浅谈燕山水库工程档案管理

2011-01-31方俊

治淮 2011年6期

方俊

浅谈燕山水库工程档案管理

方俊

燕山水库位于淮河流域沙颍河主要支流澧河上游干江河上，坝址位于叶县保安镇杨湾村老官寨水文站下游1.6km处，设计总库容9.25亿m3，属大（Ⅱ）型水利工程，工程等级为二等。水库主要永久建筑物为大坝、溢洪道、泄洪（导流）洞、输水洞，另外在输水洞后还有一座小型水电站，主要建筑物工程等级为2级，电站及其他建筑物按3级设计。水库洪水标准为500年一遇洪水设计，5000年一遇洪水校核，控制流域面积1169km2。根据流域规划的要求，燕山水库建成后，将以防洪为主，结合供水、灌溉，兼顾发电等综合利用，批复工程总投资214123万元。

燕山水库建设管理局（下简称“建管局”）自2004年8月成立伊始，就把档案管理作为工程建设与管理工作的一项重要内容来抓，夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，成效明显。燕山水库工程档案收集齐全，整理较为规范，达到完整、准确、系统的要求，且在工程建设过程中发挥了良好作用，于2009年12月3～4日通过了水利部办公厅组织的档案专项验收，经综合考核评议达到优良等级。回顾燕山水库工程的档案管理工作，笔者有如下体会。

一、加强档案管理网络建设是做

好档案管理工作的基础

建管局成立之初，即成立了工程档案管理工作领导小组，并把该项工作列入全局的长期规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案管理工作作为工程建设管理的一项重要的内容纳入年度目标，与建设管理其他工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质的工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室齐抓共管的四级档案管理网络。

为切实做好工程建设过程的档案资料收集及管理工作，通过招投标选定监理、施工承包人等各单位之后，建管局即要求各参建单位以文件形式明确档案管理负责人及直接责任人，建立档案管理岗位职责及工作制度，明确相关部门、人员的岗位职责，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案管理工作的正常开展。

二、加强制度建设、规范档案管理是提升档案管理质量的有力保障

为进一步加强档案管理制度建设，规范工程档案管理，建管局组织相关人员编制了《河南省燕山水库枢纽工程档案资料管理办法汇编》，明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各参建单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。同时，制定了《档案人员岗位责任制》和相应的考核、奖惩制度，并纳入工程建设管理的岗位责任制，充分发挥和调动了档案工作人员的积极性。

为规范档案管理，提高工程档案管理质量，建管局先后组织开发研制了《河南省燕山水库质量管理系统》和《河南省燕山水库项目建设管理信息系统》，录入工程建设全过程建设管理信息。为方便查询，对于各种纸张、照片、胶片、录音、声像等文件材料，建管局档案管理人员均建立了电子目录，并将所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使建管局的档案管理逐步走上了规范化、科学化轨道。

三、措施得力、加强监控是确保档案质量的前提

工程档案的收集、整理和整编是一项复杂而艰辛的工作，它贯穿于工程建设的全过程。为切实做好该项工作，建管局与各参建单位在签订有关合同、协议时，即对燕山水库工程档案的收集、整理、移交等提出明确的要求，并以文件的形式将《河南省燕山水库枢纽工程档案资料管理办法汇编》、《水利工程建设项目档案管理规定》等下发给各参建单位，要求其严格执行。

按照建管局制定的《河南省燕山水库质量巡查制度》要求，建管局每月组织一次质量巡查活动，监理、设计以及各施工承包人的内业资料和档案收集工作是巡查的一项重要内容，发现问题立即进行通报并要求限期整改，对各参建单位的归档工作实施过程监督、检查和指导。在单位工程验收、阶段验收前，对于各参建单位的档案收集与整理，建管局组织进行专项检查，档案收集、整编未达到要求的不予验收。