企业集团档案管理

　　［中图分类号］Ｇ２７３［文献标识码］ Ａ ［文章编号］ １００９ — ２２３４（２０１1）０２ — ０１４７ — ０１
　　
　　企业集团是一种特殊的企业组织形式，通常是由若干个大中型企业以资金联结为主的多种联结纽带构成的多层次的企业集合联合体。它是以一两户骨干企业为核心，若干个企业为成员组成，而且集团内又有核心层、紧密层、半紧密层和松散层之分，使企业集团档案管理与其他企业的档案管理存在很大程度的不同。主要区别是：非集团企业是一个独立的法人单位，在档案方面有专门的机构设置，集中统一管理本企业形成的全部档案；而企业集团则是由若干个独立法人单位组成的，档案在集中统一管理基础上，由各个层次的成员企业分别管理。
　　（一）
　　企业集团档案部门是集团组织中最高层的档案管理机构，它不仅要搞好集团层形成的档案工作，而且要对其成员企业的档案管理实行指导和监督。在组织机构和领导体系上，实行统一领导，统一制度，集中管理的企业档案管理体制。在集团内部，发挥其应有的宏观调控能力，这也是在新的历史时期企业集团档案工作所独有的管理形式。
　　目前，企业集团档案工作管理大体可归纳三种类型：一是在集团办公室设专（兼）职人员管理集团档案，并负责对集团内部成员企业的档案管理进行指导和监督；二是集团明确由该集团核心企业代表集团行使管理档案工作的职能，分别管理集团档案和本企业档案，并对集团内部成员企业的档案管理负责监督和指导；三是企业集团在管理自身档案的同时，只负责对紧密层企业的档案进行监督指导，而不抓半紧密层和松散层企业的档案管理。
　　企业集团一般都是根据集团内成员企业的数量、分布状况、行业异同来确定档案的管理形式。
　　（二）
　　企业集团档案有广义和狭义之分。广义讲，集团档案是指集团及其所有成员企业档案的总称；狭义的讲，集团档案是指集团最高层自组建以来本身形成的那一部分档案，我们通常讲的是狭义的集团档案，它区别于其成员企业的档案。
　　企业集团虽然成立的时间都比较短，形成的档案也远远少于集团中成员企业的档案，但需要引起人们注意的是集团档案不能与任何一个核心企业的档案视为一个全宗，否则就混淆了集团档案与核心企业档案二者之间的关系。
　　企业集团虽然不是独立的法人单位，但它是企业组织形式中的首脑机关，在调控其成员企业生产活动经营中，形成了不少的文件材料，这些材料不属于某个成员企业。因此，企业集团本身形成的档案应构成一个独立的全宗存在，而企业集团成员企业各自都是独立的法人单位，其档案也应该成为一个独立的全宗而分别管理。
　　（三）
　　地方档案行政管理部门要抓好整个企业集团档案管理工作，必须充分调动企业集团的龙头作用。通过企业集团组织去抓好自身的和成员企业的档案管理工作，使其带动整个企业集团档案工作的发展和提高。
　　当前，转变观念增强成员企业档案管理的自主性，是企业集团内成员企业需要解决的首要问题。随着企业改制的不断深化，政府部门直接管理企业已成昨天，地方档案行政管理部门也不能具体的去负责每一个集团内成员企业的档案管理，其重点要放在集团档案工作的宏观管理上，做到职责分清，这也是现代经济形势下档案行政管理部门职能的一个转变。成员企业在企业集团中必须摆正自己的位置，适应在企业集团统一领导下，开展档案工作这一形势发展的需要，接受本集团或核心企业的监督指导，分清层次，自主管理本企业的档案，使成员企业档案工作的管理，在集团的统一领导下，形成一个有机的整体。
　　企业集团应坚持档案集中统一的管理原则，在档案管理上实行成员企业分层次综合管理。“集中统一管理”是指企业集团要统一档案管理制度和标准，由企业集团公司对集团内部档案工作进行统一领导、统筹规划、组织协调和监督指导，负责对集团内各类档案的统一管理。各二级核算单位在企业集团的领导、监督、指导下，具体负责其所在范围内形成的各种文件材料的形成、积累、归档和有关档案的分级保管工作。但在档案实体管理上，不宜采取集团及成员企业档案集中管理，而应由集团内各成员企业综合管理各自形成的档案。
　　（四）
　　企业集团档案管理工作未来发展趋势是，要不断地对成员企业开展多种形式的培训、讲座和行业性交流活动，提高企业档案工作者的综合素质。要在集团内部自上而下建立起网络化的档案管理体系，并充分利用现代化的管理方式和手段，达到提高效率，降低成本，节省人力的目的，以适应企业集团档案管理工作跨行业、跨地域的发展需求。要把档案作为一种信息资源纳入到企业集团全部战略资源之中进行统筹规划、统一调配，有效地整合集团资源优势，最快地输出决策辅助信息，进而帮助企业在市场竞争中获取最大的优势。
　　总之，企业集团档案管理要以企业集团档案部门为纽带，建立至上而下的档案管理网络，使企业集团成员中的核心层企业、紧密层企业、半紧密层企业和松散层企业的档案管理，严格遵循企业集团形成的各项档案管理规章制度，并有组织、有计划地开展集团内部成员企业间的交流活动。而行业性企业集团工作性质、条件、环境都十分相近，交流的经验更切合实际，共同语言更多，便于成员企业的档案工作在学习交流和实践中自我发展自我完善。