对烟草行业会议改革的思考

2011-02-09秦宝

重庆与世界 2011年12期

关键词：视频会议会议成本

秦宝

(重庆市垫江县烟草专卖局(分公司)，重庆 408300)

会议是企事业单位乃至国家政府机关开展工作的必要环节和主要方法，会议质量的高低关系着领导层的决策或某种愿景是否以被全员可理解的方式得到有效传递，即会议效率和效果是否达到预期满意度。

当前行业内部分单位的会议出现过多过滥之现象，如果不加遏制，势必降低会议效益，因此，行业内会议改革的必要性逐渐凸显出来［1］。

一、国外会议开展现状

当今，国际会议的召开形式呈现出现代化和多样化趋势，以美国为例，其特点尤其鲜明。尽管美国诸多会议也存在数量繁多、规矩烦琐的通病，不过其各类会议的独特性和效率性还是极具借鉴力的。

1)主题鲜明。美国各州的政府会议都具有针对性极强的主题意义，使得开会目的很明确，避免了形式化。并且，美国的政府会议特别要求主题性和时间性，通常一个完整的会议时间都是以小时计。

2)时间限定。当地很多会议不论大小，一般都规定有会议个人发言时间，主要发言人的时间一般不超过半个小时，其他发言者时间则控制在10分钟左右。但是会议内容的确能完整、清晰地传达，这就要求发言者具备较高的信息提炼与归纳总结能力。

3)效果跟踪。会议进程显得非常紧凑，而且往往设有效果跟踪等长效机制来进行监督落实，其实效性也较强。

4)形式灵活。从众多会议可以看出，美国当地的会场设置也体现出简单化思想，不设置主席台，只有小讲台加话筒，与会发言者逐个按照顺序上台发言，最后直接在现场答记者问，侧面反映了其注重实效而非形式的理念。

5)成本控制。当金融危机席卷全球时，各国企业为了将成本控制到最低，对于开会的费用也作了严格的限制，在会议实现形式方面也启用了现代化会议手段——视频会议的方式，随着经济全球化的加速，更多的企业开始采用这种会议方式来控制成本并避免与会人员的差旅劳顿。从经济效益看来，这种方式方便、直观、快捷，要求成本低，极具借鉴意义。

二、国内会议现状

现在，国内很多企业在为“如何开会”而思考，行业内也不乏这样的现象。我国政府为消除“会海”出台了很多政策及措施，例如设立“无会日”、“无会周”，大力削减会议数量与压缩会议时间。2003年，浙江、广西、江苏、吉林等地区曾积极响应中办与国办的联合发文，掀起会议整肃行动，出台了不少精简会议的规定。效率方面，有的省市行业召开的会议，也曾经制定过“主题报告一般不超过40分钟，不设主席台只设主持人，其他发言人限时”等规定，一定程度上提高了会议效率。

就目前国内来看，各类企业，甚至包括政府各层级之间信息的传递与事务的执行都是通过文件和会议来实现，会议形式不仅在体制内被接受，在体制外同样也被公众认可，而行业各级单位事务繁多，从规划发展到基层队伍建设，涉及面非常之广，管理事务的增加，使得大小会议在所难免，也因此衍生出一些问题［2］。

1)有些会议趋于形式化和格式化，落实到位困难。会议究竟在管理工作中该起到什么样的作用，事实上没有形成一定的共识。

2)从上到下会议繁多，占用大量工作时间，并且内容较为复杂，有时难以把握会议精神。

3)表态会议和通报性会议占据所有会议的大部分比例。有时候会出现议而不决的现象，多数会议没有会议决议文件，这样会浪费较多的行政资源。

4)会议形式较为单一，多采用集中式座谈会议，导致会议机动性不够。而且座谈会并不座谈，多数参会人并不发言，缺乏灵活性，难以充分发扬民主，长期开展，与会者接受度会下降。

5)会议程序复杂，讲话与发言冗长，废话、套话太多，很多是既有材料又照本宣科，与会者会感到疲累，多盼早些散会。

6)不重视时间成本和机会成本，往往只重视费用成本。造成很多领导疲于参会，没有时间系统思考和带头贯彻，更不能像国外商务人员那样有时间和兴致去打高尔夫球和喝咖啡。

鉴于上述原因极其重要，行业内会议改革势在必行，尤其是在会议形式上的更新及程序上的优化设计方面要作出进一步的思考，可以考虑把复杂问题简单化，并注入新的元素。

三、会议改革目标及措施

(一)会议改革目标

行业内开展各种会议的目的和作用，可归纳为:落实并贯彻上级指示、精神，传达企业远景战略，布置工作任务、解决工作中存在的问题，以及总结工作经验与推广并组织员工学习。那么，在对会议进程作出具体改进措施之前，应该要明确改革的目标。

首先，提升会议质量。会议是管理的一部分，管理的效率和会议的效率是一致的，会议属于管理的技术层面，其程序的合理化设计是会议质量好坏的关键因素。

其次，会议成本的节约。这个成本主要包含时间成本和费用成本，如何对两大成本进行控制是目前行业内会议改革所要考虑的问题。

最后，提高开会效率。这点是开会过程的核心，并涉及会议流程的设计，也是前面两个目标实现的基础。因此，为了适应新的形势，要树立一种程序优先的理念，对其作深层次研究，思考就程序而言，如何有效执行事务，如何集思广益，如何改进会议形式。只有做深入研究，才能得出具体而相对较为合理的会议形式与程序设计方案。

(二)会议改革措施

2006年度，国家发布了《中央国家机关会议管理办法》，主要是针对会议费用进行改革，一是会议费开支标准的设定，二是定点管理，所谓定点管理包括食宿在内的招投标管理，即通过招标来进行住宿酒店的选择。总体上看来，限定会议费用开支和实施定点管理使得会议管理更加标准化、规范化，与会人员的开支被限定后，会议总体成本得到了控制。因此，从这个政策来看，会议费用呈降低趋势，可以作为从中央到基层单位会议改革的政策依据。

会议改革应该双管齐下，即:一手抓会议成本，既重视费用成本，也重视时间成本;一手抓会议精简，除精简会议次数，还包括会议程序、内容［3］。

1)尽量减少会议次数，压缩会议时间。首先明确哪些会议是必须开的，哪些会议是可以不用开的，对于不是特别需要召开的会议，要有硬性规定，不得随意召开，对于必须开的会议，则要严格做好会议预算，控制好整个会议过程中的费用支出，而会议的规模与时间长短也要作严格的控制。

2)建立效果跟踪与监督的长效机制。例如:严禁召开没有实质内容的旅游会议;严禁举办“假、大、空、虚”的培训会议;严禁将会议开成变味的休闲会议。一般不提倡以会代训。

3)会议形式与程序的更新。这是会议改革的根本所在，要充分利用现代化技术手段与新型理念，将以往一些规定在特定地点集中召开的会议用视频会议或者电话会议代替，不仅方便，并且可以节省一定程度的会费开支。

四、视频会议流程设计

视频会议作为面对面、融入式的新型会议，成为一种节约成本、快捷方便的会议形式，可以使远距离的参会人员轻松地参加相关会议。因为视频会议有图像、声音及文档操作等，功能比较齐全，适合现代远程商务会议，电话会议与之相比就单一得多，估计在不久的将来，行业内视频会议可能成为取代电话会议的主要远程会议方式［4］，所以本研究初步设计了如下的视频会议流程。

首先，准备阶段的设计。会议准备工作是视频会议成功与否的关键，而要办好视频会议，需设立秘书机构，由秘书组人员办理。在准备阶段，秘书组及其相关会议临时机构要按时制发会议通知，确定参会人员范围，保证会议通知寄发到位，可通过电话方式进行确认。之后，秘书组干事应根据会议内容准备会议文件，包括主持人开、闭幕词，各种交流材料，主讲人的工作报告、讲话稿等，并将其整理成册，便于发放。

准备阶段还有一项重要工作就是会场的布置。因为视频会议不同于传统会议，在会场的设置与安排方面与传统会议有很多不同之处。

1)应该根据会议的规模选择大小适当的场所进行布置。视频会议整个会场的布置应注意环境的设置要跟与会人员心理相协调，要与会议主题相符合。

2)按不同岗位对与会人员进行分组，指定小组负责人，方便分组讨论和会间活动。

3)视频会议采用“面对面”形式，会议布局应简洁宽敞，等离子显示屏悬挂于电视墙中央，长台会议桌设置于屏幕下，正对会议座椅，方便与会者观看视频。

其次，会议开展阶段流程设计。当视频接通之后，显示屏将显示出会议主要发言人或远程与会者，这个时候，处于多个空间中的与会者便可以开始发言并交流了。在流程设计上最关键的是充分发扬民主，其次是注入现代气息，诸如新闻发布、现场采访等元素，使冗长乏味的空讲式会议变成具有生机活力的现代新型会议。一个行业的中型会议的具体会议流程如图1所示。

图1 视频会议时间安排流程

如果行业内会议可以采取这种会议形式召开，并按照以上大体流程来进行，可以节约与会人员的差旅费、住宿费等成本，并且大多视频设备采用独立式设计，空间调整很方便，易于分解搬运并重组，因此在设备花费上属于一次性花费，维护成本也较低，这样在会议成本上就节省了很大一笔开支。另外在时间上，由于会议是在不同地区同时进行的，不需要到统一规定的开会地点集合，旅途上耗费的时间也节省不少。

最重要的是，这种人人切实能发言参与的会议，确实能够集思广益，找出存在的问题和解决办法，并通过决策立即形成决议，达到统一思想、促进工作的目的。即，在充分发扬民主的基础上，形成大家共同遵守实践的措施，避免了过去会上没机会讲，不敢讲，会后出现上有政策下有对策的“两张皮”现象。

最后，为了进一步控制会议进行时间，可以让秘书设定计时器，进行发言计时，超时立即叫停。还要做好会议效果跟踪，做好会议记录，整理成文，以供发布。