工作流技术在企业科技管理中的应用实现＊——以中海油研究总院科技项目管理为例

夏志英 蔺慧丽 谢孝荣

（中海油研究总院）

工作流技术在企业科技管理中的应用实现＊
——以中海油研究总院科技项目管理为例

夏志英 蔺慧丽 谢孝荣

（中海油研究总院）

工作流技术是计算机系统支持的协同工作研究领域新推出的一门学科，是实现企业业务过程建模、过程管理与集成和业务过程自动化的核心技术。基于用户自定义业务流程的工作流技术的应用研发，对企业业务流程重组和协同工作技术的发展具有十分重要的意义。文中以中海油研究总院科技项目管理为背景，集中阐述了利用工作流技术的各种定义功能实现科研过程的协同工作、过程管理和集成应用，结果表明，基于工作流技术的科研协同工作系统的建立与应用，可以使科研过程能够在有序、标准、规范、安全的环境中实施，从而实现科技项目管理的自动化、精细化和高效化。

工作流技术 科技项目管理 办公自动化 协同工作 过程管理

中海油研究总院是一个具有近千人的综合性研究机构，承担着中国海油国内国际勘探与开发研究、工程设计、新能源研发、技术研究等领域的科技研发任务，同时也承担着国家863、973和总公司及有限公司技术攻关等研究课题。在公司业务迅速发展的今天，如何快捷、高效地为公司的决策者和业务发展提供科研成果和决策依据，即如何提高科研项目的研发工作效率，如何以创新的管理理念、规范的科研管理制度、科学的实施方法、精细的管理环节推动科技成果的高效产出，缩短科研周期、合理配置资源、实现创新研发，以高质量的研究成果为公司提供科技服务，已成为中海油研究总院科研活动及科技项目管理中需要不断改进和提升的推动力。为了能够更好地帮助科技人员和科技管理者实现上述目标，我们设计建立了基于工作流技术[1－3]的科研协同工作系统，该系统从研发项目启动（开工）到结束（完工），借助信息化手段，实现了科学化、规范化、标准化、精细化、高速度的全程管理和协同工作，为中海油研究总院快出成果、多出成果提供了极大的帮助，其中工作流技术的应用起到了不可替代的作用，已成为系统的核心和灵魂。

1 工作流实现的体系结构与技术特点

工作流（Work Flow）就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则，在计算机中以恰当的模型进行表示，并对其实施计算[1]。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机系统，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。简单的说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，它是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的。工作流技术通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行并对其进行监控，以达到提升工作效率、降低工作成本、掌控工作过程、有效管理业务、提高企业核心竞争力的目的。在没有引入计算机信息系统的支持以前，这些工作都是由人工来完成的。但在信息技术、数据库技术、互联网络快速发展并得以深入应用的今天，人们自然会想到并着手实现一种自动化的工作模式来代替人工方式。为此，工作流技术很快就得到了广泛的重视和实际应用。

1.1 工作流实现的体系结构

工作流技术在实际应用中一般分为3个阶段：工作流建模阶段、工作流模型实例化阶段和工作流执行阶段（图1）。在工作流建模阶段，主要通过工作流建模工具完成业务流程的模型建立，将实际的业务操作流程转为计算机可模拟处理的工作流模型；在模型实例化阶段，主要通过工作流引擎完成具体业务流程的实例化，为具体业务流程办理流转提供工作流相关数据和控制数据，并为业务流程的办理提供所需要的资源；在工作流执行阶段，主要完成业务流程的执行，重点是完成人机交互和系统内部或外部应用程序的调用。图2为工作流技术的完整体系结构（框架），可以看出，建立一个基于工作流体系的实际业务管理系统，需要综合的环境和技术支撑。

1.2 工作流技术特点

实施工作流管理的优势非常显著，包括提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高业务运作的灵活性和适应性；也包括提高工作效率以及集中精力处理核心业务、推动精细化管理、量化考核业务处理过程的效率；另外，还能够减少浪费和闲置，充分利用现有计算机网络资源。工作流的实施将大大缩短业务处理周期，改善、规范乃至再造、优化各种业务流程，实现资源的合理利用，减少人为错误或延误，提高整个业务过程的处理效率，其技术特点主要表现在如下几个方面：①图形化、可视化设计实现；②具有对各种复杂业务流程的处理能力；③组织结构/机构和处理者可自定义功能；④B/S结构设计，纯网络浏览应用；⑤快速、准确、安全、可靠的流转机制；⑥表单、模板、组件应用以及应用的可扩展性；⑦业务代办、超时管理、多人会签、异步处理等；⑧处理过程的动态监控；⑨处理过程可逆转并完整保存历史痕迹；⑩集成应用、综合处理。

2 工作流技术在企业科技管理中的应用实现——以中海油研究总院科技项目管理为例

据不完全统计，仅2009年和2010年中海油研究总院共承担了近400个研发项目和近600个外委研究课题，其中每一个研发项目或课题都要按照业已确定的科研规范和质量保证体系完成项目研发。例如，ODP设计文件的形成就必须按照五级校审和版本控制程序进行，而且每一个版本都必须保存备份文件；在设计文件形成过程中，又需要各专业紧密配合，资料互提、信息共享和即时沟通，审核、审批、流转等工序协同完成，且符合质量标准要求。此过程只是对项目研发的具体业务过程控制而言，而对于每一类项目或课题的管理，都需要经过立项论证、任务评审、任务下达、项目启动、策划、实施、收尾和质量管理、成果归档等一系列管理流程。对于外委课题，还需要进行外委课题立项审批、招投标管理、评标管理、合同管理、技术委托要求和承包商管理等管理流程。如果这些过程均按照传统的工作方式进行，首先会使工作效率低下，管理过程无序；其次就是质量得不到完全保证，继而会严重影响成果的产出。基于工作流技术的协同工作系统有效解决了上述问题，使整个科研过程和管理都能在有序、规范、流畅、高效的环境中协同完成。

2.1 研发过程及管理中的需求定位

中海油研究总院科技项目管理对工作流应用的需求来源于以下几个方面：

（1）实现科技管理的科学化、规范化、标准化、精细化；

（2）实现在ISO9001质量管理体系约束下的科研过程化管理；

（3）实现各类科技研发项目的协同工作；

（4）实现项目研发过程的全程跟踪和质量监控。

2.2 工作流建模与实例化

图3展示了中海油研究总院科技项目的总体业务过程、参与者和待处理的业务对象，该图宏观地描述了各阶段所要处理的业务范围和参与者，对于每一种业务过程和个体参与者，需要在其具体的业务过程中定义并建立模型。例如，图4和图5分别具体刻画了中海油研究总院工作订单的业务过程模型和计算模型，体现出了工作流实施3个基本阶段中的第一步，即工作流建模阶段。实际上，业务过程建模是将现有的全部业务过程和内部组织文档化，并以图形的方式将其描述出来；建立计算模型是将业务模型转化为可编程开发的过程模型。实例化则是软件实施的具体过程，即完成流程程序的编码实现和运行定义。流程定义运行后转化为流程实例，一个流程定义可以产生多个流程实例，也就是说，每一个模型有可能同时存在若干个运行实例（即活动流程），这充分说明流程的运行效率是非常高的。

下面以科技管理中的任务评审为例，讨论项目任务评审流程中从流程建模到模型实例化的过程。在任务评审过程中，首先要确定该流程的参与者，即创建者和各级审核审批人；其次需要分析确定业务节点以及每一个节点所要求的操作；第三，要分析确定流转过程中的路径判别。图6定义了中海油研究总院计划任务评审流程的业务模型，图7则是在该业务模型基础上建立的计算模型。当模型被实例化（运行）之后，每一个参与者都会按照自己的角色和权限实施相应操作（系统在个人桌面上设置了代办工作项功能，当流程流转至相应节点时，代办工作项提醒功能会通知参与者进行操作）。

2.3 流程执行结果与过程监控

上述计划任务评审流程实例化运行后，系统会自动记录该审批过程的流程信息、审批信息和业务数据，并按要求输出相应表单（图8）。在实际运行过程中，可以回退、中止（或终止）实例，也可以改变路径，实现流程的动态改变，以适应来自用户的变更因素。流程执行的所有信息和业务数据都将按照事先定义好的类别类型存入数据库中，以便实现诸如提醒、查询、统计等各种辅助功能之调用。图9是中海油研究总院计划任务评审流程运行过程的动态监控，此功能实现了研发项目进展过程中各个阶段的状态跟踪，同时以图形化和列表共存的方式监控于每一个流程实例的运行状态，确保了项目的研究进度和质量，真正实现了以工作流为核心的、动态的、可控的、高效的项目协同工作和过程化管理。

图8 中海油研究总院计划任务评审流程执行结果（表单）

2.4 效果分析

通过上面的实际例证不难发现，在科技项目管理中采用基于工作流技术的科研协同工作系统，不但能够极大地提高工作效率，实现在线交流、信息共享、文件快速流转、在线审批签署等功能，更重要的是真正实现了规范化、标准化、科学化、精细化的过程化管理和协同工作以及信息资源的集成应用；同时，它能够以图形化的方式动态跟踪整个工作过程以及对质量的动态监控，使得整个工作过程都能在可控的状态下进行。由于工作流是在业务模型的基础上建立的系统运行模式，它在制度规范、精细处理、高效运行、节约资源、集成应用等方面能够发挥其重要作用。目前，该系统在运行的几年中已有数十项管理制度和工作程序被规范和优化，每年有近千个研究项目和课题在系统中高效运行，业务合同、供应商、招投标等商务管理井井有条。鉴于工作流技术特点，不难看出，在没有工作流引擎驱动的管理信息系统中将难以实现在线协同工作和过程化管理，也难以将信息资源得到更好的集成和应用。

图9 中海油研究总院计划任务评审流程执行动态监控

3 结束语

工作流技术在企业科技管理中的应用实现，使得企业的信息资源得到了更好的集成和应用，充分体现了工作流技术的灵活性和可扩展性。随着工作流技术的不断发展和成熟，以业务为核心的敏捷工作流的实现，势必成为企业业务过程自动化的重要手段。

[1] 彭靖灏，李智桦.Windows workflow Foundation新一代工作流开发实务[M].北京：电子工业出版社，2008.

[2] 欧阳昱.工作流与访问控制[M].北京：航空工业出版社，2007.

[3] 阿斯特.工作流管理：模型、方法和系统[M].王建民，译.北京：清华大学出版社，2004.

An application of workflow technology in enterprise management of science and technology：a case of managing science and technology projects in CNOOC Research Institute

Xia Zhiying Lin Huili Xie Xiaorong
（CNOOC Research Institute，Beijing，100027）

As a new subject in the system－supported research field of collaborative work，workflow technology is a core technique to realize business process modeling，process management and integration and business process automation.Based on a customized business process，the application research and development of workflow technology are very significant to the reformation of enterprise business processes and the development of collaborative work technology.Taking the project management in CNOOC Research Institute as an example，this paper illustrates the implementation of collaborative working，process management and system integration in its scientific research process by using various definition functions of workflow technology.The results have shown that establishing and applying a collaborative work system based on workflow technology can made the scientific researches to be conducted in an orderly，standard，normalized and safe environment，therefore resulting in automation，refining and high efficiency of the project management.

workflow technology；management of science and technology project；office automation；collaborative work；process management

＊中海石油（中国）有限公司综合科研项目“科研综合管理平台二期（2006YXIT－001）”部分研究成果。

夏志英，男，高级工程师，毕业于中国科学技术大学，并获信息系统工程专业硕士学位，现主要从事企业信息系统建设方面的研发工作。地址：北京市东城区东直门外小街6号海油大厦21层（邮编：100027）。E－mail：xiazhy＠cnooc.com.cn。

2011－06－09改回日期：2011－11－10

（编辑：崔护社）