教学中的抽象的语言表述变成了形象的、具体的多媒体演示，增加了体育教学的趣味性，提高专业课老师的授课质量.同时，也能推动体育学科理论的建设、发展.

(2)满足学生对体育知识探求的需求.高校体育教学是体育知识的传授，更是体育意识的培养.传统的体育档案管理模式限制了体育档案资源的提供利用，即使提供利用，在利用的时间、空间方面的限制也让利用者望而却步，遏制了学生对体育知识探索的需求.基于网络的体育档案的信息化系统是一个开放性、共享的资源平台，学生可以利用局域网、办公网和因特网等网络系统实现.学生在学习中对于感兴趣的体育资料可以利用提供的资源平台，按照自己的需求进行检索.通过自己的学习弥补了课堂知识、技能的不足.这种交互式自主学习方式，真正达到培养学生体育意识的教学目标

3.3 推动体育科研的深入发展

体育科研可以创新、充实教学内容、提高教学质量；培养教师综合素质；深化、活化教学过程，培养学生的终身体育能力和创新精神；促进专业建设和教材建设和科研工作有利于开展学术交流活动[4].高校体育担负着国家培养体育后备人才的重任.近年来，随着体育科技迅速发展，教师在教学中要把最新的体育知识传授给学生，要求教师具有一定的学科学术水平，教师要做到站在体育科研的前沿.在体育科研中，大量第一手的体育原始记录是开展体育科研的前提与基础.如在开展体育心理学、运动生理学体育教育研究项目时，在教学中形成的原始档案是研究的基础和必不可少的要件.体育档案的信息化建设使得高校体育档案管理规范化，为体育科研的深入发展提供了基础平台.

3.4 推动体育工作决策的科学性

信息管理系统能够支持各类档案的多种检索方法，同时提供全文检索功能，而且能对各种类型的档案按照工作需求进行强大的信息整理、报表分析功能，在此基础上可以建立起适应高校体育决策需要的辅助决策管理系统，为领导决策提供预警信息和发挥较强的辅助作用.比如可以为学生综合素质分析、学生成绩评估、体育课程设置、体育教师队伍评估、体育教育资源配置等各种管理活动提供强有力的决策依据.体育档案的信息化建设推动体育决策的科学性.

体育档案的信息化建设对推动高校体育工作起到很大的作用，但在此过程中我们不能忽视体育档案信息安全保障体系建设.体育档案信息安全管理在电子文件的形成、处理、归档，电子文件的保管、利用等各个环节，体育档案信息都有被更改、丢失的可能性.建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，逐步完善体育档案信息安全管理体制.在局域网、办公网和因特网上传输的非涉密电子信息，可以采用数据加密技术、访问控制技术、身份认证技术等安全防护措施；对涉密的体育档案信息一律不得上外网，确保体育档案信息系统的安全运转，真正发挥体育档案在高校体育工作中的推动作用.

[1]薛四新,等.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社,2006.

[2]陈国红.高校体育档案管理工作的现状与对策[J].牡丹江师范学院学报，2006(4):57.

[3]邓绍兴,陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1997.

[4]郑忠波,等.高校体育教学与科研关系的分析与思考[J].广西财政高等专科学校学报,2005(4):93.