创建“标准化良好行为企业”重点环节及其对策

林 霖 颜昌富

引言

随着国家标准化管理委员会推动“标准化良好行为企业”创建活动的不断开展,使企业认识到创建“标准化良好行为企业”工作,是企业培养标准化复合型人才,强化企业管理水平,增强产品开发的自主创新能力,提高产品质量和市场竞争力的重要途径,从而越来越多的企业自愿加入创建活动中来。但由于企业标准化人才或知识缺乏,经验不足等原因,企业在创建活动中进展缓慢,工作开展并不顺利。本文通过分析创建活动的重要环节,并结合企业在创建活动中实际遇到的难点、重点问题入手,提供一些推进创建活动的借鉴。

1 创建活动的工作流程

企业标准化及企业标准体系的运作是一个过程。这个过程首先从建立标准体系、开展各项标准化工作的策划开始,通过对企业标准体系及标准化知识的培训、学习,从而掌握企业标准体系系列国家标准的要求,明确本企业标准化的任务。第二步是编制企业标准体系文件,在了解本企业标准化现状,及现有标准化工作基础上建立完善标准体系文件。第三步是标准体系试运行,企业应在其生产、经营和管理各个环节中,全面实施标准体系中的技术、管理、工作标准,并做好记录。第四步是在标准体系运行一段时间后,按照自我评价要求,全面进行评价并进行改进。第五步是向确认机构申请“标准化良好行为”企业的确认。

2 重点环节与关键点

2.1 服务业与制造业的不同

首先是对行业进行区分,在标准化良好行为企业的确认工作中主要将企业分为两大类型,即制造业和服务业。目前已确认或在申请的大多数为制造业,但由于近年对服务业标准化工作的重视,很多服务业组织,例如旅游业、餐饮业也积极加入到标准化良好行为企业的确认工作中来,但由于对确认工作的理解不够,开始往往用制造业的体系要求进行自评,从而出现很难评分过级的现象。因为制造业评分标准中有关产品包装、搬运、贮存、安装、交付等标准,服务业基本不涉及,按照制造业的要求只能出现倒扣分的情况,另外,制造业评分表中的加分项目,有关产品采标、产品内控标准、名牌产品等项目的要求,服务业也基本无法参与,故而失去加分的优势。所以,在进行标准化良好行为企业的创建工作初始,一定先分清行业的不同要求,评分标准及依据标准的不同,有的放矢地进行评估确认工作,服务业组织应按照《服务标准化试点评估准则》进行评分,依据标准主要为GB/T 15496和GB/T 24421系列国家标准。

2.2 标准化工作现状诊断

标准化良好行为企业创建工作流程的第一步是企业标准体系创建活动的策划,但具体操作时,为了有针对性地为本企业制定策划方案,标准化工作人员应把了解本企业标准化工作的现状、现有的主次问题作为首要工作,在充分对本企业标准化工作分析后,再制定相应的策划方案。此时,可以对照评分表,把企业自我评价工作先做一遍,从而找到差距与症结所在,并出具相应的诊断报告,在诊断报告中详细说明本企业标准化的现状,对应评分表中各要求缺失的项目,尽量把困难及敏感问题表明,这样更能体现后期工作的价值及出台相应的对策。同时,可以依据企业标准体系知识应用Excel表格形式对现有企业标准体系文件进行清理并加以汇总,便于后期工作的分析和归纳。

2.3 建立企业标准体系的策划

策划不但决定了标准化良好行为企业创建的整体进度、目标实现的具体措施,而且影响着企业三到五年内标准化工作的发展方向。一个好的策划就是一个好的作战方略,考虑的越周全,结果就越完善,能够为企业在较短时间内实现创建目标,有效运行各项标准、制度提供保障,为企业带来效益的提升。编制企业标准体系策划方案,至少包括策划的依据、标准化的组织机构及职责(可成立创建活动推进小组,并明确其职责)、标准化工作规划、创建活动的目标、工作流程及每一阶段的工作任务、进度要求、责任部门/人员、企业标准体系结构图、企业标准编号方法及保障目标实现的措施、创建活动的资源配置要求等。创建活动的策划方案编制完成后,及时提交企业高层领导批准并下发,同时应与相关部门沟通与交流,以促成相关人员对方案的理解,增强对创建活动的责任感、使命感及紧迫感。

2.4 培训工作的开展

培训工作开展将直接影响活动的决策,为了营造企业标准化工作的良好氛围,对领导和全体员工进行各种形式的标准化宣传、培训工作是十分必要的。而培训工作开展的是否有效,是否能够达到预期目的,是否能够起到促进创建标准化良好行为企业工作,则更应该引起我们的关注。因此培训的对象、培训内容、培训的层次要有选择,不能一概而全。对于普通员工应利用黑板报、网络、厂刊等媒体进行宣传标准化良好行为企业的概念、标准化管理的内容,通过宣传达到统一思想,提高企业员工标准化意识,达到积极参与的目的;对于企业标准化创建活动的分管领导及主要创建活动人员应让其参加国家或省举办的《企业标准体系》培训班,同时可邀请外部标准化专家,采用分层次集中授课的方式,有目的地组织安排标准化法、企业标准化管理办法等法律法规和标准化基础知识的学习。通过培训,使其对企业标准体系的建设有较好的理解,能够从企业发展的高度出发,围绕实现企业总方针目标,提出加强标准化、开展标准化良好行为活动的建设性意见。

3 创建活动重点环节的应对措施

3.1 定位准确

在策划环节中,应明确本企业在行业中的地位及目前标准化工作的目标定位。根据诊断报告与管理层沟通,目前企业通过短期努力或长期准备分别可以达到的评级水平,再经企业管理层分析,确定企业的方针目标。如果企业采取在短期内获取标准化良好行为企业的确认,对级别要求可以采取循序渐进的策略,比如经过短期准备就可以达到AAA,先取得标准化良好行为的证书,经过企业后期标准化工作的不断开展,两到三年后再申请AAAA的方针目标。这时,就可以依据诊断报告及评分标准,分析、查找可以在短时间内解决的标准化问题,或可以争取到的加分项目,在这些要求上加大人力、物力的投入,重点解决,可以实现短期内获得较大提高的目的。企业通过评分达到相应级别的确认工作,与我们通常个人面对的各类考试类似。评分标准表就相当于是考试大纲,如果想在短期内取得理想的分数,也许我们不能把考试大纲中所有的知识点都弄懂,但可以在短期内把我们容易弄懂的、或者距离要求程度差距不大的知识点快速掌握,从而达到在考试中获取较理想的成绩。在企业申请标准化良好行为确认工作中,同样可以把企业在较短时间内容易完善的标准化工作,距离要求差距不大的标准化工作首先重点开展,找到时间与结果的平衡点,从而取得创建活动中最理想的结果。

3.2 寻找外部技术支持

企业通过企业标准体系自我评价,并有效运行体系三个月以上后,就可以申请标准化良好行为企业的外部确认。但常常遇到外部确认的级别与企业自我评价时理想级别大相径庭的结果,究其原因,主要是企业对标准体系的建立并没有全面掌握,对于评分标准的要求没有完全理解,对于自身标准化能力的过高估计所致。为了避免这一现象的发生,避免企业因为评级不过关,再重新整理资料、完善体系的后续反复工作,可以聘请专家提前介入前期的诊断、策划、自评等工作,补充自身标准化人员缺失或能力不足,标准化体系知识理解不透等问题,起到快速提升企业能力,缩短创建活动进程,有效达到企业标准化目标的目的。

3.3 兼顾体系的一致性和完整性

企业在编制标准体系表及配套文件时,应按照《企业标准体系》标准的要求,结合本企业的规模和行业特点,注重与其他相关认证相衔接,相互关联文件制定时一起讨论。例如在已建立的质量管理体系、安全环境健康管理体系基础上,结合《企业标准体系》标准的内容,遵循全面成套、层次恰当、划分明确的原则,兼顾体系的完整性,最大限度地覆盖企业范围内标准化管理体系的相关内容,并且适应新产品、新工艺、现代化管理新方法等方面的应用,制定并完善企业标准体系表及配套文件。

3.4 注重内部沟通和协作

为了保证和提高企业标准体系运行的有效性,还应明确标准体系是一个有机的整体,应充分考虑它们之间的协调性,不但包括标准体系的协调,而且应注重职能部门、创建活动人员、管理委员会人员、工作组之间的沟通和分工协作。因为企业为实现其方针、目标,需要许多职能部门发挥各自的作用,并相互配合协作。往往一个标准化过程的输出就是另一项标准化过程的输入,因此,关键是要准确识别、管理、控制各标准化过程和接口,对标准化过程实现有序化管理,明确要求、程序、接口、职责和权限。从尊重的态度去与各部门沟通,从能力的角度去寻求内部和外部的帮助,取得上层的支持,获得组织的保障。通过密切配合,把各方面、各环节的工作有机结合起来,步调一致地推进创建活动的开展。

4 结语

在建立完善的企业标准体系的基础上,按照标准化良好行为企业创建活动的要求,再经过评审、申报确认等工作及其他步骤的有序进行,就可以获取相应的评级资格,并获得“标准化良好行为”证书。但企业应清醒地认识到,获取证书并不是终极目的,企业标准体系的建立关键在于得到很好的运行,应切合实际按照标准化的要求开展企业的各项工作,按照PDCA管理模式,对体系的运行进行不断完善,实施动态管理,及时修订完善标准,确保体系的有效运行和持续改进,才能真正为企业带来管理上的规范,效益上的提升。

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