论新形势下做好高校学籍档案管理的思考

　　学籍档案不仅能反映学生的来源、去向、层次、学校的发函等，还能反映出学校管理工作的能力。因此，加强对高校学籍档案的管理工作，维护好学籍档案的完整性、系统性和真实性，对教育质量和管理水平的提升都有重要作用。
　　一、当前学籍档案管理中存在的问题
　　1．教育的快速发展增加了学籍管理的难度
　　随着我国高等教育的快速发展，各个高校不断的扩招，学生的人数也在快速的上涨，同时，高校中学生的生源结果演变得更加复杂化、多样化，造成高校中的教室、多媒体等先进设备教学资源逐渐紧张起来，一定程度上增加了高校对于学籍档案管理工作的难度。
　　2．学校与各系之间的关系、工作不协调
　　在当前高校中，随着学生的增加，学籍管理工作变得繁琐重要。要想做好对学籍管理工作，需要管理人员与班主任、教师等之间形成良好的配合，因为，管理学籍档案工作牵涉到学校各个方面，并不是教务处一个部门就能完成的，因此，要处理好学校、各系之间的衔接工作，明确其责任。高校为了保证学籍档案的管理工作质量，就必须要加强学校、各系管理人员之间的配合、衔接。
　　3．管理学籍的手段落后且部分管理人员忽略使用电子注册学籍档案
　　学籍档案管理工作本身就比较繁琐、信息量较大，加之当前很多高校并没有建立一套完善的网络管理系统，使得大量数据在操作中易出错，导致学籍管理工作效率低下，不能保证其管理质量。电子注册属于一种现代化的信息技术手段。利用电子注册不仅能加强对学籍档案的管理，还能规范管理工作，杜绝违规操作出现。但目前很多高校中的管理人员对电子注册不够重视，始终认为利用电子注册增加了工作量，造成该制度在实施上始终处于被动状态。
　　4．出现造假的学籍档案
　　由于社会的现实性、复杂性，以及社会上的不正之风、工作上的疏漏等不良行为，造成高校学籍出现了造假的现象，不论多少，假学籍都直接、严重影响了档案的真实性，并且还失去了档案作为参考、凭证的真正价值。高校为了学生的升学、就业，在档案内不写不及格科目、处分等，在档案上私造奖励内容等。由于这种假象造成人们对学籍档案产生不信任、怀疑的态度，严重影响了真实学籍档案的利用率。
　　二、新形势下加强学籍档案管理的几点思考
　　1．注重并加强学籍管理意识和工作
　　学籍档案直接关系着学生的切身利益，对学籍档案的管理工作本身就具有很强的政策性。各个高校必须将学籍管理视为教育管理工作的一个重要组成部分，不论在人力、财力，还是物力上都要加大投入，积极开发先进的管理软件，组织管理人员进行学习、培训、研讨。同时，还要加强对管理制度的宣传，在校内积极倡导电子注册的重要性和必要性，通过网上查询、公布栏等形式让管理人员了解学籍档案的管理制度和电子注册政策。
　　2．加强学校内部、各系部之间的有效沟通和配合
　　当前各个高校不断扩大办学规模，进一步加深对教学管理的改革，高校为了适应新形势发展的需求，在管理方面必须积极地加强学校、系部之间的学籍管理体系。各高校内的教务处作为管理学籍档案的主要职能部门，在学籍档案管理的整个过程中始终是起着指导、监督、协调和监督的作用，并且在负责管理方面需要制定相关的规章制度等。学校内的各系部是实施这些管理工作的主体。各系部在实施具体的管理工作中，必须按照教务处所制定的学籍档案管理规章制度、工作的要求、流程进行操作，将被动工作变成主动工作，责任到人，仔细地做好每一阶段的管理工作，促使学籍档案管理工作的完善性、规范性。通过学校、各系部之间的有效沟通和配合，统一观念，明确职责，在学籍档案管理上形成良好的运行机制，有效地提升教学管理质量。
　　3．有效地利用网络化管理提升学籍档案管理水平
　　在高校内利用网络先进技术，建立一套完善的、科学的学籍档案管理系统，不但促进学籍档案管理工作的有效进行，而且还能将电子注册制度更好地运用于学籍档案管理中。随着学校的扩大、现代信息技术的不断发展，以往传统的人工管理已经不能适应新形势下高校发展的需求。因此，借助先进的计算机网络技术进行管理，特别是要注重校内网对全校学籍档案所进行的管理，可有效地提高工作质量和效率，促使管理的科学性、规范性。例如将学生的人数、基本信息、成绩等利用网络资源的共享作用，以方便全校的师生及时查询，同时还能加强各部门之间的交流、沟通，有助于校内的领导、各部门及时的掌握学生的情况。
　　4．树立以生为本的管理理念，做好学籍电子注册工作
　　要促进高等教育对在校生管理的全程化、信息化、规范化，实施学籍电子注册管理制度显得尤为重要。电子注册并非是单纯性的统计数字，而是将学生的基本信息、身份证号、证书编号等信息统一记录、总结，若在记录中出现一个小错误都有可能对学生以后的毕业、就业等造成严重的影响。因而，从事学籍电子注册管理的工作人员，不仅要具有强烈的责任心，还要树立以生为本的现代化的管理理念，一切从学生出发，所做的一切只为学生。始终坚持实事求是的原则，认真的核对信息，确保学籍电子注册信息的真实、可靠、无误。